Kako koristiti vašu listu obaveza da biste u stvari učinili više i osjećali se bolje
Lista nije dovoljna
Izrada "stvari koje treba uraditi" nije dovoljno. Morate ih rangirati. Morate znati koji su zadaci važniji da biste se mogli usredsrediti na njih. Zatim morate dodijeliti resurse za te stavke, izmeriti svoj napredak i nagraditi se za svoje uspjehe.
Rangiranje
Navedite sve svoje predmete u preglednici, iako ih možete učiniti i na papiru. Takođe možete ih staviti na računar ili pametni telefon, napisati ih u kalendar ili ih unositi u softver za upravljanje vremenom.
Prvi korak je da navedete sve što morate učiniti. Zatim dodelite im rank tako da se možete usredsrediti na važne stavke.
Koristite A, B, C ranking. A-lista je ono što moram uraditi danas pre nego što odem. B-lista je ono što treba da uradite, ali ne i nužno danas. Konačno, C-lista je ono što vam je potrebno da pronađete vreme da biste uskoro učinili.
Možeš saznati prilično brzo da stvari na C-listi, pa čak i B-listi, jednostavno nikada ne završe. Na jednoj poziciji menadžera operacija pre nekoliko godina, našao sam se sve više i više frustriranim sa mojom A listom. Ne samo da nisam prolazio kroz to svaki dan, kao što sam i ranije imao, ali A-lista je nastavila da raste. Tada sam shvatio šta moram učiniti da bi moja lista zadataka radila za mene, i razvio sistem koji je radio.
Vremenski menadžment
Nije bilo dovoljno znati šta je važno; šta je napravilo A-listu. Takođe sam morao znati koliko dugo će trajati stvari i koliko sam im morao posvetiti. Dodao sam kolonu na mojoj listi obaveza sa procijenjenim vremenom koji svaki zadatak treba uzeti i susednu kolonu sa zbirnim ukupno.
Onda sam uradio jednostavno proučavanje vremena. Kao što sam uradio svaki zadatak napisao sam šta sam uradio i početak i kraj puta. Ja sam pratio čitav dan. Onda sam to ponovio nekoliko nedelja kasnije u drugom danu. To nije bila iscrpna istraživanja na bilo koji način, ali mi je dala neki uvid. Kao Operativni menadžer, veliki deo mog dana bio je prekinut - suočavajući se sa događajima koji su se dogodili, krizama koje su došle ili problemima koji su morali da se reše. U proseku su ovi prekidi trošili četiri sata dnevno. Kako obično radim deset sati, to mi je ostavilo šest sati dnevno za stvari na mojoj listi obaveza.
Svake noći, pre nego što sam napustio kancelariju, ažurirao bih listu obaveza. Izbrišao bih stvari koje sam završio, delegirao ili umanjio, dodali nove stvari koje su se pojavile, preuređivale prioritete kako bi dobili najvažnije zadatke na vrhu i dodijelili procijenjeno vrijeme svima. Onda bih sišao niz spisak na šest sati i nacrtao liniju. To je postalo moja meta za sledećeg dana.
Nagradite se
Najčešće je ta linija pala negde na mojoj A listi. Rijetko je bilo negdje blizu dna. Međutim, to je bio moj cilj. Ako sam pogodio ili prošao liniju, otišao sam kući osjećajući se kao da je bio produktivan i uspješan dan.
Umesto da se pretučem nad stvarima na koje nisam mogla doći, priznala sam svoj uspjeh kada sam upoznao ili pretukao moj cilj. Sledećeg dana, morao sam da počnem od početka i da postignem novi cilj, ali sam to učinio iz perspektive izgradnje na prethodnom uspehu, a ne od frustracije stalnog postizanja više nego što sam imao vremena da postignem.
Treba ti sistem
Da biste bili uspešni, morate razviti sistem za upravljanje vremenom, tako da možete više učiniti u vremenu koje imate. Ako je vaša ciljna linija na vašoj listi obaveza uvek blizu vrha, vaš šef će početi da traži nekog drugog koji može raditi malo dalje od liste svakog dana. U nastavku pogledajte nekoliko resursa koji će vam pomoći da poboljšate upravljanje vremenom.
Upravljajte ovim problemom
Navedite zadatke koje morate da uradite. Prioritizirati one koji su važni, a ne samo hitni.
Imajte plan šta da postignete svaki dan. Radite prema tom planu. Nagradite sebe kada upoznate ili premjestite svoj cilj.