Stručno pismo i pisanje e-pošte i smernice za formatiranje

Koji je najbolji način da napišete pismo? Da li papirna pisma i dalje rade ili je e-mail bolja opcija? Ne postoji jedan najbolji način komunikacije. U nekim slučajevima ima smisla komunicirati putem e-pošte, u nekim drugim slučajevima možda ćete morati poslati tradicionalna otkucana, štampana i potpisana slova.

Koji ćete izabrati zavisi od toga s kime komunicirate, i svrhe vaše korespondencije. E-pošta je brža i lakša, ali neke poruke e-pošte nikad ne otvaraju i, ovisno o tome kome pišete i zašto pišete, od vas se može tražiti da pošaljete ukucano i potpisano pismo ili da ga pošaljete putem Interneta.

Stručno pismo i uputstvo za pisanje e-pošte

Bez obzira na to kako komunicirate, dobro napisana slova uključuju nekoliko sekcija, ono što uključite u svaki odeljak i način na koji je dokument formatiran zavisiće od toga da li šaljete otkucano slovo ili poruku e-pošte.

Evo uputstava za pisanje pisama i e-mail poruka, uključujući način pisanja, formatiranja i lektura vaših pisama, primjeri različitih tipova poslovnih pisama.

Šta uključiti u pismu ili e-pošti

Ovaj vodič za pisanje pisma uključuje šta treba navesti u svakom dijelu slova, kako se adresirati i potpisati ukucane i e-poštne komunikacije, formate slova i izglede, kao i primjeri i šablone.

Dijelovi pisma

Kontakt informacije
Kako ćete uključiti svoje kontakt informacije bit će različit na osnovu načina na koji šaljete vaše pismo. Kada pošaljete e-poruku, vaše kontakt informacije će biti na kraju poruke umesto na vrhu stranice.

Evo šta treba uključiti i uzorke za obe tipke i e-poštu.

Primeri pozdravljanja
Pozdravlja se pozdravni deo vašeg pisma. Evo spiska primjera pozdravnih slova koje dobro funkcionišu za profesionalnu korespondenciju.

Telo pisma

Telo vašeg pisma uključiće nekoliko paragrafa.

Prvi paragraf bi trebao uključiti uvod i kratko objašnjenje razloga za pisanje. Drugi paragraf (i svi sledeći stavovi) trebaju dodatno objasniti razloge za pisanje. Poslednji paragraf bi trebao zatražiti akciju od čitača, ako nešto zatražite ili navedete kako ćete pratiti.

Budite sigurni da je svrha vašeg pisma jasna. Čitač će morati znati šta tražite i kako vam mogu pomoći. Ili, ako nudite usluge ili pomoć koju možete da pružite čitaocu.

Zatvaranje
Pismo je zatvoreno sa izrazom "Srdačan pozdrav" ili "S poštovanjem", a nakon toga sledi zapeta, a zatim vaš potpis ako šaljete otkucano slovo. Ako šaljete e-poruku, jednostavno upišite svoje ime nakon zatvaranja. Evo liste primera za zatvaranje slova koje su prikladne za korespondenciju o poslovanju i zapošljavanju.

Potpis

Završni dodir vašeg pisma je vaš potpis, koji će, u poruci e-pošte, uključiti vaše kontakt informacije.

Kako uputiti pismo
Važno je obratiti se osobi koju pišete formalno, osim ako ih dobro ne poznajete. Evo kako uputiti pismo uključujući generičke informacije koje možete koristiti ako nemate osobu za kontakt u kompaniji.

Formatiranje vaše korespondencije

Sada kada imate sve informacije koje trebate uključiti, pregledajte standardni format koji ćete koristiti za pisma i e-poruke:

Smjernice za pisanje pisama

Sledeći korak je poliranje vašeg slova, tako da ima puno prostora između paragrafa i vrha i dna stranice. Takođe ćete želeti da izaberete čitljiv, profesionalan stil i veličinu fonta. Ono što kažete zavisiće od razloga koji pišete, zato obavezno prilagodite vaše pismo kako bi odgovaralo vašoj ličnoj i profesionalnoj situaciji.

Evo korak po korak vodiči za pisanje raznih vrsta slova, uključujući margine stranice, fontove, razmake i detalje o tome šta treba uključiti, zajedno sa primerima svake od njih.

Primeri i šabloni

Korišćenje predložaka je odličan način započinjanja vlastite pisma ili e-pošte jer počinjete sa osnovnim formatom. Jednostavno popunite svoje podatke u odgovarajućem delu pisma.

Gledanje primera je takođe korisno jer ćete dobiti ideje o tome šta da kažete u svojoj korespondenciji.

Pisma uzorci
Uzorci pisma, uključujući poslovna pisma, naslovna pisma, intervju zahvaljujući pismima, pismima za praćenje, pisama o prihvatanju posla i odbijanju, pisama o otkazivanju, slovima za uvažavanje, poslovnim slovima i još većim brojevima uzoraka i šablona.

Primjeri e-pošte
Primjer zapošljavanja, traženja posla i primjedbi e-pošte za poslovnu e-poštu, plus šablone e-pošte, primjeri primljenih poruka i linije predmeta, pozdravi i primjeri potpisa.

Proofread i Provera pravopisa

Konačno, pre nego što odštampate ili otpremite vaše pismo ili pošaljete svoju e-poruku, provjeru pravopisa, gramatičku proveru i lektoriranje. Savet za osiguranje da nema grešaka je da ga glasno pročitate. Možda ćete primetiti greške koje niste uhvatili da pregledate tako što ćete je potražiti.

Povezani članci: Pozdravi pisama i pozdravi