Održavanje pisanog zapisa o sastanku ili konferenciji na radnom mestu
Evo nekih pokazatelja koji će vam pomoći u rješavanju ovog zadatka. Saznajte šta treba raditi prije, tokom i nakon sastanka.
Pre sastanka
- Odaberite svoj alat za snimanje: Prva stvar koju morate učiniti je da odlučite kako ćete voditi beleške. Hoćeš li da odeš stara škola i koristiš olovku i papir ili ćeš ići u tehnologiju i koristiti laptop računar, tablet ili pametni telefon. Proverite sa svojim šefom da vidite da li on ili ona preferira da koristite određeni metod. Malo je verovatno ali moguće.
- Uverite se da je izbor alata u ispravnom stanju i da imate rezervnu kopiju u slučaju da vaš originalni ne uspe. Ako donesete laptop, na primer, imaju i olovku i papir. Ne želite da zaustavite sastanak dok tražite nešto za upis ako se vaš računar sruši.
- Pročitajte dnevni red sastanka prije početka sastanka. To će vam omogućiti da formulirate nacrt za vaš minut. Ostavite malo prostora ispod svake stavke na njoj i napišite svoje beleške. To će vam učiniti malo lakše, sve dok osoba koja vodi sastanak stoji na dnevnom redu.
Tokom sastanka
- Prođite oko lista za prisustvo i uverite se da se svi prijavljuju. Morate da uključite listu svih prisutnih u minutima službenog sastanka.
- Uverite se da znate ko je svi. Na taj način ćete moći da identifikujete ko govori i pravilno snima te informacije.
- Obratite pažnju na vreme početka sastanka.
- Ne pokušavajte da napišete svaki komentar. U redu je uključiti samo glavne ideje. Budite pažljivi da ne ostavite predmete sa kojima se ne slažete. Vaše pristrasnosti ne bi trebalo da utiču na vas. Zapamtite da je ovo zvanični račun, a ne vaše mišljenje o tome šta se dogodilo!
- Zapišite sve predloge koji su ih napravili i rezultate glasova, ako ih ima; ne morate da zapišete ko je podneo predlog. Naravno, pravila vaše organizacije se mogu razlikovati, tako da ih prvo proverite.
- Ako glasove o bilo kakvim predlogima ili diskusijama budu odložene do sledećeg sastanka, zabeležite to.
- Zapišite datum završetka sastanka.
Posle sastanka
- Ukucajte minute što je prije moguće poslije sastanka, dok vam sve ostane sve u svesti. Ako nađete grešku u svojim napomenama ili imate pitanje, možete brzo razjasniti razgovorom s drugim prisutnima.
- Na konačnoj kopiji zapisnika, uključite ime organizacije, naziv odbora, vrstu sastanka (dnevno, nedeljno, mesečno, godišnje ili specijalno) i svrhu njegovog sastanka.
- Daj vremena koja su počela i završila.
- Navedite listu prisutnih i napomenu o tome ko je vodio sastanak. Takođe možete ovde da naznačite da ste vodili zapisnik. Uključite svoje ime na spisak učesnika i, u zagradama nakon vašeg imena, kažite da ste uzeli zapisnik. Alternativno, na kraju dokumenta možete da se odjavite pisanjem "U skladu sa zahtevom", a zatim i vaše ime.
- Prepravite zapisnik pre nego što ih pošaljete. Pitajte nekoga ko je prisustvovao da ih takođe pogleda. On ili ona će moći da vam kažu da li ste slučajno nešto ostavili.
- Podnesite ih osobi koja je vodila sastanak ukoliko nije naloženo drugačije.