- Obim
- Rizik
- Pretpostavke
Ovaj članak nudi pregled ovih tri osnovna pojma upravljanja projektom i uključuje veze i sugestije za dodatno čitanje.
Obim
U upravljanju projektima, opseg je skup granica koji definišu obim projekta.
Obim opisuje šta će se isporučiti kupcu kao rezultat projektne inicijative.
Razumevanje obima omogućava projektnom menadžeru i projektnom timu da razume šta pada unutar ili izvan granica projekta. Ako nešto nije "u opsegu", to nije uračunato u planski rad projekta . Aktivnosti koje spadaju unutar granica izvoda se smatraju "u opsegu" i obračunavaju se u rasporedu i budžetu. Ako aktivnost spada van granica, smatra se "van dometa" i nije planirana.
Bez obzira da li ste menadžer projekta ili deo projektnog tima, želeli biste da razmotrite da li je nešto u opsegu ili van dometa dok se kretate napred.
Kao primer, zamislite da vam je klijent tražio da napravite web stranicu. Kako definišete opseg (ili postavite granice) projekta, u okviru opsega navode se sledeće stavke:
- Dizajn sajta i dijagrami žičanih karata
- Uspostavljanje test kreveta
- Kodiranje na odobrenu žičanu kartu
- Razvoj grafike za temu veb sajta
- Testiranje i otklanjanje grešaka prije objavljivanja sajta
Tokom projekta, klijent vas poziva da uključite video pregled kompanije. Video nije specificiran u okviru projekta i stoga je van dometa.
Dok ste možda zadovoljni radom videa za doplatu, to će zahtevati reviziju obima i procjene troškova i vremena za projekat.
U nedostatku jasnog i dogovorenog dokumenta o obimu, pitanje videa moglo je postati sporno između vašeg tima i predstavnika kupca. Izjava o jasnom obimu vam je omogućila da smanjite situaciju i postupite na promjenu na uredan način.
Dakle, kako odrediti šta je ili nije iz obima? Prvo ćete želeti da objasnite sve detalje projekta koji trenutno znate na osnovu razgovora sa klijentom ili vlasnikom projekta. Zatim ćete želeti da napravite ključne pretpostavke koje će voditi ono što se smatra u ili van dometa.
Pretpostavke
U jednom trenutku u vašem životu verovatno vam je rečeno: "Nikad ne pravite pretpostavke." Međutim, pretpostavke u upravljanju projektima su svakodnevne aktivnosti. Pretpostavke vam pomažu da definišete opseg i rizike i fino podesite procene na vreme i troškove. Naravno, neophodno je dokumentovati i potvrditi vaše pretpostavke.
Smatrajte nešto jednostavno, kao što je stvaranje knjige. Recimo da vaš prijatelj ima ideju za knjigu sa stolom i zatražio je od vas da upravljate projektom. Njegov prvi zahtev je za budžet, tako da on može osigurati finansiranje.
Kako definišete opseg, jasno je da je vaš prijatelj nesiguran po mnogim detaljima, uključujući brojanje stranica, uključivanje slike, stil pokrivanja i težinu papira koji će se koristiti za stranice. Budući da će svi ovi faktori uticati na troškove i složenost proizvodnje, moraćete da napravite pretpostavke o specifikacijama i potvrdite te pretpostavke kao prihvatljive ili neprihvatljive sa svojim prijateljima.
Nakon daljnje diskusije, vaš prijatelj vam kaže da planira da uključi 50 fotografija u knjigu. Možete pretpostaviti svoju pretpostavku na 50 slika ili, očekujući da će se taj broj povećati tokom vremena, možete pretpostaviti da će između 75-90 stranica biti sa slikama.
Možete videti kako pretpostavke direktno utiču na raspored. Na primer, zamislite da vodite projekat u parku koji podrazumeva izgradnju skupa za ljuljanje.
Pri postavljanju vašeg projekta dobijaju se budžet i dodeljeni članovi tima, od kojih je jedan zadužen za materijale. Dok kreirate raspored, pitajte osobu koja je zadužena za materijale kada će cement stići. Ova osoba odgovara da nije siguran kada će cement stići, ali da on veruje da će biti između 1. juna i 10. juna. Dok ste izgradili obim i raspored, pretpostavljate da će cement stići najkasnije do 10. juna. primer pokazuje dve koristi za izradu pretpostavki.
Prva prednost je što pretpostavka primanja cementa najkasnije do 10. juna omogućava vam da planirate aktivnosti koje se oslanjaju na dolazak cementa. Druga korist je što obezbeđuje osobu koja je zadužena za materijale sa rokom za isporuku cementa, a zatim može preneti na svog dobavljača. Nenamjerno je postavio ključni rok za provođenje projekta.
Izrada pretpostavki postavlja odrednice koje se često revidiraju tokom projekta kako bi pomogli projektnom timu da ostane u okviru obima, na vrijeme i unutar budžeta. Ali šta se dešava kada su pretpostavke pogrešne? Ovde je rizik u igri.
Rizik
Jednom kada ste izgradili svoj opseg i identifikovali pretpostavke koje su iza opsega i procena, želeli biste da počnete da procenjujete područja rizika . Rizik je isti u upravljanju projektima kao u stvarnom svetu; to je opasnost ili šansa koja može stvoriti štetu. (Napomena: Institut za upravljanje projektima i PMBOK-ov projektni menadžment za upravljanje projektima nude detaljne definicije rizika i tipova i identifikuju okvir za upravljanje projektnim rizikom.)
Svi projekti sadrže rizik i ako ste projektni menadžer ili vlasnik projekta, nije samo vaša odgovornost da predvidite rizik, već je i vaš posao da komunicirate sa potencijalnim uticajem tih rizika na projektni tim i pripremite se za ublažavanje rizika.
Rizik dolazi u različitim stepenima. Ponekad rizik može značiti samo da će projekat biti malo drugačiji ili da se malo neočekivano okrene. Međutim, u nekim slučajevima rizik može dovesti do katastrofalnih rezultata koji pretvaraju vaš projekat na njegovu glavu.
Hajde da koristimo scenario za igralište iz gore navedenog primera cementa. Jedan od rizika je da cement ne stigne do pretpostavljenog datuma 10. juna. Koji su potencijalni efekti ovog rizika? Sve aktivnosti naslednika koje slede nakon cementiranja cementa odložene su kao rezultat ovog problema.
Rizici mogu biti i pozitivni. Razmotrite uticaj na projekat ako se cement pojavi ranije nego što je predviđeno. Iako ovo izgleda kao pozitivan ishod, i dalje stvara problem za vrijeme i sekvencioniranje svih ostalih koraka u projektu.
Rukovodioci projekta rade sa svojim projektnim timovima za razmišljanje i identifikovanje potencijalnih rizika. Oni proces odvijaju korak dalje i razmatraju potencijalnu težinu rizika i njegovu vjerovatnoću pojave. Štaviše, oni identifikuju one pojedince koji su najpogodniji za identifikovanje kada se rizik pojavljuje i razvijaju dogovorene planove ublažavanja rizika.
Mnoge firme imaju detaljne obrazce o rizicima koje su razvili tokom vremena i iskustva sa drugim projektima. Neke industrije su sastavile profile rizika koje se koriste kao polazna tačka za analizu rizika. Mnoge industrije sprovode vrlo detaljnu statističku analizu za planiranje rizika.
Bottom Line
Termini: opseg, pretpostavke i rizik su važni u svetu upravljanja projektima. Koristite ovaj članak kao polaznu tačku za detaljnije istraživanje ovih i drugih važnih uslova za upravljanje projektima.