Uloga menadžera projekta
Menadžeri projekta ...
Razvijte Veliku Ideju
Prvi posao menadžera projekta je da razvije veliku ideju. Nije uvek bilo ovako. Očekivali su da se ne tako dugo ranije projektni menadžeri pokupe potpuno razvijena ideja, verovatno potpuni poslovni slučaj i pretvori to u plan projekta koji bi mogao biti izvršen.
Danas je uloga menadžera projekta donekle razvijena, a verovatno ćete se uklopiti ranije i ranije u projekat pre nego što postanu "projekti".
Radićete sa sponzorom projekta kako biste smanjili ideju da formirate prvobitnu sliku projekta i utvrdite da li je to izvodljivo.
Stavite zajedno tim
Ako se vaša velika ideja smatra izvodljivom, onda će vaš sledeći korak biti sastaviti tim koji može raditi na pretvaranju te ideje u stvarnost. Trebaće vam veliki broj ljudi koji mogu ispuniti različite uloge u projektnom timu .
U idealnom slučaju, tražite stručnjake za predmet u svakoj funkcionalnoj oblasti, ali takođe ćete morati uzeti u obzir dostupnost. Menadžeri projekta ne mogu uvijek dobiti osoblje koje žele u timu, jer su ti stručnjaci zauzeti drugim projektima. Ako niste u mogućnosti da ih čekate da postanu dostupni, moraćete da radite sa ljudima koji su na raspolaganju.
Neće vam biti potrebni svi učesnici u timu sve vreme. Neki funkcionalni stručnjaci, poput advokata ili službenika za štampu, samo će se trebati pridružiti timu na relevantnim tačkama duž puta. Deo veštine upravljanja projektima i upravljanja resursima osigurava vam da ih obavestite o njihovim zadacima, a zatim ih podstaknete na brzinu na projektu čim budu potrebna njihova stručnost.
Organizovanje šta se dešava
Tokom početka projekta i početnih faza startovanja, radit ćete sa svojim timom kako biste tačno definisali šta treba uraditi. To podrazumeva postavljanje jasne definicije za rad i osiguravanje da svi razumiju ciljeve.
Vrijedi se izraziti sve ovo u smislu poslovne vrijednosti ili koristi: drugim riječima, objasnite zašto se upuštate u ovaj novi dio posla.
Vodite tim
Sada ste sastavili svoj tim i svi znate šta treba da postignete zajedno, posao menadžera projekta je da osigura da svi timovi rade zajedno da to postignu.
Teže je nego što zvuči! Uspješno vođenje tima znači pregovaranje o izazovima neslaganja, sukoba i biti na vrhu komunikacija u svako doba. Morate motivirati svoj tim da uradite sjajan posao, čak i kada su teške godine. Takođe uključuje treniranje, obuku, mentorstvo i razvoj ljudi koji rade na projektu, čak i ako ne rade direktno za vas. To je često zaboravljena na projektima, ali zapamtite da ljudi rade bolje ako osećaju da su poštovani i ohrabreni da rade svoj najbolji posao. Ako možete da napravite svoj projekat mestu gde ljudi raste i razvijaju nove vještine, onda će ljudi želeti da rade s vama.
Vođenje tima uključuje i uspostavljanje i upravljanje kolaboracijom u timu. Ovo bi moglo biti putem alata za upravljanje projektima ili sastanaka tima licem u lice, ili nešto između. Saradnja i izgradnja osećaja za "tim" će pomoći da se vaši projektni resursi suoče sa sukobima ili teškim vremenima na projektu, kao što je rok koji se odjednom prenese.
Upravljanje novcem
Projekti koštaju novac, a mogućnost sastavljanja budžeta projekta je ključna veština za menadžera projekta. Međutim, vaša uloga se ne završava tamo. Morate biti u stanju da upravljate novcem i kontrolnim troškovima na projektu koji ide napred.
To možete uraditi:
- Razvijanje procjena koje pokrivaju sve projektne zadatke i resurse.
- Radite s stručnjacima za predmetne teme kako biste bili sigurni da su sveobuhvatne i potpune.
- Upotrebom procjena za kreiranje budžeta projekta.
- Koristite svoj budžet da objasnite sponzoru projekta i budite jasni o tome koliko će projekat koštati.
