Proces razvoja plana outsourcinga
Ali, baš kao što porodice donose različite odluke, korporacije mogu doći do zapanjujućih različitih odluka o outsourcingu. Ne postoji obrazac koji radi za sve firme, ali postoji proces koji sve firme moraju razmotriti:
Realizacija
U prošlosti mnoge korporacije možda nisu ni znale šta je outsourcing. Danas znaju o outsourcing-u, ali ne mogu shvatiti koliko outsourcinga (i outsourcing-like) programa već funkcionišu: Kopirni centri, poštanske sobe, upravljanje objektima, IT, pa čak i delovi korporativnog pravnog odjeljenja . Outsourcing ne može rešiti svaki problem, ali saznanje o prethodnoj generaciji ugovora će identifikovati nove projekte i pružiti vrijedan uvid.
Postavljanje ciljeva
Da biste bili uspešni u kreiranju programa za outsourcing, morate definisati specifične ciljeve, kao što su smanjiti ukupne korporativne troškove za pet odsto, fokusirati se na efikasnost za jednu lokaciju ili samo pogledati funkcije koje se obavljaju u jednoj poslovnoj jedinici.
Ciljevi ne trebaju ogromne detalje. Kako se vaše iskustvo u outsourcingu povećava, definicije će se promeniti.
Učešće
Potrebni su vam učesnici iz mnogih oblasti stručnosti kako biste osigurali doprinos planu, provjerili pretpostavke i pružili stručnu procjenu. Kada se krećete iz opšteg plana na određene projekte, ponavljaćete ovaj proces i kreirajte podgrupe sa još specifičnijim znanjem.
Identifikacija
Sada kada imate ciljeve i stručnjake za identifikaciju i tumačenje informacija, vrijeme je da se identifikuju konkretni projekti za vaš outsourcing program. Svaka firma razvija različite kriterijume, a podstiče se kulturom i finansijskom ili operativnom analizom, ali postoje zajednički kriterijumi na koje biste trebali pogledati:
- Prethodne odluke: Vaša firma je verovatno donela ranije odluke o korišćenju ne-zaposlenih, kao što su privremeni radnici ili uslužni ugovori. Radite sa nabavkama i vašim PMO (Office Management Office) za detalje. Pogledajte kako su se obratili na pitanja na ovoj listi i sastavili ste naučene lekcije.
- Stručnost: Da li vršite funkcije ili proizvodite proizvode bez dovoljno stručnosti, ili imate problema sa zadržavanjem menadžera? Da li sadašnje upravljanje ima plan za rješavanje ovih problema? Ako nije, ovo bi mogao biti dobar outsourcing projekat.
- Kvalitet: Čak i ako funkcija ima ljude sa pravim veštinama i iskusnim menadžerima, možda nećete dobiti nivo usluge koji vam je potreban. Da li menadžer sprovodi ankete kupaca? Šta kupci govore o proizvodima ili uslugama? Razlika u kvalitetu ili nedostatak interesa za usluge klijenata je još jedna zastavu za outsourcing.
- Troškovi: Izuzetno kvalitetan servis nije nužno dobra vrijednost. Kako se troškovi upoređuju sa konkurentima? Da li funkcija proizvodi mesečne izveštaje: jedinični troškovi, operativni troškovi, višegodišnji trendi troškova? Ako ova funkcija ne može da proizvede ove izveštaje, outsourced usluga može obezbediti veću transparentnost u svojim operacijama.
- Skala: Kada pregledate cijelu firmu, napravićete mnogo neočekivanih otkrića. Ostani fokusiran! Jedan veliki projekat je bolji kandidat za outsourcing nego niz manjih projekata. Taj jedinstveni veliki projekat će zahtijevati daleko manje administrativnih i upravljačkih resursa. Držite sveobuhvatnu listu, ali samo izaberite kandidate nego što vam daje veliki uticaj u prvom talasu projekata.
- Sigurnost: Sada imate dobru ideju o potencijalnim projektima. Vreme je da ih filtriramo prema sigurnosnim standardima. Bezbednost je složen i kontroverzan predmet. Različiti standardi važe za različite industrije, a neke firme su sigurnije svjesne od svojih konkurenata. Razumijevati interne i industrijske standarde i ograničiti projekte outsourcinga. Uključite pravnu , informatičku, korporativnu sigurnost, poštovanje (ako se primjenjuje), i bilo koja odjeljenja "rizika" u vašim razgovorima.
- Prioritizacija: Svaka stavka iznad (a možda i druge karakteristike) mora biti postignuta, a zatim svakom projektu treba dodijeliti ukupnu vrijednost "outsourcinga". Nedvosmisleno, biće puno debata o tome koje su karakteristike najvažnije, ako su njihovi rezultati tačni, i ako treba razmotriti druge karakteristike. Nemojte biti iznenađeni ako ovaj proces traje već mesecima ili čak godinama.
- Komunikacija: Dok ste prioritizirali potencijalne projekte, održali ste mnogo sastanaka i razgovarali sa puno ljudi. Očekujete da ove diskusije budu javne informacije u odeljenjima za koje ste ciljali za outsourcing. Uvek pretpostavite da će ove diskusije doći do vašeg broja zaposlenih, često u realnom vremenu. Pažljivo razmišljane korporativne komunikacije moraju biti pripremljene i spremne. Nikad ne dozvoli da glasine postanu bolji izvor informacija od činjenica.
Izvršenje vašeg Outsourcing plana
Na kraju ovog procesa, imat ćete svoj početni plan outsourcinga. Postoji mnogo više koraka kako izvršavate ovaj plan: Potvrđivanje podataka, kreiranje podkomiteta za određene projekte, identifikovanje prodavaca, pokretanje pilota, dodjeljivanje ugovora i tako dalje. Međutim, razvijanje plana vam pruža prve i najvažnije korake.