I kako ih možete izgraditi
Čuli ste za knjigu Stephen Covey-a, The Seven Habits of Highly Effective People . Danas ćemo pogledati 10 navika koje su veoma uspješni projektni menadžeri dele.
Vidjela sam ove navike iznova i iznova u ocjenjivanju performansi i pregledima završetka projekta gdje klijent, tim ili sponzor nudi povratne informacije upravniku projekta.
Ne morate imati 10 godina iskustva da biste uspešno isporučivali svaki put. Promjenom navika i čišćenjem vještina možete drastično poboljšati šanse da vaš projekat bude uspješan (i dajete sebi manje stresno vrijeme na poslu).
I bez posebnog reda (osim broja 10) pokrenemo!
Upotreba pravog tima
Najefikasniji i uspešni projektni menadžeri znaju sposobnosti svojih članova tima. To znači da oni mogu dodijeliti pravi posao pravim ljudima.
Upotreba pogrešnog resursa na zadatku može dovesti do toga da je potrebno više ili da se loše radi. Pomaže da se upoznaju snage i slabosti pojedinaca koji rade s vama, kako biste ih najbolje dodijelili projektnim zadacima.
Upravljanje projektnim pitanjima
Svi projekti su s vremena na vreme pogodili probleme. Uspešni menadžeri projekta ne dozvoljavaju da ih brine. Poznaju procese za upravljanje problemima i kako najbolje rješavati probleme koji nastaju.
To možeš i ti. Jednom kada znate kako procijeniti problem projekta, videćete da upravljanje temom postaje jednostavna navika da se uključi u vašu nedjeljnu rutinu. Stavite malo vremena da pregledate svoj dnevnik dnevnika svake nedelje, a uskoro ćete saznati da je lak posao da ostanete na vrhu problema upravljanja.
Suočavanje sa promenama
Projekti su dizajnirani da menjaju stvari, ali se takva promena dešava sa drugim ljudima! Teže je upravljati promjenama koje su usmerene direktno u projektni tim, uznemirujući detaljan raspored projekta i kreiranje novog posla i čitav niz ažuriranja dokumentacije.
Uspešni projektni menadžeri imaju proces upravljanja promjenama koje prate. Sledeći definisani koraci olakšavaju pretvaranje bilo koje akcije u naviku jer je strukturirana i ponavljajuća.
Proces upravljanja promenama izgleda ovako:
- Primite informacije o promeni
- Procijenite promjenu
- Utvrdite koliko će raditi promena
- Pripremite preporuku o tome da li je vredno napredovati.
Onda dobijete odluku od svog sponzora o tome da li biste trebali uključiti promjenu ili ne.
Napomena: Možete sami odobriti neke male promjene sve dok su u okviru vaših nadležnosti i nivoa vlasti.
Uspešni projektni menadžeri znaju da je suočavanje sa promenama deo posla i imaju plan da se bave njima kada i kada dođu.
Upravljanje troškovima projekta
Vrlo je verovatno da će vaš projekat imati troškove, čak i ako nemate potpunu kontrolu nad tašnim žetonima. Mogućnost upravljanja finansijskim elementima u vašoj kontroli mora biti navika.
Ako se ne prilazite redovito i rutinski, videćete da je posao toliko ogroman što je nemoguće učiniti dobro.
Fantastiĉni projektni rukovodioci ostaju na vrhu troškova s podacima koji rade za fakture, citate i procjene. Primite naviku da koristite softver za budžetiranje (čak i ako je to samo tabelarna tablica).
Ne možete upravljati troškovima projekta dok ne budete imali plan onoga što ćete trošiti. Pročitajte ovo o tome kako kreirati budžet projekta kako biste mogli započeti.
Teambuilding
Projektni tim najverovatnije neće raditi za vas, pa zašto je teambuilding dio navika uspešnih projektnih menadžera?
To je zato što vam je potrebno da efikasno radite zajedno i da su vam potrebne osobe koje su uključene u projekat da brzo dođete do tačke gde se veruju jedni drugima. Dobijete to kroz izgradnju tima.
Pazite na situacije u kojima se vaš tim raspada. Posebno je maltretiranje ponašanje neprihvatljivo.
Razumijevanje procesa
Šesta navika vrlo uspešnih projektnih menadžera je da razumiju procese koji postoje u njihovoj sferi kontrole.
To znači da oni znaju koje radne procedure treba poštovati. Oni ne troše vreme pokušavajući da izrade kako da napišu poslovni slučaj, jer znaju da postoji procedura za to i mogu da prate korake.
Najuspešniji projektni menadžeri nisu robovi za proces. Oni znaju kada je ispravna stvar pratiti proces. Oni znaju kada je bolje da je malo podesite kako bi sve zadatke učinile lakšim za sve. Primjer toga bi bio uklanjanje birokratije iz malih projekata, prilagođavanjem procesa prema tome.
