Pisanje efikasnog, sjajnog poslovnog pisma može biti jednostavan zadatak, sve dok se pridržavate postavljenih pravila za izgled i jezik. Shvatite da vaš primalac redovno čita znatnu količinu dopisivanja i favorizuje dobro izvrsena slova bez grešaka u pisanju i gramatičkim greškama. Dobro pravilo je da ga dvostruko proverite i zatim pregledajte kolega kako biste osigurali da se ništa ne propusti.
Odjeljak poslovnog pisma
Svaki dio vašeg pisma treba da se pridržava odgovarajućeg formata, počevši od vaših kontakt informacija i podataka o vašim primaocima; pozdravljanje; telo pisma; zatvaranje; i konačno, vaš potpis.
Business Letter Format
Ispod je tradicionalni format poslovnog pisma, sa savjetima o tome kako to okvirirati na osnovu vašeg odnosa s čitačem i koji je vaš željeni ishod.
Vaše kontakt informacije :
Tvoje ime
Vaša adresa
Vaš telefonski broj
Tvoja e-mail adresa
Datum
Kontakt informacije primaoca:
Njihovo ime
Njihov naslov
Njihova kompanija
Adresa kompanije
Pozdrav :
- Koristite " Kome može biti zabrinutost ", ako niste sigurni kome se obratite.
- Koristite formalnu pozdravu "Poštovani gospodine / gospođo / dr. [Prezime], "ako ne znate primaoca.
- Koristite "Dragi [Ime]", samo ako imate neformalni odnos sa primaocem.
Tijelo
Osnove za formatiranje:
- Koristite pojedinačne linije sa dodatnim razmakom između svakog od paragrafa, posle pozdravljanja i iznad zatvaranja.
- Leva opravdati vaše slovo (prema levoj margini).
Udari pravi ton:
Objasnite svrhu vašeg pisma putem jednostavnog i ciljanog jezika, zadržavajući kratak tekst u paragrafu. Možete početi sa: "Pišem u vezi sa ..." i odatle, komunicirajte samo ono što vam treba reći.
Sledeći paragrafi treba da sadrže informacije koje pružaju vašem čitaocu puno razumevanje vašeg cilja, ali izbjegavajte meandrične rečenice i nepotrebno dugačke reči. Opet, držite ga saglasno da održite svoju pažnju.
Ako je vaša namjera da ubedite primaoca - da uložite novac, da date referencu, unajmite vas, partner sa vama ili da rešite problem - napravite ubedljiv slučaj za uzrok. Ako, na primer, želite da čitatelj sponzorira dobrotvorni događaj, identifikuje bilo koje preklapanje sa filantropskim ciljevima svoje kompanije. Uvjerite čitaoca koji će vam pomoći da budete obostrano korisni, a vi ćete povećati svoje šanse za dobijanje svoje podrške.
Zadržavajte svoj paragraf na dve rečenice. Jednostavno ponovite svoj razlog pisanja i zahvalite čitatelju za razmatranje vašeg zahteva.
Besplatna zatvaranja :
Neke dobre opcije za zatvaranje uključuju:
- S poštovanjem,
- S poštovanjem,
- Srdačno,
- S poštovanjem,
Ako je vaše pismo manje formalno, razmislite o korišćenju:
- Sve najbolje,
- Najbolje,
- Hvala ti,
- S poštovanjem,
Potpis:
Napišite svoj potpis samo ispod vašeg zatvaranja i ostavite četiri jedinstvena razmaka između zatvaranja i Vaše upisano puno ime, naslov, broj telefona, adresu e-pošte i bilo koje druge informacije o kontaktu koje želite uključiti. Koristite format ispod:
Vaš rukom pisani potpis
Upisano puno ime
Naslov
Slanje poslovnog pisma e-pošte
Ako šaljete pismo e-pošte, vaš potpis će biti malo drugačiji . Umesto da uključite svoje kontakt informacije u naslovu pisma, navedite ga ispod vašeg potpisa. Na primjer:
S poštovanjem,
Ime prezime
Naslov
Vaša adresa
Vaš telefonski broj
Tvoja e-mail adresa
Uključite temu o kojoj pišete u predmetnoj liniji e-pošte, tako da je čitatelj jasno zašto šaljete poruku.
Saveti za pisanje poslovnog pisma
Detaljne savete možete pronaći u ovim uputstvima kako napisati pismo , uključujući biranje fonta, biranje margina i ispravno formatiranje vašeg slova.
Uvek je korisno pogledati primere kako biste dobili ideje za svoju korespondenciju. Uzorci sa pismom za pregled pisma , uključujući pisma sa pismima, intervju zahvaljujući pismima, pismima za praćenje, prihvatanjem posla i odbijanjem slova, ostavničkim slovima, slovima za apresijaciju i više poslovnih uzoraka i pisama u vezi s poslom.