1. 8:00 ujutru ujutru ujutro
Problem sa ovim sastankom je da niko nije spreman za to. Na kraju krajeva, u ponedeljak ujutro u 8:00 sati - ništa se nije dogodilo i sve što se desilo prošle nedelje je uglavnom drevna istorija.
Drugi problem sa ovim sastankom je da se za svakog ko bude pripremio, oni moraju raditi u nedjelju uveče, što je povoljno, ali garantovano vam donositi neke ozbiljne glasa za "kretanje godine" od zaposlenih i članova porodice zaposlenih.
Rešenje: ako morate održati sastanak tima u ponedeljak, gurnite ga kasnije ujutru ili rano u podne. Još bolje, pritisni je do utorka ujutru.
2. Sastanci sa okruglim stolom
Znaš ovaj sastanak. To je mesto na kome se ljudi kreću po sobi dijeljenju svojih najnovijih ispravki, saga, fantazija i sanja. Sjedite na pogrešnom mjestu i završite kao 22-ta osoba koja nudi nadogradnju grupi čiji su mjedi preterano napeti i mozak je uronjen od politički orijentiranih ispravki koji proističu iz usta kolega u dalekim funkcijama.
Rešenje: ispunite se ako morate, ali postavite neka pravila o ažuriranjima. Zamolite ljude da se usredsrede na važne vesti koje utiču na sve ili da identifikuju izazove koji zahtevaju pomoć iz različitih funkcija.
Uradite bilo šta da ograničite bolni marš neupućenih i samouslužnih statusnih ispravki koje generišu nedisciplinski sastanci okruglog stola.
3. Ponavljajući sastanci koji su izgubili svoju namjenu
Svaki ponovni sastanak na kome se niko ne može sjetiti zašto se taj sastanak još održava je kandidat za hitnu eliminaciju.
Zakoni prenosa fizike na sastanke i sastanak na rasporedu imaju tendenciju da ostanu na rasporedu dugo nakon što iskoristi svoju korisnost na radnom mestu. Jedan novi menadžer pregledao je listu spontanih sastanaka u rasporedu svog tima i otkazao dva od njih, jer nije mogao otkriti razlog za postojanje tih sastanaka. Dobio je više od nekoliko zahvalnih napomena i nekoliko komentara od ljudi koji su se pitali kako je uspeo da ubije ovaj sastanak koji su pokušavali da se reše tokom prošle godine.
Rešenje: pregledajte sve ponavljajuće sastanke na koje podučavate svoj tim ili da ste učesnici, i uklonite ih iz svog života i života članova vašeg tima. Ako niste domaćin sastanka, obavestite domaćina o nameri i vašoj perspektivi o korisnosti sastanka. Ako ste domaćin / sponzor, anketirate članove tima i dajte im glas i glas. Malo drakonskog rezanja ponavljajućih sastanaka otvara dragoceno vrijeme za druge važnije aktivnosti.
4. Grupni sastanci u Word-Smithingu
Ovo je bilo koji sastanak na kome skupite grupu ljudi kako bi radili na tekstu za nešto: viziju, misiju, strategijsku izjavu, izvod iz područja u upravljanju projektima.
Izlaz ovih sesija je obično serija nervozno izgrađenih rečenica koje odražavaju kompromise od strane osobe koja je zadužena. Niko u sobi se ne slaže sa konačnim proizvodom, ali svi prikriju glavu u primanju čim se tekst izlazi iz smešnih i strašnih u pokušaju da se bol ugasi.
Upozorenje: nikada ne prepušta grubo usvajanje bilo čemu odboru. Probijte sami sebe na samom predmetu, odbijte ga sa nekoliko kolega i kada pristupite nečemu što počinje da radi za vas, vrlo pažljivo traži input od grupe. Postavite pitanja koja razjašnjavaju, uzimaju odlične napomene i zatim nestaju i preusmeravaju izjavu (e), ponavljajući postupak po potrebi.
5. Sastanak strategije strategije
Završavam odakle sam počela, sa vrlo razbijenim strateškim sastankom opisanom na otvaranju ovog članka.
Ne postoji čaroban proces ili šablon ili čak jednostavna serija koraka koji pomažu u stratešoj jasnosti. Sprovođenje analize SWOT-a (prednosti, slabosti, mogućnosti i pretnji) nije uvek na kritičnom putu do tačne procjene uslova i mogućnosti. A brojevi i ciljevi i rast nisu strategije. Pazite se na bilo koga koji govori da imaju jednostavan proces za ovu složenu temu.
Rešenje: Investirajte u visoko kvalifikovanog i iskusnog strategijskog fasilitatora ili savetnika koji razume kako da vodi, ponekad vodi i ponekad sledi u potrazi za izradom pravedne, smislene strategije. Pravi profesionalac će držati grupu odgovornu za pronalaženje odgovora na odgovarajuća (teška) pitanja na koja treba odgovoriti na putu strateške jasnoće.
Bottom Line
Sastanci su neprocenjive mogućnosti za povezivanje, komunikaciju, izgradnju odnosa i stimulisanje kreativnog rešavanja problema. Takođe su prilike zrele zbog prevelike upotrebe i čak zlostavljanja. Nastojite da budete menadžer koji poštuje moć i značaj sastanaka. Koristite ove forume iz pravih razloga tako što ćete ih arhitekture fokusirati na ključna pitanja, tražiti ideje i što je važnije, poštujte vrijeme koje svako stavlja na sesije. Vaši članovi tima će ceniti vaš pozitivan pristup više nego što biste ikada ikada znali.