Kao supervizor, jedan od najvećih načina na koji sponzor projekta podržava menadžer projekta je rešavanje problema samo sa nekim ko ima organizacionu snagu sponzora projekta.
Kada se rukovodioci projekta suočavaju sa problemima, samo sponzori projekta mogu da reše, evo stvari koje menadžeri projekta treba da rade.
Izduvne sve druge opcije
Sponzori projekta imaju tendenciju da budu na organizacionom nivou gde je većina odluka teška, jer ako je odluka jednostavna, donosi se na nižim nivoima. Ponekad moraju donijeti teške odluke sa ograničenim informacijama.
Kao menadžer projekta, morate biti sigurni da ste iskoristili sve druge opcije za rješavanje vašeg problema prije nego što odete do sponzora projekta. Recimo, recimo, da imate člana projektnog tima koji ne ispunjava svoje obaveze. Pre nego što pokrenete ovo pitanje sponzoru projekta, pokušajte da rešite pitanje jedan na jedan sa članom projektnog tima. Kada to ne uspije, idite kod supervizora člana tima. Kada to ne uspije riješiti problem, problem možete pokrenuti sponzoru projekta. Iskoristili ste opcije za rešavanje problema odozdo prema gore.
Sada, sponzor projekta može raditi na ovom pitanju odozgo nadole. Sponzor projekta treba da razradi problem sa svojim vršnjakom i obavesti vas o njihovom dogovorenom postupku.
Poslednja stvar koju želite da učinite je da sponzor projekta podnese rezoluciju koju ste mogli da implementirate pod vlastitim autoritetom bez ikakve pomoći.
Ponekad se to dogodi. Svi greške. Naučite se iz ovih situacija kada se dogode, a vi ćete biti bolji projektni menadžer za to. Slijedeći put kada se pojavljuje slična situacija, bolje ćete to raditi nego ranije.
Budite specifični za ono što vam je potrebno
Dok su sponzori projekta navikli da rade iz nepotpunih informacija, menadžer projekta ne bi trebalo da ostavlja relevantne informacije. Važno je da sponzor projekta ima kontekst za situaciju kojoj mu je potrebna pažnja.
Kada sponzor projekta ima odgovarajući kontekst za odluku, budite specifični o tome šta vam je potrebno od sponzora. Da li vam je potreban pravac kako nastaviti? Da li vam je potrebno ovlašćenje da preduzmete konkretnu akciju? Da li vam je potreban problem rešen? Da li vam trebaju izvori koji ne možete sami dobiti?
Ako niste precizno razmišljali o tome šta vam je potrebno, možda ćete doći do odluke o tome šta vam treba, ali saznajte kasnije da ste grešili. Razmislite o problemu pre nego što ga prenesete sponzoru kako biste smanjili rizik od gubljenja vremena jedni druge.
Zadržite vaš zahtev
Sponzori projekta su zauzeti ljudima. Bezbroj pitanja izbacuju na svoje rasporede koje sisaju svoje vreme.
Kada menadžer projekta ima istinsku potrebu za vremenom sponzora projekta, ovo nije loša stvar ili upad u vreme sponzora.
Vreme provedeno sa rukovodiocem projekta i sponzora projekta trebalo bi da bude visoko produktivno. Držite svoj zahtev fokusiran tako da koristite samo toliko vremena svog sponzora koliko je potrebno.
Pošto vaš sponzor doživljava produktivno vrijeme jednom sa sobom, on ili ona će se raduje vašim sastancima. Ljudi na visokim nivoima organizacija često provode svoje vrijeme na neproduktivnim sastancima kojima moraju prisustvovati. Učestvovanje na produktivnom sastanku moglo bi biti promjena tempiranja vašeg sponzora projekta.