Povećajte povjerenje u svoj projekat uz upravljanje rizikom
Kada radite u rizičnim situacijama, potreban vam je pravi set. Kao turista sa rančetom užeta i derezama, potrebni su vam alati za prevazilaženje projektnog rizika.
Možete povećati poverenje vašeg menadžera u svoj projekat sa planom upravljanja rizicima.
Jednostavan proces u 5 koraka može se ogromno transformisati kako vaš šef vidi vaš projekat (i vi).
Šta je upravljanje rizicima u upravljanju projektima?
Upravljanje rizicima u upravljanju projektima je proces identifikacije, procjene i odgovora na projektne rizike.
Projektni rizici su stvari koje mogu uticati na projekat (pozitivno ili negativno, ali uglavnom ljudi tumače rizik kao događaje koji bi negativno uticali na projekat).
Da li je vaš projekat veliki ili mali, imaće rizike vezane za to. To može biti bilo šta iz rizika da vaša parada u školi padne na rizik od povećanja cene na kritičnu komponentu vaše nove ploče.
Rizik projekta, ako se ne upravlja pravilno, može vam otežati uspešno isporučivanje vašeg projekta. Nekontrolisani rizici mogu dodati vreme vašem rasporedu, raditi za vaše vrijeme i novac u svoj budžet. Menadžeri se nervozni zbog ovakve stvari. Sve to se može izbeći sa planom upravljanja rizicima.
Planiranje upravljanja rizicima
Plan upravljanja rizicima je odličan način da povećate vlastito povjerenje u sposobnost vašeg projektnog tima da isporuči - a to prelazi i na povećanje pouzdanosti menadžera. Želite da veruju da to možete učiniti i želite da budu svjesni onoga što vas može sprečiti da uspešno izvedete projekat.
Plan upravljanja rizicima je savršeno sredstvo za to.
I pogodi šta? Stvarno je lako započeti.
Upravljanje rizikom projekta je jednostavan proces u pet koraka. Hajde da ne bude komplikovano nego što je potrebno. Ovo je nešto što možete započeti danas, pripremite se za raspravu o tome na vašem sledećem sastanku i završite dok neko unese zapisnik.
Proces upravljanja rizikom u pet koraka
Kao iu mnogim delovima upravljanja projektima, upravljanje rizicima je proces. 5 koraka su:
- Pokrenite
- Identify
- Ocijenite
- Planovi odgovora
- Implementirati
Ako vam ovi termini ne znače mnogo, molim vas, držite se toga - sve ću vam objasniti.
Korak 1: Inicirati
Prvo, želite postaviti kontekst za upravljanje rizikom u okruženju za upravljanje projektima.
Verovatno nema mnogo posla ovde jer će neko u vašoj firmi već pripremiti politiku korporativnog rizika i sve što treba da uradite je da ga pratite. Ovo će objasniti pristup kompanije riziku i možda će čak i mandat trebati. Šablonci uvek vam čuvaju posao, zato ih i pazite!
Čak i ako nemate politiku korporativnog rizika, neko drugi koji upravlja projektima uz vas može imati plan upravljanja rizicima projekta koji možete kopirati.
Zašto izmijeniti točak? Ponovna upotreba dokumenata je neophodna ako želite da uštedite vreme i učinite više.
Koristite ono što ste otkrili da biste napravili plan upravljanja rizicima za svoj projekat. Ovo je deo vašeg ukupnog plana upravljanja projektom i govori o tome kako ćete pristupiti upravljanju rizikom na vašem projektu.
Ako ne znate šta treba staviti, pročitajte dalje! Sledeći koraci će vam dati bolju ideju o tome o čemu ćete razgovarati u svom planu upravljanja rizicima.
Ovo poboljšava povjerenje: Pokažite svom menadžeru da imate pristup rješavanju nesigurnosti u vašem projektu i da ćete aktivno upravljati rizikom.
Korak 2: Identifikujte
Jednom kada imate pristup opisan, onda možete početi da radite na tome.
Sada identifikujete rizike koji će uticati na vaš projekat. Ovo je samo trenutak u trenutku i vaš registar rizika je nešto što ćete želeti da se vratite na vreme i vreme kako biste osigurao i nešto novo.
Možete identificirati rizike koristeći kontrolnu listu zajedničkih rizika, razgovarajući sa zainteresovanim stranama o projektu (naročito otežanim zainteresovanim stranama jer obično imaju mnogo toga da kažu o tome šta bi moglo ići naopako), razmišljanje o sjednicama i korištenje zdravog razumevanja.
Tražite stvari koje mogu izazvati probleme ako se ikada desilo. (Zapamtite, rizici se još nisu dogodili. Pitanja projekta su stvari koje se već dogodile.)
Međutim, ako nastavite da radite to, definitivno morate uključiti druge ljude. Sam, nećete imati celu sliku i završićete nestalim stvarima.
Rizici mogu i trebaju biti identifikovani od strane bilo koga. Kao menadžer projekta, vaš posao je da podstaknete svoje kolege da podignu rizike s vama, tako da kao tim možete učiniti nešto o njima.
Svi identifikovani rizici treba evidentirati u registru rizika. Ako imate koordinatora projekta u timu ili osobu za podršku projekta, onda to mogu učiniti. Inače, to je deo administrativnih zadataka za vas.
