Kanban u projektima obično uzima oblik vizuelnu ploču sastavljenu od mreže i kartica. (Nisam siguran šta je Kanban? Pročitajte ovaj uvod u Kanban u upravljanju projektima.) Tabla može biti fizička, sastavljena od komada papira (obično 3 "x 5" indeksnih kartica ili lepljivih nota) na tabli ili zidu. Alternativno, odbor bi mogao biti elektronski - nekoliko softverskih programa i platformi podržava kanabanske projektne tabele za upravljanje projektima. Digitalno rešenje je odličan alat kada se projektni tim fizički ne ko-locira, ili kada članovi tima trebaju pristupiti ploči kada se ne nalaze u kancelariji.
01 Kanbanova mreža
Za jednostavne projekte, mreža u kanbanskom stilu verovatno će imati jedan red i više kolona. Kolone predstavljaju proces kroz koji se tok posla, od leva (početak) do desne (kraj). Ako se tim obraća više od jedne vrste posla, ili ako postoje pod-timovi ili različiti tipovi radnih tokova, organizator odbora može koristiti redove da se kartice razdvoje vertikalno.
Kartice se kreću preko tabli u kolone prema trenutnoj fazi procesa. Ova slika pokazuje tipičnu Kanban mrežu u akciji.
Kada se postavi odbor kanbana, projektni tim se obično sastaje sa redovnom učestalošću, na "stalnom" ili kratkom sastanku. Cilj tima je da "povuče" rad u poslednju kolonu odbora, koja se često označava kao "Done". Na tim sastancima tim razmatra kada će svaka karta biti u mogućnosti da pređe na sledeću kolonu. Ako neko radi na pomeranju kartice napred i naišao je na prepreku, to bi bilo zapaženo na sastanku za održavanje sastanka, uz poduzimanje akcija za rešavanje problema.
02 The Kanban Frame of Mind
- Uklonite lošu multitasking. Psiholozi i sociolozi koji studiraju posao puno su napisali na ovu temu. Istraživanja ukazuju na to da nam prelazni zadaci usporavaju i uzrokuju probleme s kvalitetom zbog mentalnog resetiranja i drugih troškova postavljanja.
- Granični rad je u toku. Da biste doveli do lošeg multitaskinga na minimum, potrebno je ograničiti broj kartica koje su objavljene u Kanban sistemu. Nemojte dozvoliti menadžmentu da gura više kartica (zadataka, projekata ili funkcija) u kolonu (e) "Doing". Ovaj korak može zahtijevati značajnu promjenu u razmišljanju menadžera koji vjeruju da je za završetak posla na vrijeme potrebno što prije početi.
- Podupire kulturu rešavanja problema kao tima, a ne onih koji motivišu krivicu za druge.
- Držite vrh vrha zaostalih prioriteta. Kartice na vrhu kolone "Zastoj" treba da budu sledeći zadaci, projekti ili funkcije koje će najviše vrijediti kupcu i poslovanju.
Sistem Kanban je efikasan način izvršavanja na mnogim vrstama projekata. Kao i većina Lean alata, najbolje funkcioniše u kombinaciji sa razmišljanjem o učenju i kontinuiranim poboljšanjima. Ne postoji jedinstveni "pravi" način za implementaciju odbora Kanbana, a mnogi faktori mogu uticati na njegovu strukturu, kao i na ponašanje tima. Generalno, bilo koji projektni tim koji koristi ploču treba da bude obučen u konceptima Kanbana, a zatim dozvoljava da razvijaju i poboljšavaju svoj Kanban sistem dok ga koriste.
Saznajte više o Monici Borrell u njenoj punoj biografiji .