Ovaj članak nudi ideje za rukovodioce na svim nivoima da ojačaju svoje veštine olakšavanja sastanka u cilju poboljšanja produktivnosti susreta.
Gde su menadžeri propustili sastanke
Mnogi menadžeri misle da znaju kako "pokrenuti" sastanak.
Postavili su agendu, uradili sve razgovore i donosili sve odluke. Iako se ovo može osećati lako i efikasno za menadžere, često je to gubljenje vremena ljudi, i ne upada u kreativni potencijal tima. U stvari, ima suprotan efekat, jer zaposleni imaju tendenciju da se povuku, odričući se menadžeru koji jasno želi da bude glavni.
Postoji puno razloga zbog kojih menadžeri više ne uključuju svoje zaposlene na sastanke, uključujući:
- Strah od pustanja.
- Lažno uvjerenje da, jer su oni zaduženi, trebaju dati sve odgovore.
- Nedostatak poverenja u veštine sposobnosti ili rešavanje problema njihovih zaposlenih.
- Nedostatak sposobnosti za olakšanje sastanaka.
Dok su prve tri stvari ponašanje loših menadžera, poslednje veštine olakšavanja mogu se naučiti i ojačati praksom.
Jačanje vaših sastanaka za olakšanje sastanka
Po definiciji, olakšavajuća sredstva, " Da olakšaju ili otežaju; pomažući unapred . "Da bi menadžer olakšao sastanak (umesto da ga pokrene), oni moraju biti voljni da puste svoju moć i da budu otvoreni za različite ishode i pristupe.
Odgovarajuće olakšanje sastanka podrazumijeva uključivanje svih uključenih u identifikaciju i rješavanje problema. Timovi će skoro uvek razvijati bolje, kreativnije rešenja nego što bi iko menadžer mogao i verovatnije će podržati implementaciju rešenja.
Evo devet vještina potrebnih za olakšanje sastanka, od kojih se sve može naučiti i poboljšati u praksi:
- Planiranje agende. Saradnički sastanak počinje sa planiranjem dnevnog reda. Odabir tema koje pozivaju na učešće, tj. Problem koji treba riješiti, mnogo je zanimljiviji od "informativnih" tema. Međutim, potrebno je izdvojiti dovoljno vremena kako bi se omogućilo učešće grupa.
- Okolišno i klimatsko podešavanje. Logističko pitanje! Kada su ljudi neprijatni, ne mogu se videti jedni druge, ne mogu čuti, ili su gladni, rezultati sa kojima će se susresti. Naučite kako koristiti logistiku kao način da podstaknete veliko učešće i uklonite barijere.
- Postavljanje pitanja. Velika pitanja podstiču odličnu diskusiju. Članak " 70 Awesome Coaching pitanja pomoću GROW modela " nudi neke izvanredne argumente za diskusiju.
- Aktivno slušanje. Kada menadžer parafrazira, provjerava razumijevanje i pita sljedeća pitanja, on podstiče više učešća i nastavlja raspravu. U " Kako postati bolji slušalac " delim ideje o jačanju aktivnih veština slušanja.
- Brainstorming. Većina ljudi misli da već znaju kako razmišljati. Međutim, obično to ne čine. U previše postavki, efikasnost brainstorming-a je smanjena lošim upravljanjem procesom, snažnim socijalnim ili političkim pritiscima i slabim veštinama facilitacije. Mnogi ljudi nikada nisu iskusili moć dobre sjednice. Pogledajte " 15 načina da dođite na sesiji " ( Brainstorming session ) za ono što ne treba raditi - onda uradite suprotno!
- Veštine izgradnje konsenzusa. Konsenzus ne znači da se svi moraju složiti sa odlukom. To znači da su svi imali priliku da podele svoje perspektive i predlažu ideje. Odgovarajuće olakšanje će voditi grupu od razmjene ideja do razvoja efikasne odluke . Dosadanje konsenzusa traje više vremena, ali će obično dobiti jači buy-in iz grupe uopšte. Međutim, ne zaboravite da konsenzus nije krajnji cilj. Najvažnije pitanje je efikasna odluka za problem koji je u pitanju. Pogledajte Okvir za donošenje odluka u šest koraka za više o tome kako voditi tim kroz konsenzusni proces donošenja odluka.
- Rješavanje sukoba. Kad god postoji prostorija ljudi uključenih u rešavanje problema, konflikt je neizbežan. Zapravo, konflikt nad zadatkom ili problemom istraživački tim posmatraju kao deo procesa za efikasno donošenje odluka. Menadžer mora naučiti kako iskoristiti moć konflikta na pozitivan način. Pogledajte: "Rezolucija konflikata za male grupe. "
- Neverbalne veštine komunikacije. Dok istraživači raspravljaju o tačnim procentima, većina bi se složila da više od 50 procenata komunikacije nije verbalno. Menadžer mora biti u stanju da pročita tonski jezik i jezik tela u cilju procene njihovog nivoa angažovanja, iskrenosti i posvećenosti.
- Snimanje. Veštačka grupna olakšavanja podrazumevaju znanje kada treba da se okrenete na flipčart ili tablu da biste uhvatili ono što ljudi govore. Na taj način ljudi osećaju da se njihove ideje čuju i vrednuju i služe kao vredan zapis koji se koristi za planiranje akcija i praćenje.
Bottom Line:
Vreme je dragoceno sredstvo u životu i na poslu. Trudi se da upravlja sastancima radi optimalne efikasnosti i efikasnosti. Učenje, prakticiranje i primena devet vežbanja za vežbanje koje su identifikovane iznad je odlično mesto za početak.
-
Ažurirano Art Petty