Kako je formalna revizija projekta?
Revizija projekta je obično zvanična vježba.
Neformalni ekvivalent se obično naziva peer pregled. Ovde kolega gleda na vaš projekat i prateću dokumentaciju i daje vam povratne informacije o tome gdje treba provesti malo više vremena.
Revizije projekata su formalne u tome što obično imaju definisani skup pitanja i obavlja ih neko ko redovno vrši takvu vrstu posla.
Ko vrši reviziju projekta
Osoba koja obavlja vašu reviziju projekta može biti drugi menadžer projekta (verovatno neko sa velikim iskustvom u pokretanju projekata), ali je verovatnije da će biti neko iz Projektnog ureda koji često vrši reviziju.
Biće to neko ko može sebe smatrati nepristrasnim, tako da to neće biti vaš lični menadžer ili sponzor projekta. To bi mogao biti i tim ljudi, zavisno od veličine projekta.
Kako se pripremiti za reviziju projekta
Prva i glavna stvar koju treba organizovati jeste da imate kopije vaše projektne dokumentacije za revizora da biste pregledali.
Ako imate koordinatora projekta , zamolite ih da skupe pakete dokumenata (poželjno elektronski). Trebali biste sve informacije imati lako dostupne, ali čak i ako to učinite, ovaj korak može ipak potrajati. Kao minimum, uverite se da imate plan projekta , evidenciju rizika, evidenciju problema, budžet i raspored za reviziju.
Ko treba da se uključi
To zavisi od vrste stvari koje revizor želi da pogleda. Ti kao menadžer projekta moraće provesti neko vrijeme sa njima. Očekujte da će vaši članovi tima biti pozvani da razgovaraju sa revizorom.
Imajte na umu da što duže troše posao na zadatke vezane za reviziju, to je manje vremena za rad na projektu, pa ćete možda morati da prepravite neke aktivnosti i radite sporije tokom perioda revizije.
Koliko dugo traje revizija projekta
Ne postoji fiksni period za reviziju projekta. Na velikim projektima, videćete da je potrebno mnogo duže. Kod malih projekata, revizor bi se mogao uraditi u roku od nekoliko sati. Čim znate da će vaš projekat biti revidiran, pitajte svog tima za reviziju koliko dugo očekuju njihov rad.
Ono što Audit traži
Ako je revizija bila pozvana zbog posebne brige, kao što je neuspjeh ciljanja kvaliteta, onda očekujte da to područje duboko prouči. Rutinska revizija će široko gledati na različite oblasti upravljanja projektima i isporuke na kojima radi projekat. On će pokriti vrijeme, cenu i kvalitet vašeg projekta, kao i angažovanje zainteresovanih strana.
Cilj revizije je da sazna da li će projekat ispuniti svoje ciljeve ili ne.
Ako revizor smatra da na osnovu trenutnih performansi projekat neće pogoditi te ciljeve, on ili ona će izneti preporuke za akciju.
Preporuke zavise od onoga što je pronađeno
Preporuke u izvještaju revizora će zavisiti od onoga što su pronašli. Očekujte da budu pozitivni i frazirani na način koji bi vam omogućio da ih jednostavno usvojite. Trebali bi biti praktični.
U jednom ekstremu, revizor može da preporuči da je vaš projekat zatvoren, iako bi se to dogodilo samo ako bi se osećali da nema šanse da bilo koji rad na projektu od ove tačke dalje isporučuje bilo kakvu vrednost za organizaciju.
Pogledajte svoju reviziju projekta kao pozitivno iskustvo. Trebalo bi vam dati rano upozorenje o svim znakovima da je vaš projekat u nevolji i to je prilika da radite sa iskusnim stručnjakom projekta.
Sprovođenje njihovih preporuka trebalo bi da vas, vaš tim i vaš projekat učinite uspešnijim, a to može biti samo dobra stvar.