Napravite registar rizika za projekat koji svi mogu lako koristiti
Koliko ste često videli da postoji registar rizika koji se nalazi u sistemu podnošenja prijava? Oni su stvoreni na početku projekta, a onda su zaboravljeni, brzo postaju zastareli.
Svi znamo da dobro upravljanje rizikom zahteva redovno identifikovanje novih rizika, kao i pregled postojećih rizika i aktivnosti planiranja ublažavanja. Pa kako ćemo to učiniti verovatnijim?
01 Dizajn registra dobrog rizika
Jedan od načina da se podstakne učešće u upravljanju rizicima je dobar dizajn registra rizika. Dobro dizajnirani registar brzo će komunicirati ukupni nivo rizika u projektu sa vama i ostalim članovima projektnog tima.
Trebalo bi omogućiti korisnicima da lakše pristupe detaljima o pojedinačnim rizicima kada je to potrebno. Ovo, pak, treba da podstakne sve da razmišljaju u pogledu rizika - otkrivaju nove, kako se pojavljuju, i praćenje i preduzimanje akcija za ublažavanje postojećih rizika.
02 Uključite desna polja
Kao minimum, vaš registar rizika treba da sadrži:
- Jedinstveni identifikator za svaki rizik
- Opis rizika, uključujući uzrok, događaj rizika i efekat, kao što je "Zbog jake kiše, postoji opasnost od poplave polja koja bi pokvarila useve."
- Akcije reakcije na rizik
- Vlasnik rizika
03 Dodatne mjere
Možda želite da uključite kvantitativne mere verovatnoće, uticaja i ukupnog rizika i preostale vrednosti nakon ublažavanja rizičnih projekata.
Numerički i polja koja se automatski izračunavaju mogu biti od pomoći ako koristite tehniku procene rizika poput metode Monte Carlo ili očekivane novčane vrijednosti. Druga korisna polja uključuju ključne datume, kategoriju rizika, kategoriju rizičnosti, blizinu, troškove ublažavanja i status.
Ne postoji ograničenje broja polja koje možete uključiti, ali samo ključna polja treba prikazati u prikazu liste svih rizika. U suprotnom, pregled liste može postati preplavljen sa previše detalja. U idealnom slučaju, gledaoci se prebacuju na detaljni prikaz koji prikazuje sva polja za taj poseban rizik kada kliknu na unos rizika u prikazu liste.
04 Druga opcija
Možda želite da kreirate bazu podataka o riziku za svaki projekat, tako da niste ograničeni na standardni skup polja. Iako vam tabela može pomoći da pratite svoje projekte, naročito manje projekte, stvarna baza podataka može biti bolja, kao što su one koje možete kreirati u Kahootz ili Podio. Oni olakšavaju dodavanje dokumenata i velikih količina teksta kada je to potrebno.
05 Saobraćajna sijalica
Teško je prebiti sistem semafora za vizuelni uticaj. Korisnici intuitivno znaju da crvena znači visok rizik, jer amber znači srednji rizik i da je zeleni nizak rizik. To omogućava čitaoce brzim vizuelnim znacima kako bi pomogao njihovom razumevanju.
06 Sigurnosne karakteristike
Možda biste želeli da ohrabrujete učešće dozvoljavajući svim članovima projektnog tima i možda nekim zainteresovanim stranama da pregledaju registar rizika. Međutim, trebalo bi da postavite korisnička prava pristupa za vaš registar, tako da samo određene uloge projekta, kao što su projektni menadžer , projektna podrška ili vlasnici rizika, mogu ga urediti. Možete kreirati revizorski trag ko je promenio šta i kada.
07 Sažetak Profil rizika
Viši članovi projektnog tima i zainteresovane strane, kao što je projektni odbor i upravljanje korporacijama / programima, možda neće imati vremena da razmatraju pregled liste svakog rizika. Za njih, sumarni profil rizika daje sliku skupnog rizika koji je projekat prezentirao brzo. Ona ilustruje broj rizika za svaki nivo verovatnoće i uticaja.
08 To je sve o komunikaciji
Zapamtite da ne radi samo o listingu rizika i akcijama ublažavanja kada dizajnirate registar rizika projekta. Cilj je da komuniciraju i angažuju svoje kolege u upravljanju rizicima. Vaš dizajn bi trebalo da odražava ovaj cilj sa različitim pogledima za različite publike. Dobro dizajnirani registar rizika može na taj način poboljšati upravljanje rizicima u vašem projektu.