Zašto želite poslati profesionalnu e-poštu? Postoji više razloga. Možete poslati svoje dopis potencijalnom poslodavcu, pismo zahvalnice kolegi koji se složio da bude referenca, pismo ostavke vašem sadašnjem šefu ili zahtjev za preporukom.
Možda imate druge razloge za slanje ne-ličnih e-poruka, a zapravo je dobra ideja da se osigurajte da je vaša email adresa organizovana i profesionalna. Evo šta ćete uključiti u svoje poruke, šta ne uključiti, i kako zatvoriti, potpisati i slati e-poruke.
Profesionalne smernice za e-poštu
Pregledajte ove korake kako biste napisali visokokvalitetnu profesionalnu e-poštu i uvek ćete napraviti sjajan utisak na primaoca:
- Predmetna linija: Linija predmeta bi trebala ukratko preneti svrhu pisanja. Vaša linija predmeta može biti jednostavna kao "Hvala" ili "Zahtev za preporuku."
- Pozdrav: čak i ako pišete veoma kratku e-poštu, uključite pozdrav. Ako znate ime osobe, uključite je. Osim ako niste u ime prvog imena sa osobom, nazovite ih po njihovom naslovu.
- Dužina: Čuvajte svoju e-poštu što je moguće jednako konciznijom. Ljudi imaju tendenciju da skuvaju dugačke e-poruke, tako da sadrže samo osnovne informacije.
- Stil fonta: Izbjegavajte ukrasne, razigrane ili obojene fontove; ovo jednostavno odvlači primaoca iz vaše stvarne poruke. Izbjegavajte previše korištenje bolda i kurzivu, što čini da e-mail izgleda pretjerano. Ne pišite ni sa svim velikim slovima; ovo se javlja kao ljut ili preuveličano u e-pošti.
- Emoticons: Ne uključujte emotikone u profesionalnu e-poštu; spasite ih za ličnu prepisku.
- Pravopis i gramatika: Samo zato što pišete e-poštu ne znači da bi trebalo biti neujednačen u vezi sa pravopisom i gramatikom. Pažljivo uredite e-poštu pre slanja. Poruka o grešci govori primaocu da se vaš e-mail treba ozbiljno shvatiti.
- Zatvaranje: Odjavite se s kratkim "Hvala", "Najboljem" ili drugim jednostavnim slanjem, a zatim i svojim imenom. Većina naloga e-pošte vam omogućuje da unesete potpis sa svojim imenom, naslovom i kontaktima u svaki e-mail. Ovo je sjajan način da svaka prepiska bude profesionalnija.
Dodatni saveti za savet e-pošte za profesionalne poruke
Kada upišete e-poštu, prođite kroz sve ove korake pre nego što kliknete na dugme "pošalji":
- Uverite se da je vaša poruka završena: dvostruka provjera da biste se uverili da je linija Subject vašeg e-pošte popunjena, da ste uneli potpis , šaljete poruku ispravnom kontakt osobi, a popunili ste polje Ukaz da biste poslali kopirajte sami, tako da imate evidenciju poruke e-pošte.
- Dokaz o vašoj e-mail poruci: Pre nego što pogodite pošaljite, takođe proverite da li ste proverili pravopis i proverili gramatiku i kapitalizaciju. Oni su jednako važni u prepisku za traženje posla putem e-pošte, jer su u papirnom pismu.
- Pošaljite poruku e-pošte za test: Pre nego što pošaljete e-poštu, prvo pošaljite poruku sebi da biste proverili da li formatiranje funkcioniše i da ništa ne izgleda. Ako sve izgleda dobro, nastavite i pošaljite e-poštu kompaniji ili osobi kojoj kontaktirate.
- Pošaljite kopiju poruke e-pošte sebi: Koristite polje Bcc da biste poslali kopiju poruke e-pošte sebi, tako da imate zapis o tome kada ste poslali poruku i kome ste je poslali. Takve informacije možete naći iu poslatom fascikli.
- File Your Copies: Sa velikim brojem programa za e-poštu možete poslati foldere kako biste lakše pronašli važne prošlosti e-pošte. Podesite fasciklu za sva vaša e-pošta za pretraživanje posla i podesite kopije e-poruke koje šaljete u fasciklu za traženje posla.
Provjerite e-poštu redovno
Vreme je esencijalno kada tražite posao, pa je važno da redovno i često proveravate svoj e-mail, kako ne biste propustili ni važne prilike. U najmanju ruku, provjerite svoju e-poruku ujutru i tokom ranog popodneva, tako da ćete imati vremena da blagovremeno odgovorite na poruke koje primate.
Ovih dana, posedovanje pametnog telefona može vam olakšati provjeru vaših e-pošta gdje god da idete i kad god želite - više ne lebde preko vašeg računara. Zapravo, možete dobiti obaveštenja za nove e-poruke, tako da ih možete pročitati čim hitnu poštu.