Najvažnija uloga Povelje projekta je da tačno utvrdi šta će projekat postići. Pogledajmo šta je u ovom ključnom projektnom dokumentu.
Šta ide u povelju o projektu?
U prvom delu Povelje projekta će se navesti ime projekta, imena sponzora i rukovodioca projekta i datum kada je dokument pripremljen.
Onda uđete u meso dokumenta.
Glavni dijelovi Projektne povelje su sljedeći.
Svrha projekta: Ovo objašnjava zašto se projekat želi. Možete se pozvati na poslovni slučaj ili ugovor koji vodi ovaj projekat ili jednostavno navodi zašto je važno uraditi ovaj posao.
Opis projekta: Objasnite u ovom odeljku šta će projekat postići. Trebali bi uključivati detalje o stavkama koje će se graditi ili o uslugama koje će biti dostavljene.
Budžet: U ovom trenutku možda nećete imati sve detalje o projektnim zadacima, tako da ne možete zajedno uneti potpuni i detaljni budžet projekta . Zapišite bilo kakva budžetska ograničenja ili početni raspon rashoda na visokom nivou koji očekujete.
Rizici: Svi projekti imaju rizik. Ovaj odeljak Povelje projekta formira ranu verziju evidencije rizika projekta. Dokumentujte sve rizike koje znate u ovom trenutku, tako da menadžerski tim može da vidi šta može uticati na projekat.
Prelomnici: Ako znate prelomnike na visokom nivou, uključite ih u Povelju projekta u ovom odeljku. Možete ih prebaciti na svoju Gantt kartu kasnije kada dođete da sastavite detaljniji plan. U ovom trenutku samo tražite padne rokove ili bilo šta navedeno u ugovorima na kojima radite.
Ciljevi projekta: Ovo je zaista važan odeljak ali može biti teško spojiti. Pokušavate odgovoriti na pitanje: "Kako ćemo znati kada završimo?" Napišite šta očekujete od projekta i kako ćete znati da li imate tu. Na primjer, u projektu za pokretanje sistema snimanja vremena za sve odjele, cilj bi mogao biti: "Svi timovi će koristiti sistem s vremenskim rasporedom do kraja godine." Napomenuti i ko će biti odgovoran za slažući se da ste postigli ovaj cilj. Na taj način se izbjegavaju problemi na kraju projekta, gdje iznenada niko nije spreman da potpiše rad kao potpun.
Nivoi autoriteta projekta: Ako nije stvarno jasan i dokumentovan negde drugde, vrijedi uključiti i dio u Povelji o tome šta možete učiniti bez daljeg odjavljivanja od nekoga ko je stariji. Ovo se uglavnom odnosi na nivo tolerancije postavljenog u budžetu i vremenskim rokovima i biće izražen ovako: "Menadžer projekta ima toleranciju od 10% u budžetu i 5% toleranciju po rasporedu. Svako odstupanje iznad ovih odobrenih granica mora biti potpisano od strane sponzora projekta. "Možete proširiti ovaj odeljak kako biste naveli šta je, ako postoji, autoritet koji menadžer projekta ima o zapošljavanju i otpuštanju osoblja iz projektnog tima .
Usvajanje Povelje projekta
Završni dio Povelje projekta je odjeljak odobrenja. Menadžer projekta i sponzor projekta (ili osoba koja je otpočela sa radom, ako još nije imenovan dugoročni sponzor) treba da potpiše i dati dokument. Danas, verovatno će to biti putem e-pošte, tako čuvajte kopiju autorizacije e-pošte u vašim projektnim datotekama u slučaju da se morate vratiti na njega.