Praksa upravljanja sastancima pomaže u poboljšanju produktivnosti

Na sastancima provodimo dosta svog života. U mnogim slučajevima, loše prakse upravljanja sastancima rezultiraju neproduktivnom upotrebom vremena učesnika. Na srodnom postu nudim uputstva o pretvaranju pet zajedničkih scenarija susreta u produktivne događaje . Na ovom mjestu, nudim dodatne ideje koje podržavaju jačanje korisnosti, produktivnosti i utjecaja sastanaka.

Ključ ključa za sastanak - postavi PAT

Neki menadžeri zapošljavaju PAT

pristup sastancima, zahtijevanje P urpose, A rođendan i T imeframe. Naoružavanje učesnika ovim kritičnim tačkama konteksta prije sesije osigurava da se ljudi pokažu pripremljeni da učestvuju i podrže ukupnu namjeru sastanka. Jasan pregled PAT-a pomaže u obezbeđivanju produktivne sesije.

Trebalo bi da budete u mogućnosti da definišete svrhu sastanka u najviše 1 ili 2 rečenice. "Ovaj sastanak je da planiramo novu marketinšku kampanju" ili "ovaj sastanak treba da pregleda novu politiku špedicije za rukovanje povratkom." Svrha pomaže da svi znaju zašto su tamo, šta treba uraditi, i kako voditi napredak i dovesti do zaključka.

Postavite dnevni red. Navedite predmete koje ćete pregledati / diskutovati / pregledati. Želim da dodam vremenski rok za svaku stavku dnevnog reda (pogledaj dole) i identifikujem osobu koja je odgovorna za moderiranje diskusije. Postavite vremenski okvir; u najmanju ruku postavite početak i kraj vremena.

Takođe preporučujem postavljanje trajanja za svaku stavku dnevnog reda. Ovo bi trebalo da se sastoji od ukupnog vremenskog okvira sastanka.

Započnite sastanke na vreme

Ako radite u jednoj od onih kultura u kojima se ljudi upuštaju na sastanke sve do pet ili deset minuta nakon zakazanog početka vremena, vreme je da započne novi trend.

Jedna firma ohrabruje svoje menadžere da zatvore vrata u zakazanom početku, a oni koji kasni nisu dobrodošli da prisustvuju. Iako je ovo možda drakonije nego što vam je stalo da postupite, ne biste trebali imati problema sa dovodom sastanka, pregledom svrhe i potvrđivanjem očekivanja i vremena.

Nemojte čekati da se stražari pojave. Kada neko dođe do kasno, ne vraćajte se i razmotrite ono što je već pokriveno. Nastavite sa temama sastanka. Ovo će biti neugodno za stragglera i poboljšati šanse da on / ona stigne na vrijeme na sledećem sastanku.

Ako se organizator / sponzor sastanka ne pojavi na vreme, smatrajte da je sastanak otkazan i da se vrati na posao. Odgovarajući period je pet do sedam minuta čekanja. Koje su kvote, organizator sastanka je ušao u neočekivanu poteškoću i više voli da ne gubite vreme koje ga čekaju.

Zadržite sastanak na temu

Dobra praksa je da nekome dodijelite ulogu držanja svih na putu tokom sastanka. Često se diskusije pomeraju i degradiraju do vrelina mišljenja, ideja, činjenica i emocija. Umesto toga, dodijelite ulogu i obavijestite sve prisutne da će ova osoba umiješati ukoliko i kada diskusija izvlači dnevni red i određenu tačku diskusije.

U nekim firmama, ova uloga se naziva "Traffic Cope", u drugim, "Keeper of the Topic". Bez obzira na etiketu, uloga je izuzetno korisna u jačanju efikasnosti i produktivnosti vaših sastanaka.

Ako se pojave dodatne teme koje su van agende, ali važne za diskusiju, one bi trebale biti jasno zarobljene i postavljene na "parkiralište" za buduće razmatranje i diskusiju ili za diskretan sastanak. Vlasnik sastanka zadržava pravo da dozvoli manju diverzantnu diskusiju ako podržava celokupnu svrhu sastanka.

Čuvati i distribuirati beleške / zapisnike sastanka

Neko, osim organizatora sastanka, treba da održava zapisnike sastanka. Dobar zapis minuta uključuje:

Idealno je distribuirati beleške sastanka što je pre moguće nakon završetka sastanka i apsolutno u roku od jednog radnog dana. Zapisnik i beleške služe kao važan podsetnik za učesnike, kao i izvor informacija za druge zainteresovane strane ili za one koji su propustili sastanak. Zapisnici su odličan alat za podsticanje kako bi podsetili ljude i timove njihovih posvećenih akcija.

Bottom Line za sada:

Moguće je da će sastanak rezultirati pozitivnim ishodom, pomažući pokretanju projekata i ljudi napred, samo nemojte računati na to. Neka marljivost i namjerno jačanje tehnike upravljanja sastancima poboljšaće vaše šanse za ostvarivanje odličnog ishoda.

-

Ažurirano Art Petty