Ažuriranje rasporeda
Rasporedi projekata ne smeju biti prepušteni slučajevima, a najuspješniji projektni menadžeri čine naviku da redovno provjeravaju svoje rasporede za tačnost i ažuriraju ih.
Postoji mnogo načina za praćenje napretka vašeg projekta, ali najvažnije je to što to radite! Ako se trudite da ovu naviku napravite sopstvenom, onda jednom nedeljno rezervišite kratak sastanak u svom dnevniku sa sobom i svojim rasporedom. Koristite isto vrijeme svake nedelje i uzmite 30 minuta da biste pregledali gde ste i gde treba da budete. Izvršite potrebne amandmane, recite timu i nastavite sa projektom.
Napomena: Ako promene rasporeda utiču na krajnji datum za projekat ili na datum isporuke za glavne prekretnice, onda razgovarajte sa svojim sponzorom. Ne bi trebalo da menjate osnove vašeg bazičnog plana bez provođenja formalnog procesa odobravanja.
Upravljanje projektnim rizikom
Znanje o tome šta treba da uključite u svoj registar rizika je jedno, ali obično ga razmatramo i postupa na podignutim rizicima nešto drugačije.
Nije dovoljno koristiti početak vašeg projekta da identifikuje rizike, a zatim ne razmišlja o njima ponovo. Upravljanje rizicima mora biti deo vaših projektnih navika, jer bez njega otkrijete da se rizici pretvaraju u probleme i stvaraju probleme za vas.
To je još jedna oblast u kojoj se mogu pomoći standardni procesi i rezervacija redovnog slota za pregled rizika. Možete ga uključiti kao dio sastanaka vašeg tima. Postanite navika da pregledate rizike sa timom, zatvorite sve one koji više nisu pretnja i planirate akcije za one koji želite da ublažite.
Vreme praćenja
Menadžeri projekta znaju puno o upravljanju vremenom u projektu , ali to je u domenu raspoređivanja i planiranja. Ono o čemu govorimo jeste praćenje vremena na redovnoj, dnevnoj osnovi. Govorimo o vremenskim listama.
Projektni timovi često nisu toliko zainteresovani da koriste rasporede ako nisu ranije radili. Mnogi softverski alati za upravljanje projektima imaju praćenje vremena inherentnog u proizvodu. To može olakšati uvođenje prelaska na praćenje vremena kao tim.
Bez obzira da li pratite vrijeme vašeg tima (što je preporučljivo), važno je da znate gde se vaše vrijeme ide za jedan dan. Morate navesti naviku da vodite napomenu kako provodite svoje vrijeme. To će vam pomoći da shvatite da li provodite vrijeme na prioritetnim projektnim zadacima. Možda mislite da ste, ali zar ne? Vremenski listovi ili snimanje nekog oblika će pomoći, čak iako je to samo jedan sat dnevnika na beležnici.
Dostavljanje promjena u poslovanju
Konačno, navika koja čini projektantima najuspešnijim je njihova sposobnost da izjednače rezultate projekta sa rezultatima poslovanja. Vaš projekat je dizajniran da postigne nešto neverovatno za kompaniju, a to ste uradili. Odlično.
Ali ako korisnici ne koriste vaš proizvod ili softver brzo nestaju ili korisnici nisu toliko zadivljeni koliko ste vi, onda je vaš projekat bio gubljenje vremena.
Najuspešniji projektni timovi obezbeđuju da znaju koje poslovne rezultate imaju za cilj. Oni grade rešenje koje omogućava da se taj posao promeni na održiv način. Ono što oni isporučuju kada se projekat završi u potpunosti se koristi i potpuno prihvaća od strane kupca. To je uspeh jer je izgrađen da bude uspeh od samog početka.
Razumevanje poslovnih ciljeva je ključni kriterijum za bilo kog menadžera projekta koji želi da utiče na kupce i zainteresovane strane. Ako možete pokazati da ste donijeli nešto od vrednosti, onda je lako pokazati utjecaj koji imate i vrijednost koju donirate kompaniji.
Očistite naviku da pitate svoje zainteresovane strane o kakvoj poslovnoj vrijednosti očekuju i kako oni žele da koriste šta god da je vaš projekt isporučuje za njih. Razgovarajte s njima o tome kako definišu uspeh. Ovo možete napraviti u ponovljivom procesu na početku svakog projekta.
Koliko navika ima za uspeh?
Pošto ste pročitali spisak, koliko ovih navika već imate? Verovatno postoje stvari koje radite danas i druge, za koje znate da treba više da se trudite da radite redovno. Dobra vijest je da je stvaranje nove navike relativno lako ako ste se obavezali da to radite. Uskoro će ove stvari biti druga priroda i bićete na dobrom putu da budete jedan od najuspešnijih menadžera projekta u vašoj kompaniji.
Kome ćeš početi da radiš i gradiš u svoju nedeljnu rutinu?
Dalje čitanje
Preporučujem čitanje The Power of habit od Charles Duhig.