Primer o tome kako šefovi misle kada tražite resurse i novac:
Tipična linija ili direktni menadžer se ističe za resurse i vreme, a svaki put kada predložite novu inicijativu, boriće se uzbrdo bitku za interesovanje i pažnju. Pošto ste živeli u ovoj ulozi puno godina, mogu vam uveriti da su sledeće misli najvažnije u glavi vašeg šefa kada joj pristupite svojom najnovijom idejom:
- Već imamo previše projekata koji nose previše izvora. Ne možemo više dodati posao, ili će se tim pobuniti.
- Moj prioritet je smanjenje troškova, a vaša ideja će koštati novac, a nema garancije da ćemo dugoročno uštedjeti novac.
- Uđite u red. Vi ste treća osoba ove sedmice da predložite veliku novu inicijativu.
- Vaša ideja zvuči odlično, ali se ne uklapa u strategiju . Ako ne mogu da ga vezujem za ispunjavanje naših strateških ciljeva ove godine, ne mogu ga prodati.
- Ja imam tri vanredne situacije, a moj šef je za mnom zbog nekog problema koji čak i ne znam. Ne uznemiravaj me.
Iako su to možda neizgovorene misli vašeg šefa, one predstavljaju veoma stvarne izazove i glavobolje većine menadžera. To je često nezahvalni posao. Sada kada znate barem neka od pitanja koja vode vašeg menadžera u toku noći razmotrite nekoliko dodatnih korporativnih realnosti.
- Mnoge organizacije imaju detaljan proces odobravanja projekata i zahtevaju da pripremite poslovni slučaj kao deo opravdanosti inicijative.
- Iako svaka inicijativa nije vredna poslovnog slučaja, ako vaš zahtev sadrži resurse i / ili novac, vi se borite za unapred dodeljene budžetske dolare. Viši menadžeri imaju određeno diskreciono pravo da prebace budžetske dolare iz jedne kategorije u drugu, međutim, u nekim organizacijama ovo je dugotrajna i dosadno teška aktivnost.
- Mnoge organizacije će filtrirati zahteve u odnosu na strategiju i ključne ciljeve. Ako inicijativa izgleda ne podržava ili ne odgovara tim ciljevima, postaje teško opravdati.
Da, postoje mnogi dobri razlozi zbog kojih će vaše ideje, zahtjevi i projekti umreti mirnom smrću ili sa vašim menadžerom ili menadžerom vašeg menadžera. Vaš izazov je predviđati gore navedena pitanja i predstaviti slučaj koji eliminiše najveće prepreke.
Sedam koraka za "Da" sa šefom:
- Uvek radite svoj domaći zadatak . Trudite se da razumete korporativne i funkcionalne ciljeve i radite kako biste bili sigurni da su vaše ideje i zahtjevi logički i lako usklađeni sa ovim ciljevima. Ako je potrebno, pitajte svog šefa da pregledaju ciljeve vašeg odjeljenja za predstojeći period pre nego što predložite svoju inicijativu. Prođite korak dalje i pitajte svog šefa da opiše svoje ciljeve. Što više imate uvid u to kako će se vaš šef i vaš tim procijeniti, to će lakše prilagoditi vaš zahtjev da se uklapa u te parametre.
- Naglasite opterećenje tereta, a ne neke nejasne i malo verovatne buduće dobiti. Pregledajte sadržaj iznad i zapamtite da je vaš šef fokusiran na preživljavanje više nego samo-aktuelizaciju. Razviti predloge koji pokazuju smanjenje rada, pojednostavljenje procesa i odvajanje već većih opterećenih resursa.
- Planirajte svoj slučaj kao advokat. Vaš šef i možda drugi viši menadžeri su porota, a obično imate šansu da napravite slučaj. Podesite svoj slučaj na pomoći u rešavanju problema; pokažite kako će to ublažiti problem; ukazuju na uticaj u smislu uštede troškova, povećane produktivnosti ili poboljšane efikasnosti. Zamolite objektivnu treću stranu da proveri svoje pretpostavke i podatke.
- Pažljivo dodajte u indirektne pogodnosti da podmladite slučaj. Nakon što identifikujete opterećenje tereta i potkrepite svoje brojeve i pretpostavke, možete ponuditi potencijalne dodatne pogodnosti koje su neopipljivije ali atraktivnije, kao što su poboljšani moralni i zadovoljni radni odnosi, smanjeni promet osoblja, mogućnost dodatnog učenja ili rotacije posla.
- Pre-planirajte odgovore na primedbe. Predvidite pitanja i primedbe i razmislite i dokumentujte svoje odgovore unaprijed za stvarni zahtev. Mjerite dvaput, isječite jednom.
- Vreme, mesto i mogućnosti su kritični. Budite namerni da identifikujete najbolju priliku da napravite svoj slučaj. Jedan od mojih šefova je voleo vrlo rane sastanke za doručak kako bi razgovarali kroz nove ideje. Imao sam svoju pažnju 45 minuta. Sve što sam morao da uradim je stigao u 5:15. Pronađite vašeg šefa ekvivalentno "najbolje vreme" i idite na raspored.
- Ostvarite prodajnu poziciju kao konsultantski prodavac . Zapamtite, vaš šef želi pomoć, ne više posla ili dodatnih troškova. Savjetujte se izazovima. Ponudite polna rešenja za bilo kakve primedbe ili prilagodite svoj pristup potrebnim. Pokažite svoju strast prema ideji i založite se za uspješnost. Ovaj poslednji korak, posvećenost, je najvažniji.
Bottom-Line:
Suština upravljanja je dodeljivanje resursa najboljim mogućnostima. Vaše razumevanje ciljeva i ciljeva i vaša empatija sa izazovima vašeg šefa su od suštinskog značaja za uspjeh u dobijanju "da" za svoje ideje i predloge projekata. Metodični pristup izgradnji, prezentaciji i odbrani vašeg slučaja štitiće vaše šanse za uspeh.