Kako pisati poslovno pismo

Copyright Thodonal / iStockPhoto

Da li treba da napišete poslovno pismo? Nisam siguran u vezi sa najboljim izgledom koji treba koristiti ili šta treba uključiti u vaše pismo? Važno je da sva poslovna pisma koja ste napisali su ispravno oblikovana i profesionalna po izgledu.

Kada pišete budućim poslodavcima, kolegama, profesionalnim i poslovnim vezama, izgled vašeg pisma je gotovo toliko važan koliko i ono što pišete.

Ako slovo nije pravilno formatirano, nema dovoljno prostora između paragrafa i koristi netradični stil ili veličinu fonta, može se slabo odraziti na vas.

Smernice za pisanje poslovnog pisma

Evo uputstava za pisanje poslovnog pisma, tako da sva vaša korespondencija daje najbolji utisak.

Margine
Margine poslovnog pisma bi trebalo da budu oko 1 ", što daje vašem profesionalnom pismu nezahtevan izgled. Trebali biste poravnati tekst levo, to je većina dokumenata koji su poravnati, tako da će vaše pismo pročitati.

Razmak slova
Ostavljanjem prostora u vašem pismu stvara jasan, nezahtevan i lako čitljiv izgled koji će čitatelj ceniti. Vaše pismo bi trebalo da bude u bloku: čitavo slovo treba poravnati sa levo i jednosmjerno, osim za dvostruki razmak između paragrafa.

Veličina slova
Tradicionalna veličina fonta za profesionalno pismo je 12. Font mora biti Times New Roman ili Arial. Međutim, ako koristite memorandum, slovo glasa može biti u različitoj veličini i stilu fonta.

Font Style
Ne postoji potreba za upotrebom različitih stilova unutar profesionalnog pisma.

Koristite uniformni font (kôd za knjižare kao što je Times New Roman ili Arial) i izbegavajte podvlačenje, kurzivu ili bolding. Međutim, ako koristite memorandum, slovo glasa može biti u drugačijem stilu fonta.

Tekst pisma
Tekst poslovnog pisma treba da bude čist i čitljiv. Izbegavajte pisanje pisma u jednom velikom tekstu.

Prebacite svoj tekst na nekoliko konciznih paragrafa. Ovi stavovi trebaju biti usaglašeni sa leve strane; ovo omogućava lakše čitanje. Kada završite sa pismom, pitajte nekog drugog da vam pročita. Neka kratko pogledaju na pismo. Ima li previše teksta na stranici? Da li je lako videti različite paragrafe?

Kontakt informacije
Prvi deo vašeg pisma treba da sadrži vaše kontakt informacije i kontakt informacije osobe koju pišete. Takođe uključite datum koji pišete na vrhu vašeg pisma.

Pismo pozdravi
Osim ako ne znate čitaoca dobro i obično ih obraćate svojim imenom, trebalo bi da uključite lični naziv i puno ime osobe u pozdrav (npr. "Dragi gospodine Džejms Franklin"). Ako niste sigurni u ime čitaoca, uključite njegovu ili njenu titulu (npr. "Dragi izvršni direktor marketinga"). Ako niste sigurni o polu čitaoca, jednostavno navedite svoje puno ime i izbjegavajte lični naslov (npr. "Dragi Jamie Smith"). Ako niste sigurni o polu, imenu i naslovu čitaoca, jednostavno pišite: " Kome može biti zabrinutost ." Ostavite jednu praznu liniju nakon pozdravljanja.

Stavovi slova
Stavovi stručnog pisma trebali bi biti relativno koncizni.

Prvi paragraf može uključiti kratko prijateljsko otvaranje i kratko objašnjenje vašeg razloga za pisanje. Drugi paragraf (i svaki sledeći pasus) treba da proširi vašu priču o pisanju. Poslednji paragraf bi trebao ponoviti razlog za pisanje i, ako je primjenjivo, navedite svoj plan akcije (ili tražite neku vrstu postupka koje treba preduzeti čitatelj).

Zatvaranje
Kada pišete poslovno pismo ili email poruku važno je da zatvorite svoje pismo na profesionalan način, tako da ste pismo, u potpunosti, dobro napisano i profesionalno.

Potpis
Kada šaljete papirno slovo, završite slovo svojim potpisom, rukom pisanom, a zatim upišite vaše uneto ime. Ako je ovo email, jednostavno uključite svoje uneto ime.

Napokon, ne zaboravite da proverite pravopis i ispravite svoje pismo pre nego što ga pošaljete.

Opet, zamolite člana porodice, prijatelja ili kolege da ga pregleda za vas. Uvek je dobro za još par očiju da pogledate, jer je teško uhvatiti sopstvene greške.

Business Letter Format
Pregledajte formatirano poslovno pismo s informacijama o tome šta treba uključiti u svaki dio vašeg pisma.

Primeri poslovnog pisma
Primjeri poslovnog pisma za razne poslovne, profesionalne i zapošljavanje korespondencije, uključujući uzorke i šablone pisma i e-poruka.