Najbolji menadžeri shvataju važnost ovih događaja i shvataju da je izrada velikog sastanka potrebno za planiranje i namerni napor.
Ovaj članak nudi deset savjeta koji će vam pomoći da iskoristite ovo vrijedno vrijeme saradnje sa svojim timom. Evo savjeta o tome kako da ojačate sastanke tima.
Imajte pozitivan stav o sastancima
To je najvažnija stvar koju menadžer može učiniti kao lider da poboljša sastanke tima. Šokiran sam koliko su menadžeri ponosni da proglase njihovu nepriliku sastancima. Da bi postigli značajne rezultate, rešili probleme, donosili odluke, informirali, inspirisali, sarađivali i motivisali, menadžeri moraju raditi s ljudima.
To znači povremeno uzimanje tih ljudi u prostoriju ili na konferencijskom pozivu i razgovarati s njima. Upravljanje se ne odnosi na sedenje u kancelariji sa vratima koji šalju e-poštu. Kao vođa, pokušajte da gledate na sastanke kao manifestaciju liderstva . To je lidersko vrijeme, a ne nešto što se plaši kao putovanje stomatologu.
Zapamtite, vi posedujete sastanak
Nemojte delegirati planiranje dnevnog reda administrativnom pomoćniku ili drugom članu tima.
Kao vođa, to je vaš sastanak. Vaš posao je da planirate i vodite sastanak. Da biste se postavili u pravi okvir, pitajte i odgovorite na sledeće pitanje: "Nakon ovog sastanka, šta ću da ljudi nauče, postignu ili reše?"
Uvek pripremi dnevni red
Svaki članak koji ćete ikada čitati o efikasnim sastancima na radnom mestu uključuju savjete o pripremi dnevnog reda .
Ipak, i dalje se pojavljujemo na sastancima u kojima ne postoji agenda. Akt plana dnevnog reda pomaže vam da fokusirate i identifikujete prioritetne teme sastanka.
Pitajte Ulaz na dnevni red
Iako je primarna odgovornost menadžera da razvije dnevni red, članovi tima mogu biti pozvani da daju doprinos dnevnim redovima. Pošaljite poziv za ideje nekoliko dana pre sastanka.
Spice It Up!
Stavite malo sorte u format. Evo nekoliko stvari koje možete uraditi kako biste začinili sastanke vašeg tima:
- Pozovite gostujuće zvučnike
- Proslavi nešto
- Sprovedite "okruglim stolom za učenje" - članovi tima se okreću u tome da se nešto podučavaju jedni drugima
- Pogledajte Ted Talk koji je relevantan za dnevni red sastanka
- Pokrenite aktivnosti za izgradnju tima
- Promenite lokacije (razmislite o odlasku na sastanke)
- Donesite zabavu ili interesantnu hranu
- Imajte sastanak "dnevnog reda po jednoj stvari"
- Pitajte za munjevita ažuriranja
- Uključite tim u brainstorming
- Prebacivanje stolica; prebacite sve da biste razbili monotoniju
Dozvolite nekim "belom prostoru" za spontanu kreativnost i angažman
Nemojte stavljati toliko stavki na dnevni red koji se bore da ga dovršite. Umesto toga, ostavite neku prostoriju na kraju za spontanu raspravu. Ako se sastanak završi ranije, onda pustite sve rano.
Ljudi cene cijene.
Koristite sastanke tima za saradnju
Umesto da samo razmjenite informacije, pokušajte riješiti problem ili raditi s grupom kada ste došli do odluke. Da, to je izazovno i može biti gadno, ali tu smo dobili najviše vrednosti sa sastanaka.
Razvedriti
Biti vođa sastanka nije u pitanju autorizirajući autoritet ili zloupotrebu vlasti. Primer za to je da kažnjavanje nekoga što kasni ispred tima. Imajte smisao za humor i poniznost.
Praćenje
Pratite akcijske stavke i uverite se da ljudi rade ono što kažu da će raditi. Frustrirajuće je da se pojave na sledećem sastanku i otkriju da polovina tima nije uznemiravala ono što je posvećivala na poslednjem sastanku. Pratite pre sastanka i vodite pojedince odgovorni za svoje obaveze.
Budite lider u modelu uloga
Sastanci tima nisu vreme da pustite vašu gardu da se vrati sa svojim timom. Držite sebe i vašu ekipu prema najvišim standardima ponašanja, što znači da se ne šalite van šarene šale, birate članove tima, cinizam i sarkazam, ili udarite druge odjele ili menadžment. Razmislite o vrstom lidera o kome želite da budete poznati, a zatim pokažite svakom sastanku kao lideru.
Bottom Line
Prilika da se sastanete i radite sa svojim timom je strašna stvar za gubljenje. Neophodno je da razvijete disciplinu kako biste planirali i vodili sastanke koje ljudi vrednuju i podstiču inicijative.
Ažurirano Art Petty