Zatim, tokom celog projekta možete upravljati svojim troškovima kroz preciznu kontrolu troškova. Ovo podrazumeva upoređivanje onoga što trošite u stvarnom životu prema procenama i budžetu projekta koji ste zajedno sastavili. Nadamo se da nisu daleko odvojene, ali ako primećete trend previše ili netačnih procena, onda ćete biti dovoljno ranjeni da ga ispravite, sa bilo kakvom srećom. Možete samo popraviti ono što primetite, tako da je dobra kontrola troškova važna.
Savet stručnjaka: Dobra kontrola troškova uključuje više od samo praćenja potrošnje. Takođe morate pratiti količinu posla koji se obavlja na projektu. To je kombinacija novca i zadataka koji su završeni koji vam daje pogled da li projekat troši izvan svojih sredstava.
Donošenje odluka
Hajde da razjasnimo: dok sponzor projekta ima za gigantske odluke, vi ste menadžer projekta i odgovorni ste za većinu odluka donetih na projektu. Čak i velike. Čak i kada ne donosite odluku, predlažete preporuku za koju odluku smatrate da bi sponzor trebao da preduzme, jer imate sve detalje i proveli ste uzrast uzimajući u obzir i možda neće biti sposobni to.
Angažovanje zainteresovanih strana
Ne tako davno, literatura o upravljanju projektom govorila je o "upravljanju interesnim grupama". Danas je prepoznato da ne možete "upravljati" zainteresovanim stranama. Naivno je i malo uvredljivo to da sugerišu, pa pričamo o 'angažovanju' umjesto njih.
U praktičnom smislu, uključeni alati se nisu promenili - to je samo retorika i stav koji je drugačiji. I dalje ćete utvrditi ko su zainteresovani za projekat i da li su naročito moćni ili uticajni u odnosu na posao koji radite. Izradite plan komunikacije i stavite ga u praksu.
Angažovanje zainteresovanih strana znači rad sa ljudima na koje projekat utiče, kako bi se osiguralo da shvate promjene koje dolaze.
Pročitajte sledeće: Raditi se sa teškim zainteresovanim stranama (jer ne bi bilo lako raditi sa svima).
Dostaviti ciljeve projekta
Uradićete ovo uz angažovanje vašeg tima, i to je ono što je sve do sada dovelo do toga.
Biti sposoban da efikasno isporučite ono što ste obećali oslanja se na to da je vrlo jasno o tome šta bi to trebalo da bude. Morate dokumentovati ključne faktore uspeha i mjere koje će se koristiti za ocjenu da li ste postigli ono što ste započeli.
Ovo treba da se navede u dokumentu o poslovanju projekta ili projekta (ili oba, na različite nivoe detalja). Zbog toga bi trebalo biti relativno jednostavno videti šta su ti ciljevi - manje je jednostavnih da se osiguraš da ih isporučujete.
Dobro planiranje, snažno rukovodstvo i sposobnost da se vidi velika slika, kao i detalji će pomoći neizmerno.
Upravljanje prijenosom za život
Realizacija ciljeva projekta nije kraj vaše uloge menadžera projekta. Najvažnija stvar na kraju faze izvršenja je da se obezbedi jasna i potpuna primopredaja timu koji će upravljati projektom naprijed.
Dobar prijem znači da se možete vratiti korak unazad. Vi više nećete biti osoba koja ide na projekat, a vi ćete moći da pređete na svoj sledeći projekat saznajući da poslovni tim može učiniti najbolje od onoga što ste im dostavili.
Podijelite The Knowledge
'Naučene lekcije' je kako opisujemo ono što je naučeno kroz projekat koji bi se mogao koristiti u drugim inicijativama u budućnosti. Rukovodilac projekta treba da održi skup naučenih lekcija na kraju projekta. Ovo pomaže timu da raste i održava organizaciono znanje. Drugim rečima, on zaustavlja kompaniju da ponovo izvrši iste greške.
Dakle, to je ono što menadžer projekta radi celog dana. Tvoja aktuelna lista se može izgledati malo drugačije od ove liste, ali u suštini svi zadaci koji se tamo nalaze doprinose tim elementima kao menadžer projekta. To je širok i zahtevan posao, ali je takođe raznolik i odličan izbor u karijeri!