Ovo poboljšava povjerenje: demonstrirajući da ste svjesni ključnih rizika koji mogu utjecati na vaš projekat i da imate sredstva na raspolaganju kako biste stalno svjesni novih rizika.
Korak 3: Procijeniti
Rizici se procenjuju na osnovu verovatnoće i uticaja. Ovaj detaljni članak o tome kako procijeniti rizik projekta pokriva vas za to. Dobro pročitajte ako niste upoznati sa procesom.
Kao dodatnu meru, možete takođe procijeniti blizinu, što znači koliko je bliskog vremena rizik koji će se vjerovatno dogoditi. Rizik sa velikom blizinom bi se uskoro mogao dogoditi. Rizik s malom blizinom može se desiti u nekom trenutku u dalekoj budućnosti. Ovo vam može dati još jedan faktor za prioritizaciju vašeg vremena i energije kada se radi o riziku.
Ovo poboljšava poverenje pomoću: Osigurati da vaš menadžer i svi u timu imaju jasnu ideju o tome šta bi se desilo ako se neki od ovih rizika zapravo materijalizuju.
Korak 4: Planiranje odgovora
Sada dolazimo do mesnatog dela vašeg plana upravljanja rizicima. U ovom koraku, radite kako upravljati rizikom identifikovanjem odgovarajućeg odgovora.
Mi to radimo zato što je sve do sada sve što vam je potrebno spisak onoga što bi moglo da se desi da bacite svoj projekat u budućnost i koliko će to biti veliki dogovor. Ono što će vaš menadžer želeti da zna sledeće je: Šta ćeš raditi s tim?
Generalno, postoje 4 stvari koje možete učiniti kako biste adresirali i upravljali projektnim rizikom. Oni su:
- Izbegavajte
- Transfer
- Ublažiti (tj. Smanjiti)
- Prihvati.
Ove su detaljnije obrađene u ovom dubokom ronjenju u strategije za odgovor na rizik za negativan rizik .
Neki od vaših rizika mogu imati pozitivan ishod. Na primjer: Postoji rizik da prodate toliko novog proizvoda koji pada na telefonske linije. To bi bilo lepo imati problem, ali to je i dalje rizik za koji treba da planiramo.
Postoji nekoliko načina na koji se možete pripremiti za pozitivne rizične događaje, uključujući:
- Exploit
- Podeli
- Poboljšajte
- Prihvati.
O ovome se više govori u ovom članku o strategijama za odgovor na rizik za pozitivan rizik .
Morate da definišete koja strategija odgovora je najbolja za svaki rizik u vašem registru. Na primer, možda biste odlučili da rizik od propadanja krova u fabrici predstavlja nešto što ćete jednostavno prihvatiti jer se verovatno neće desiti. Međutim, rizik od trovanja hranom polovina vaše radne snage je nešto što ćete aktivno olakšati prekovremljenjem svog osoblja za ugostiteljstvo. Ako se to desilo ranije i stvarno je verovatno ako ne uradite nešto u vezi s tim, želeli biste da ublažite rizik.
Kada se odgovori budu identifikovali i dogovorili, vlasnici rizika mogu biti imenovani za sprovođenje akcionog plana upravljanja rizicima. Drugim rečima, potreban vam je neko ko bi bio odgovoran za gledanje kroz zadatke sa kojima se slažete.
Ovo poboljšava pouzdanost pomoću: Pokažite vašem menadžeru da ste razmišljali o tome šta raditi o stvarima koje mogu izazvati probleme u vašem projektu i postavljate planove kako biste smanjili neizvesnost i rizik u projektu.
Korak 5: Implementirati
Vaš plan upravljanja rizicima bi trebao do sada uključiti ko će biti odgovoran za obavljanje aktivnosti ublažavanja rizika za svaki rizik. Oni bi sada trebali da rade kroz te zadatke, tako da aktivno upravljate otvorenim rizicima.
Ovo poboljšava poverenje: demonstrirajući da vi i vaš projektni tim možete pratiti ono što ste rekli da biste radili. Prijavljivanjem o onome što ste postigli i rizikima koji ste ublažili, pokazuje vašem menadžment timu da ste ozbiljni u pogledu isporuke i rade ono što je potrebno za budući dokaz svog projekta protiv problema.
Jednom kada je rizik prošao - kada više nije relevantan jer se to ili dogodilo ili se više ne može dogoditi - možete je zatvoriti iz registra rizika.
Postavljanje ovog plana upravljanja rizikom projekta može vas odvojiti od drugih menadžera. Vaš šef će imati dokaze da možete strateški i kreativno razmišljati o tome šta bi moglo da prouzrokuje da vaš projekat otkači i - što je najvažnije - uradite nešto u vezi sa tim. Bićeš osoba koja aktivno rešava probleme pre nego što se dese, uklanjajući blokade na putu i spremni za bilo šta!
Čini se da je dobar u upravljanju projektnim rizikom, siguran je način da se rukovodstvo smatra sigurnim parom ili rukama. Ne treba vam puno iskustva ili sertifikata da biste uspešno upravljali projektnim rizikom (iako postoje formalne kvalifikacije u upravljanju rizicima). Ovaj jednostavan proces u pet koraka uskoro će značiti da je upravljanje projektnim rizikom ugrađeno u vaše planove projekta.