I šta možete učiniti drugačije kako biste održali tim zajedno
Ali ih je lako uznemiravati. A kada se to dogodi, oni mogu da se transformišu u ljude koji više više ne žele ništa sa svojim projektom.
To je ogroman rizik za menadžera projekta, jer vam je potrebna njihova pomoć i podrška da biste bili uspešni. Bez njihovog unosa, možda nećete moći da dostavite svoj projekat. Evo načina da uznemirite svoje zainteresovane strane u projektu i šta biste trebali raditi umjesto toga.
Nepostojanje komunikacije
Komunikacija bi trebalo da bude oko 80% onoga što radite kao menadžer projekta. Kada svojim timu, dobavljačima ili kupcima ne kažete šta se dešava, onda će brzo biti uznemireni. Štaviše, one imaju tendenciju da popune praznine sa objašnjenjem onoga što se dešava, što verovatno nije tačno i može biti direktno štetno za ugled projekta.
Umjesto toga, sastavite jasne izvještaje o projektima. Upoznajte ih pojedinačno i u grupama i držite ih na svakom koraku. Objedinite plan komunikacije o projektu i obavite analizu zainteresovanih strana kako biste mogli da saznate ko treba da čuje šta i kada je potrebno da to čuju.
Ako ne pitate svoje mišljenje
Komunikacija je jedna stvar, ali to se uglavnom odnosi na ažuriranje statusa i praćenje projekta. Morate učiniti više od toga da ih angažujete u projektu. Ovo može da uznemirava ljude kada su stručnjaci u određenoj oblasti, a ne tražite njihov unos o nečemu što su visoko kvalifikovani da komentarišu.
Menadžeri projekta mogu pasti u zamku verujući da moraju učiniti sve i sami donose sve odluke, ali to uopće nije slučaj.
Umesto toga, pitajte svoje mišljenje o tome kako se baviti pitanjima projekta kada se pojavljuju. Uzmite u obzir njihove stavove. Ne morate da radite ono što predlažu, ali to pomaže u izgradnji odnosa ako slušate. To možete učiniti kroz sastanke projekata i biti dostupni da slušate kada vam dolaze sa sugestijama. Ako je to vaš tim, pobrinite se da imaju adekvatnu priliku da prenose svoje stavove.
Vjerovanje u vaše kvalifikacije daje vam veliku snagu
Budući da je PMP® ne čini vas najboljeg menadžera projekta u svijetu (iako bi to moglo pomoći malom bitu). Održavanje sertifikata PRINCE2® Practitioner-a , ili APMP-a ili bilo kojeg drugog naziva za upravljanje projektom ne čini vas izvan sranja.
Govoreći o svojim kvalifikacijama sve vreme i kako knjige rade stvari je siguran način da uznemirite vaše zainteresovane strane. Oni ne žele da čuju o vašim odličnim rezultatima na ispitu ili kako primenjujete metodologiju na svoj projekat. Zapravo, sve što žele je da projekat ide dobro. Malo ih ne zanima kako stići tamo, većinu vremena.
Ne pretpostavljajte to zato što imate kvalifikaciju i znate kako upravljati rizikom, na primjer, da vas neće rizikovati rizik projekta.
To se dešava sa najboljim od nas! Zato je bolje biti skroman i posvećen, stavljajući svoje veštine na dobru upotrebu na praktičan način, a ne verujući da su vas postavili iznad vaših vršnjaka.
Vaše kvalifikacije bi umjesto toga trebalo da vam daju samopouzdanje da obavite svoj posao po vašoj sposobnosti, ali ćete naći da mnogi ljudi koji rade kao projektni menadžeri imaju sertifikate. U stvari, mnogi ljudi koji rade u specijalizovanim industrijama imaju sertifikate i za mnoge kompanije, akreditive u vašoj stručnoj oblasti, bilo da je to arhitektura, računovodstvo ili upravljanje projektima, jednostavno predstavljaju higijenski faktor.
Nemojte očekivati da vaše zainteresovane strane budu impresionirane i ne pričaju o njima sve vreme. Pokažite svoje veštine tako što ćete dobro isporučiti projekat i pokazati kako primenjujete znanje koje ste naučili u učionici.
Promena roka
Kada se svi upoznaju sa projektnim prekretnicama i znaju šta se dešava kada svi radite harmonično kao jedan tim. Kada promenite rokove i nikome ne pričajte, tada ljudi počinju da se nadnemaju.
Promena datuma ima ogroman uticaj na rad drugih ljudi. Možda su rezervisali odmor tokom kritičnog rada na projektu. Možda su morali da popunjavaju resurse u drugim timovima jer je neko potreban za projekat u određeno vreme. Ako promenite datume bez razumijevanja svega ovoga pozadine, onda biste mogli ugroziti projekat.
Vaš sponzor projekta će umjesto toga razumjeti ako ne možete da pogodite dogovorene prekretnice. Stvari se menjaju. Postoje nove stavke dodato u opseg vašeg projekta ili stvari koje su izvučene. Ali nije vaš posao da se složite samo o promenama u rokovima. Radite sa svojim projektnim timom kako biste razumeli uticaj promena. Onda predložite rešenje za sponzor projekta, objašnjavajući obrazloženje promene datuma.
Uverite se da su sve zainteresovane strane svesne promene i kako to utiče na njihov rad. Zatim, uz svako saglasnost, napravite promjenu i ažurirajte svoju projektnu dokumentaciju. Nikada ne biste trebali jednostavno napraviti izmjene na datumima, a ne dozvolite ostatku tima da znaju prvi.
Ispuštanje njihovog vremena
Sastanci! Svi ih volimo, zar ne? Trebali bi biti efikasni, dobro upravljani i od velike koristi svima. Ali to nije uvijek slučaj. Mnogo puta interesne grupe se žale da su izgubile svoje vreme na sastancima. Nije bilo dnevnog reda, niti je doneta odluka o kojoj se očekivalo, jer su pogrešni ljudi bili u sobi.
Imate i druge mogućnosti da trošite svoje vreme - to nisu samo sastanci. Nemojte preplitati svoje poštansko sanduče tako što ih stavite u kopiju e-pošte kada ih ne treba. Umjesto toga, zainteresovane strane o projektima imaju još jedan posao koji treba uraditi, tako da moraju mudro koristiti svoje vrijeme. Pobrinite se da vaši sastanci imaju dnevni red. Planirajte ih, pozovite prave ljude i potrudite se da nastavite dalje.
Samo pošaljite e-poštu relevantnim ljudima. Ako vam je potrebno nekoga da krene, uverite se da razumiju zašto je za njih važno da budu svesni i izbegavajte strahoviti odgovor "odgovorite" koliko god možete. Samo budite svesni činjenice da su drugi ljudi zauzeti i da vaš projekat nije glavni prioritet (ako je u bilo kom trenutku).