Upravljanje projektima: definicija
"Upravljanje" u uslovima upravljanja projektom odnosi se na politike, procese, standarde, procedure i smjernice koji određuju kako se projekti vode, upravljaju i kontrolišu vaša organizacija.
Uprava može biti opsežna i "teška" sa puno birokratije, ili skriveno i "lagano" (u tom slučaju je verovatno neefikasna).
Menadžeri treba da imaju za cilj pravi nivo upravljanja za svoje okruženje i kulturu. Uverite se da su vaše politike upravljanja pogodne za svrhu ključni faktor u obezbeđivanju efikasnosti.
Upravljanje počinje na vrhu. Odbor odbora treba da se posveti ideji dobre uprave i činjenici da se projekti trebaju pravilno upravljati, u okviru određenih smjernica. Ovakav stav i standardi koji se očekuju će se filtrirati do Projektnih odbora i lidera projekta (i programskih timova, gdje to postoje).
Zašto je upravljanje projektima važno
Vaš sponzor projekta i druge ključne zainteresovane strane žele da znaju da trošite budžet projekta na pravi način. Oni žele da vide efikasno praćenje napretka vašeg projekta i učešće u upravljanju projektnim rizikom po potrebi.
Ali razlog za dobro upravljanje projektima ide dalje od toga.
Klijenti zahtevaju upravljanje, posebno one u javnom sektoru.
Vlade i regulatori zahtevaju (au nekim slučajevima i primjenjuju) određene standarde za određene projekte. Upravljanje nije samo interno pitanje: mnoge kompanije koje posluju na regulisanim tržištima morat će pratiti uputstva iz vanjskog zakonodavstva, poput Sarbanes-Oxley. Upravljanje projektom čini mali deo da bude u mogućnosti da dokaže da vaša kompanija funkcioniše efikasno iu okviru određenih smernica i propisa za vašu industriju.
Upravljanje projektom vam takođe pomaže:
- Poboljšajte povraćaj investicije i efikasno pratite te investicije
- Dobiti buy-in za projekte
- Izbjegavajte zajedničke razloge zbog kojih projekti ne uspevaju
- Komunicirajte efikasnije
- Uvesti standardizaciju u različite projekte, što olakšava upoređivanje performansi
- Smanjiti rizik
- Razvija i motiviše osoblje u strukturiranom okruženju
Kakvo upravljanje projektom izgleda
Dakle, sada znamo šta je projektno upravljanje, kako izgleda na projektu? Evo vrsta aktivnosti koje pokazuju upravljanje u projektnom okruženju:
- Postoji disciplinski životni ciklus upravljanja projektima koji uključuje definisane tačke za odobrenje. Ovo su tačke na kojima se raspravlja o održivosti projekta i donosi se odluka da li da nastavi sa radom ili ne.
- Projekti imaju jasan poslovni slučaj, a poslovni slučajevi imaju dovoljno informacija kako bi timovima menadžmenta omogućili pravične odluke.
- Ove odluke su adekvatno dokumentovane i saopštene.
- Ljudi koji rade na projektima definisali su uloge i odgovornosti.
- Postoji kultura kontinuiranog učenja koja omogućava projektnim timovima da se kontinuirano poboljšavaju i diskutuju o naučenim lekovima u okruženju bez krivice.
- Postoje procesi i procedure koje projektnim timovima omogućavaju da pregledaju svoj projekat i zatraže nezavisnu podršku ako je potrebno.
- Zainteresovane strane su angažovane i veruju u proces.
- Projektni timovi čine osobe koje su iskusne i kvalifikovane u relevantnim ulogama.
Upravljanje projektima povezano je sa strukturama upravljanja u cjelini. Ako mislite da je glavni cilj upravljanja projektom da osiguraju da se projekti sprovode na pravi način, možete videti kako to povezuje sa finansijskim upravljanjem na korporativnom nivou, korporativnim upravljanjem rizicima i još mnogo toga.
Upravljanje projektima bi trebalo da se uklapa u vaše trenutne organizacione procese. Drugim riječima, nemojte stvoriti novi proces finansijskog upravljanja kada već imate jedan koji radi u drugim područjima! Koristite ono što trenutno postoji i podesite korporativne procese kako biste ih učinili pogodnim za korištenje u projektnom okruženju.
5 Područja fokusa za upravljanje projektima
Kada počnete da gledate u to, shvatićete da je upravljanje projektima sveobuhvatno kroz sve elemente upravljanja projektima.
Međutim, postoje neke ključne oblasti u kojima je upravljanje posebno važno.
- Metodologije i procesi: Ovi vam pomažu da pouzdano i trajno pružite posao.
- Upravljanje znanjem: To je presudno za naučene lekcije i osiguravanje da organizacija sazna od projektnog iskustva. Upravljanje znanjem je od suštinskog značaja ako želite više puta da pravite iste greške.
- Zrelost upravljanja projektom: Kako se zrelost vašeg organizacionog upravljanja projektom povećava, takođe će vaša sposobnost da se uspešno isporučite.
- Kupovina na višem nivou: obaveza upravljanja projektom počinje na vrhu. Ako imate podršku za upravljanje, to će se kaskirati na svim nivoima poslovanja, a pristup upravljanju će biti održiviji.
- Podržavajuća kultura: Kultura podrške, a ne krivica, obezbediće da projektni menadžeri imaju pravo okruženje u kojem će uspeti. Podrška kulturi, koju vodi Kancelarija za upravljanje projektima ili direktor projekta, pomoći će projektnim rukovodiocima da dostignu svoje ciljeve i one projekta.
Šta raditi ako nema korporativnog standarda
Mnogi projektni menadžeri u manjim organizacijama smatraju da pokreću projekte u okruženju koje podržava i gde postoji buy-in za koncept projektnog menadžmenta, ali bez formalnih organizacionih struktura na kojima se može odvesti.
U toj situaciji - i nije ekskluzivan za male organizacije - projektirate svoj model upravljanja projektom iz nule. Ako nema pristupa upravljanju projektom da možete skinuti policu i prilagoditi svoj projekat, moraćete da izgradite sopstvenu.
To nije tako teško kako izgleda!
Počnite sa postavljanjem osnova:
- Kreirajte dokument o ulogama i odgovornostima
- Pobrinite se da imate sponzora projekta
- Proverite da li imate projektni odbor ili upravljačku grupu i organizujete redovne sastanke za koje uzimate i distribuirate minute
- Postavite proces upravljanja rizicima
- Postavite proces upravljanja promjenama
- Izgradite bodove u svoj raspored projekta gde provjeravate održivost projekta u odnosu na prvobitne ciljeve poslovnog slučaja (kraj svake faze faze je prirodna tačka za postavljanje ovih provjera).
Na kraju, odgovornost sponzora projekta je da obezbedi adekvatno upravljanje, ali menadžeri projekta takođe mogu da preuzmu aktivnu ulogu u tome.
Upravljanje bi moglo biti jedan od suvših subjekata u upravljanju projektima, ali to je jedan od najvažnijih. To je način na koji viši menadžment timovi znaju da radite dobar posao i potvrdite im da se projekat odvija kako treba. Takođe obezbeđuje kontrole i ravnoteže neophodne za rukovodioce da znaju da se novac troši na način koji je odgovarajući i usklađen sa poslovnim slučajem.