Puno pisanja za posao je neujednačeno, loše napisano, neorganizovano, zapušteno žargonom i nepotpuno.
Često je ili predugo ili prekratko. Svi ovi atributi doprinose neefikasnom pisanju poslova.
Bez obzira da li pišete predlog za prodaju, e-poštu vašeg šefa ili uputstvo za softverski paket, postoje određeni koraci koje morate pratiti da budu efikasni. Pratite ove pet koraka:
- Organizujte svoj materijal
- Razmislite o svojoj publici
- Zapišite svoje misli
- Pripremite svoj materijal
- Izmenite svoj materijal
Organizacija je ključna
Ako ne organizujete svoj materijal, to neće dobro proći i neće imati smisla. Pisanje može jednostavno ili komplikovano. Kada pišete e-mail najavljujući sastanak osoblja, ovo je jednostavno kao prikupljanje vaših misli. S druge strane, verovatno ćete morati da razvijete složeni prikaz unapred na gotovom materijalu ako pišete rezultate izvanrednog farmaceutskog suđenja. Bez obzira na zadatak, bez odgovarajućeg nivoa organizacije (čak i organizovanja vaših misli), možda nećete uključiti sve što vam je potrebno ili propustite da istaknete najvažnije teme.
Propusti ili netačni fokus će učiniti vaše poslovno pisanje manje jasnim.
Znaš svoju publiku
Pre nego što počnete da pišete, razmislite o svojoj ciljnoj publici. Na primjer, prezentacija o novom 401 (k) programu vaše kompanije može imati isti kontekst kada vam se daju vaši finansijski izvještaji kao i zaposleni, ali će se nivo podataka koji uključite varirati.
Morate takođe razmotriti ton. Brza e-pošta vašem timu, podsećajući ih na godišnju kompaniju za piknik, neće imati isti ton kao vaša poruka o godišnjem izvještaju vaše kompanije.
Takođe, zapamtite da ćete efikasnije komunicirati sa svojom publikom ako se fokusirate na ono što želite da čuju, a ne na ono što ćete reći .
Reč o dobrom pisanju
Dobri pisci imaju različite stilove pisanja. Neki više vole da napišu sve, a zatim da se vrate i urede. Drugi vole da uređuju dok idu. Ponekad se njihov željeni stil razlikuje u zavisnosti od toga šta pišu.
Dok pišete (ili kada uređujete) budite svesni dužine. Trebalo bi da koristite dovoljno riječi kako bi vaše značenje bilo jasno, ali nemojte koristiti nepotrebne riječi samo da biste postali cvjetni. Poslovno pismo mora biti jasno i sagledano, a ne glomazno i cvetno. Zapamtite, niko u poslu nema vremena da pročita više nego što je potrebno.
S druge strane, nemojte učiniti vaše delo prekratko. Morate da napišete dovoljno da vaše značenje bude jasno i neće biti pogrešno shvaćeno. Zamislite da li je komad opreme u skladištu označen kao "korišten ali dobar". Ne bi bilo jasno da li je to značilo da je komad opreme puno korišćen, ili da komad opreme više nije bio nov, već je i dalje funkcionalan.
Nekoliko dodatnih reči bi učinilo jasno. Takođe, izbjegavajte korištenje žargona ili skraćenica jer mogu značiti različite stvari različitim čitaocima. Bez obzira na stil pisanja, svi autori trebaju lektirati i urediti sve pisane materijale, čak i e-poštu.
Proofread and Edit
Bez obzira na stil pisanja, svi pisci moraju da lektira i urede sve pisane materijale, čak i e-poštu. Nakon što završite sa pisanjem, lektirajte svoj rad. Možda ćete morati da je uredite. Lektoriranje ponovno čitanje onoga što ste napisali kako biste bili sigurni da su sve riječi u vašoj glavi pravilno ispravile na papiru. Budući da naši mozgovi rade brže od prstiju, možete izostaviti riječi, ostaviti kraj ili koristiti pogrešni homonim (npr. "Tu" umjesto "njihovog"). Lektoriranje prikuplja ove greške. Očigledno je da je lektorisanje jedne linije e-pošte jednostavno i jednostavno gledati preko njega dok upisujete možda dovoljno.
Međutim, ako pišete uputstvo za upotrebu, vaše korekture će biti komplikovanije i trajati duže.
Nakon što ste lektirali svoj materijal, vreme je za uređivanje. Ponekad lektorisanje i uređivanje može se izvršiti istovremeno, ali je efikasnije kada se rade sekvencijalno.
Razlog zbog kojeg uređujete je da popravite ili promenite ono što ste napisali kako biste učinili zvuk (i čitanje) materijala bolje. Kada pišete za posao, to znači popravljanje grešaka i čineći tekst što jasnijim i konciznijim.
Ne pišete roman
Kada pišete za posao, ne pišete sledeći "sjajan američki roman". Vaše pisanje bi trebalo da bude što descriptnije po potrebi, ali ne morate da slikate živopisne slike u slikama koristeći puno velikih reči i figura govora. Ako mislite na "staklene kuće", ne pišite "staklene domicile", pišite "staklene kuće".