Unos podataka u ovim vremenskim listovima, obično od strane osoblja u kreativnom odjelu , evidentira satove koji su potrošeni na svakom dijelu projekta.
To ne znači samo kreiranje kampanje, već početni informativni sastanak , prezentacija klijenta, pa čak i vrijeme provedeno u staze i produkcijske studije. Samo dobivanjem jasne slike o načinu na koji se vrijeme troši može agencija efikasno da se bavi opterećenjem posla, aranžmanom za plaćanje klijenta i načinom raspodele vremena između timova.
Timesheet na kratko
U ranim danima oglašavanja, kao i toliko zadataka iz tog vremena, vreme je bilo ručno snimljeno na papiru sa olovkama i olovkama (i puno brisanje). Ovih dana vreme se unosi u računar ili tablet koristeći sofisticirani deo softvera koji može izvlačiti izvještaje o svim varijetetima. Većina prodavnica ima veoma sličan obrazac koji uključuje:
- Broj posla
- Klijent
- Zadatak je u ruci
- Svako i sve dodijeljeno osoblje
- Datum i broj sati rada
- Cijena po satu
- Prekovremeno
Kada započne projekat za klijenta, menadžer računa ili menadžer saobraćaja otvaraće broj posla i počinje da prati časove.
Ovi se obično podudaraju sa prijedlogom ili ponudom koja se daje klijentu i biće podeljena na sate koje provode prije svega u: istraživanju, planiranju i strategiji, kreativnom razvoju, proizvodnji i upravljanju projektima.
Ako sve ide u plan, stvarni sati provedeni na projektu će se lepo povezati sa procjenom, ali to obično nije slučaj.
Kreativni razvoj često jede više vremena od bilo kog drugog dijela procesa, zbog promjene u pravcu, povratnim informacijama klijenata ili nemogućnosti da se sruši. Ovo može postati tačka suprotstavljanja klijentu jer ne žele da troše mnogo dodatnog novca u kreativno vreme, jer kreativno odeljenje ima problema sa identifikovanjem rješenja.
Međutim, vremenski list mora biti ispravno popunjen kako bi pratio to vrijeme i pokazao klijentu kako je potrošen novac i kako je agencija funkcionisala. To je dobar način da vidite da li su neki projekti previše radno-intenzivni da bi ostvarili dobit, ili ako su drugi tako unosni da bi zaslužili investiranje u taj klijent za dalji rad. I na kratko, to je uloga vremenskog lista.
The Pros Timesheets
Evo zašto su vremenski listovi oružje bilo koje agencije:
- Novac - Vremenski listovi pokazuju agenciju (čak i kod kuće) koliko je sati zabilježeno za svaki dio svake kampanje. Jednostavno je onda videti da li je klijentovo zadržavanje vrijedno, ili ako je vrijeme da se klijent postavi po projektu po projektu. Sa in-house agencijom, to vreme možda ne vodi direktno na račune, ali pokazuje menadžment kako efikasno koriste vreme kreativnog odeljenja. Ako se otkrije, troši 90% svog vremena samo na jedan aspekt posla, što može stvoriti neke crvene zastavice.
- Transparentnost - Ako se vremenski listovi ispravno rade, lako je videti gde stvari rade glatko, i gde se usko grlo ili neefikasnost kreću. Zašto jedan copywriter troši pola vremena na jedan klijent od drugog? Ako je potrebno više kreativnih sredstava, brzi pregled vremenskog lista će videti da li je odjeljenje preopterećeno.
- Posvećenost i odgovornost - većina klijenata očekuje da se određeni dio sati troši na projekat. Ako ne vjeruju da je određena količina napora stavljena na posao, vremenski listovi mogu pružiti podatke da kažu drugačije. To je takođe način da se nekim klijentima prikaže koliko vrijednost dobija od agencije.
- Analiza - prošlog učinka je često dobar pokazatelj budućnosti. Ako klijent sisaju život iz agencije i čine ga pakao svima, podaci iz vremenskih listova mogu pokazati da li je vrijedno zadržati taj klijent okolo, ili ako je vrijeme da ih pustimo. Na drugoj strani jednačine, on može pokazati agenciji profitabilnost nekih klijenata, za koje je potrebno minimalno kreativan rad i napor, ali maksimalni povraćaj investicije.
Zbunjenost Timesheetsa
Sa svim tim plus bodovima, u čemu je problem? Pa, postoji razlog zbog kojeg su vremenski listovi općenito zanemareni skoro svi osim crunchersa agencije:
- Vreme - Mnogi ljudi u agencijama, posebno u kreativnim odeljenjima, ne žele da posvete svoje vreme administraciji. Kao kreativan, može biti štetno da se odvojite od velikog kreativnog oluje da popunite satima. Mnogi menadžeri računa imaju iste probleme. Ironično je, ali vrijeme za vremenske intervale retko se raspoređuje.
- Greške - ovo ide direktno do prve tačke. Mnogi kreativci će ostaviti liste vremena do poslednjeg minuta pre kraja izveštaja o obračunu za mesec. To znači da tačnost vremenskog reda ide od dobrog do užasnog. Teško je zapamtiti koliko ste minuta pre jednog dana radili na jednom poslu, tako da je često dio nagađanja. Ako su svi časopisi pogađani, to ih čini skoro beskorisnim.
- Slab fokus - Vreme nije odličan pokazatelj odličnog oglašavanja. Jedna radnja bi mogla da potroši 40 sati i ne proizvodi ništa od napomene, drugi bi mogao raditi 10 i proizvoditi remek-delo. Vremenski listovi ne beleže kvalitet razmišljanja, samo vrijeme provedeno u tome.
Budućnost časopisa
Vremenski listovi su ovde da ostanu, a moraju se uraditi ručno. Automatsko praćenje vremena ne radi, jer zahteva ručno pokretanje i zaustavljanje. Ako zaboravite da započnete sat, gubite satima. Zaboravite da ga zaustavite i neki siromašni klijent se naplaćuje za časove rada koji su potrošeni na drugi projekat. To, pak, može dovesti do problema (pa čak i tužbi) sa prekomernim zbrinjavanjem i gubitka vrednog klijenta.
Jedini način da se garantuje dobro praćenje vremena je da insistiraju da svi u agenciji ažuriraju dnevne listove najmanje dva puta dnevno, jednom pre ručka, a zatim ponovo pre nego što odu kući. Ako se to uradi, vremenski listovi će biti tačni i korisni. A ako to nije urađeno, agencije bi trebalo da postanu kreativne sa motivacijom. Nađite način da podstaknete proces praćenja vremena.
Dajte zaposlenima koji drže tačan zapis svog vremena nedeljni bonus ili nekoliko sati u petak. To može izgledati kao gubljenje vremena i novca, ali tačni vremenski listovi mogu biti vredniji mnogo više od agencije nego nekoliko stotina dolara ovde ili tamo svake nedjelje.