Objavljeno 1. 8. 2015.
Šanse su, kada se neko promoviše u prvu ulogu menadžmenta, to će biti prvi put da upravljaju budžetom odeljenja.
Većina novih menadžera dobija malo ili nikakvog formalnog treninga o tome kako razviti budžetsku prognozu, pratiti njihove troškove ili kako napraviti srednjoročnu prilagođavanja. Oni često šalju tabelu ili izveštavaju od svog menadžera ili odeljenja za finansije, a očekuje se da znaju kako to rade, ili učiti probnim i greškama.
Iako "suđenje i greška" mogu biti efikasan način da nauče novu veštinu, bilo bi bolje da novi menadžer ne bi morao previše bolnih grešaka.
Evo nekoliko naučenih lekcija iz sopstvenog suđenja i učenja grešaka, za koji verujem da će većina novih menadžera imati koristi od:
Investirajte vrijeme na učenje s početka
Nema boljeg vremena da postavljate "glupa" pitanja nego kada ste potpuno novi na nešto i nikada to niste uradili. Bolje je pitati i provesti vrijeme unapred učiti, umesto da sačekaš da neko kaže na svoje greške . Zahtevajte od svog menadžera (ili prethodnika ako možete) da pregledate osnovnu filozofiju, sveobuhvatne ciljeve, format i svaku stavku stavke. Ako vaša organizacija ima finansijskog lica, zamolite tu osobu da provede vreme sa vama. Većina će biti polaskana i spremna podijeliti svoju ekspertizu. Na kraju krajeva, ako vas mogu naučiti kako raditi stvari prema svojim specifikacijama unapred, biće vam manje glavobolja za njih kasnije.
Uzmite kurs "Finansiranje i budžetiranje za nefinansijske menadžere"
Proverite sa svojim lokalnim univerzitetskim poslovnim školama, pod "Izvršnom edukacijom". Većina poslovnih škola nudi kurseve od jednog do tri dana. Tokom ili nakon kursa, potrebno je provjeriti godišnji izvještaj Vaše kompanije i razumjeti različite finansijske pokazatelje i izvještaje.
Upravljajte svoj budžet odeljenja kao da je to vaš sopstveni posao
Kada radimo za velike organizacije, završavamo sa tretmanom "kompanije" novca kao što raste na drveću. Ne, i sada je vaš posao kao menadžer koji preuzima lično vlasništvo nad resursima vašeg odeljenja.
Budite timski igrač
Ako je moguće, pogledajte budžet vašeg menadžera. Iako je važno preuzeti vlasništvo nad vašim budžetom, vaša jedinica je dio većeg entiteta. Zamolite svog menadžera da vam pokaže gde se vaš budžet uklapa i podržava veliku sliku, kao i međusobne zavisnosti sa vašim vršnjacima. Možda postoje vremena kada drugom odeljenju treba novac za ciljeve koji su viši prioritet od vašeg. Nemojte čekati da ga pitate ili da vam oduzmu - budite proaktivni i ponudite da pomognete svom vršnjačkom menadžeru. Bićete viđeni strateškim i kolaborativnim .
Ne igraj glupe igre
Samo zato što "svi to rade", ne znači da nije glupo i loše za kompaniju. Primer tipične glupe igre budžetiranja koju menadžeri igraju je "koristite ili izgubite potrošnju." To je kada se približavate kraju godine, a budžet se pokreće pod vašim prognozama. U prethodnim godinama, kada ste rekli, budžet za sledeću godinu je postavljen na osnovu aktuelne godine.
Dakle, da ne biste ponovo imali smanjenje budžeta, odlazite u šoping kupovinu - kupujete stvari koje vam nisu potrebne ili se založite samo u slučaju da vam je to potrebno.
Pratite svoje troškove mesečno i napravite proaktivne korekcije
Nemojte pretpostavljati da će vam "neko" reći kada budete završili budžetom. Zapravo, možda ćete morati tražiti mesečne izvještaje ili pratiti sebe. Nemojte čekati do kraja godine, kada je iznenađenje (za vas i vašeg šefa). Do tada je kasno da se istraži i napravi ispravka. Budite odgovorni, izmerite sebe i proaktivno prijavite svom menadžeru.
Budite transparentni i uključite svoj tim
Podelite svoj budžet sa svojim timom, možda čak i da ih uključite u postavljanje prognoze. Uključujući vaš tim i pomažući im da razumeju budžetski proces stvara osećaj zajedničkog vlasništva i ohrabruje vaše zaposlene da nađu kreativni način za upravljanje troškovima.
Budite strateški
Nemojte samo uzeti prošle godine i dodajte deset procenata na sledeću godinu. Počnite sa izradom strategije i ciljeva, a zatim odredite resurse potrebne za postizanje tih ciljeva. Ako vam je potrebno više od prošle godine, pripremite poslovni slučaj da biste opravdali vaš zahtev za dodatno finansiranje.
Ne preterajte
Iako je upravljanje budžetom važna uloga menadžera, nikada ne gubite u vidu najvažnije imovine: vaši ljudi! Uverite se da provodite barem pet puta više vremena u razvijanju vašeg tima da ćete brisati brojeve.