Čist ili neuredan nije bitan. Efektivno.
Problem nije u tome što je vaš stol grdo. Problem je u tome što se važne stvari izgube. Ili se pokopava novim materijalom koji dolazi ili je u novom materijalu, ali se ne primećuje.
Kao rezultat toga, vi trošite previše vremena na stvari koje su jednostavno hitne, a ne na one koje su važne.
Kada vaš šef želi da zna koliko brzo može imati taj izveštaj za potpredsednika , ne želite da joj kažete da niste primetili belešku koju je poslao da zatražite izveštaj. Niti će vam šef biti oduševljen čuti kako je raspored za novu liniju proizvoda kasno jer ste ga ostavili na stranu i pokrivali ste i zaboravili na to.
Neki ljudi će vam reći da je najbolji način da se reši ovaj problem čisti stol. Drugi kažu da je nered u redu. Ko je u pravu? Niti. I oboje.
Zatamnjeni stol, zamagljeni um
Ne tako davno, postojao je popularan izraz "preplavljen sto je znak preplavljenog uma". Taj izraz doveo je do cele industrije koja je imala za cilj da pomogne poslovnim rukovodiocima da očiste svoje desktope kao znak njihove mentalne oštrine.
Nema sumnje da ste videli filmove u kojima gazda sedi u njegovoj kancelariji na vrhu nebodera u centru grada.
Sedi iza staklenog stola bez fioka. Jedini ukrasi su impresivna olovka za potpisivanje važnih dokumenata i telefon ili interfon, tako da on može da izdaje naređenja.
S druge strane...
Mnogi ljudi ne vide ništa loše sa gomilom papira koji pokrivaju radnu površinu, čak i prelazeći na sedišta za sedenje i kancelarijski pod.
Citiraju izjave kao da je "pretrpan stol je znak genija", a "gipsani sto je samo znak neurednog stola."
Svi znamo ko je taj sto na taj način. Ne vidite kako oni mogu čak reći da li je radna površina metal ili drvo. Ipak, kada ih nešto pitate, odlaze desno na gomilu, listaju kroz 2 ili 3 listove i izvlače ono što ste tražili.
Šta radi za vas
Obe strane su tačne. Pitanje nije tačno. Pitanje je koje će vam učiniti efikasnijim. Postoji nekoliko osnovnih smernica koje se odnose na oba pristupa, ali ključ je raditi na način koji vam omogućava da budete najefikasniji. Skoro svi moraju da se reše nekih nereda na stolu, ali bez ikakvog sadržaja na vašem stolu u bilo kom trenutku neće raditi za mnoge od nas.
Mnogi ljudi rade na nekoliko projekata istovremeno (ili gotovo istovremeno). Kreativni tipovi osjećaju potrebu za inspiracijom koja ih okružuje. Orijentisani pojedinci trebaju zapremine referentnog materijala koji su blizu pri ruci. Neki ljudi osjećaju da ih gomila posla čine zauzete i time ih drže sigurnije u vrijeme otpuštanja . Drugi smatraju da je čista stolica pokazala koliko su efikasni u obavljanju posla.
Važno je učiniti ono što radi za vas.
Kako srušiti čudovište
Bez obzira da li idete na sterilnu staklenu površinu ili jednostavno želite da napravite malo više naloga ka haosu na radnoj površini, postoje nekoliko osnovnih smernica:
- Stvarno želiš da se popraviš.
Ne preporučujem stvarno ozbiljan pristup koji neki čine. Nažalost, to ostavlja izgovore da bude previše lako za sebe. Ovaj pokušaj da vaš radni sto bude manje opterećen i efikasniji zavisi od toga da li se ozbiljno trudite. - Držite, bacite se ili pomerite.
Pronađite tri kontejnere. Označite najmanji "zadrži". Označite najveće "bacanje". Napravite još jedan kontejner označen kao "potez". Stvarno vitalne stvari će ići u vaš kontejner koji će se sortirati kasnije. Sve što želite da odnesete kući ili da odete, ide u kontejner "poteza". Sve ostalo ide u posudu. (Idealno je da će vaš kontejner za smeće biti dva dela, jedan deo će biti uklonjen, drugi će biti proizvodi od papira koji se mogu reciklirati.)
- Počnite sa najstarijim.
Možete ih reći gledajući ih koja je gomila najstarija. Obično je najdalje od vaše stolice. Biće najlakše baciti predmete sa ove gomile. - Ocenite svaki komad samo jednom
Pogledajte svaku stavku na gomili. Odlučite u koji kontejner će se uključiti. Ne možete ga vratiti na svoj sto za kasnije, već morate odlučiti. Stavite sve u jednu od tri kontejnera. Ne postoji druga opcija. - Pitaj ovo ...
Prvo pitanje je "Da li imam ovo negde drugde, ili mogu da ga dobijem od nekoga?" Ako imate kopiju u svojoj e-poruci, u izveštaju ili na stolu osobe koja je pripremila analizu tržišta itd., Ne morate da zadržite drugu kopiju. Baci ga. Onda pitajte "zašto mi treba ovo?" Ako je odgovor a) da preduzmete akciju na njoj, b) da uradite nešto uz to kada dobijem više informacija od nekoga, ili c) da se pozovem kao što radim drugi posao, stavite ga u držanje kupa. (Nakon što se oslobodite nereda, ponovo ćete sortirati svoju gomilu za sve tri kategorije, zato ih slobodno odvojite sada, a kasnije ćete uštedjeti vrijeme.) Ako je vaš odgovor bio nešto drugo, baci to sredstvo. - Budite bezobzirni. Budi hrabar.
Dok napredujete kroz svaku gomilu, približavajući se bliskim stvarima koje su upravo stigle, budite nemilosrdni u svojim odlukama. Ne uzimajte zarobljenike. Ako je stvarno ne treba, baci ga. I budite hrabri. Nemojte se čuditi nečim samo zato što bi vas neko možda jednom pitao nešto o tome. Nemojte graditi tvrđavu papira da biste se zaštitili.
Upravljajte problemom
Vaša radna površina ne mora da bude sterilna i potpuno lišena papira, iako to može biti ako to pomaže. Vaš cilj je da organizujete svoju radnu površinu tako da maksimizira vašu efikasnost. Ako to znači još nekoliko gomila na vašem stolu od osobe pored vrata, to je u redu - pod uslovom da sve što držite pomaže vam da ostvarite svoj cilj povećane efikasnosti .