Kada projektni timovi rade dobro , oni mogu mnogo učiniti. Sve dok menadžer projekta ima dobar projektni plan i članove tima koji žele da rade zajedno, stvari obično rade glatko. Dobijaju se neophodni resursi, ispunjavaju se rokovi, a kvalitet je, u najmanju ruku, prihvatljiv.
Kada članovi tima ne izvršavaju dogovorene norme i standarde, ugrožavaju se vremenski rokovi, kvalitet i budžet projekta. S vremena na vreme se dešavaju loše performanse na projektima. Kada to uradi, rukovodioci projekta moraju se brzo i efikasno baviti time što će smanjiti štetu koju ona ima u projektu. Nezadovoljavajuće loše performanse se ne uklanja samostalno.
Važno je pratiti korake u redosledu koji su predstavljeni sve dok se problem performansi ne riješi. Kada se performanse poboljšaju, menadžer projekta više ne mora da prati korake. Ako se problem ponovo pojavi, rukovodilac projekta može izabrati da počne sa koracima ili pokupi tamo gde je on ili ona stao. Rukovodilac projekta mora da koristi profesionalnu procenu kako bi odlučio koji tok akcije treba preduzeti. Može biti neophodno savjetovanje od sponzora projekta .
01 Obraćajte se direktno članu tima
Ponekad ljudi ne znaju da rade loše i treba im reći. Većina ljudi želi da reši istinske probleme kada su poznati. Da li biste želeli da znate da li ne ispunjavate razumna očekivanja kolege?
Dogovorite se kako će vas dvoje nastaviti. Obojica će možda morati da se obavezuju kako će se ponašati u budućnosti. Na primjer, možda ćete morati biti precizniji u komuniciranju o onome što očekujete, a član tima možda će morati postaviti pitanja koja će razjasniti kada ne razume šta se očekuje. Promjenjujete svoje ponašanje, potičete dobre volje od člana tima prema vama.
02 Dajte članu tima mogućnost ispravljanja ponašanja
Jednom kada član tima zna za svoje ili njeno ponašanje, dajte mu ili joj priliku da je ispravi. Dok se krećete napred sa projektom, potražite načine za uspostavljanje člana tima za uspeh. Na primjer, ako ste razgovarali o nedostajućim rokovima članova tima, prijavite se sa članom tima prije njegovog sljedećeg roka da vidite da li možete nešto učiniti kako biste mu pomogli u narednom roku.
03 Eskalirati problem nadređenom članu tima
Ako pokušavate da rešite problem između vas dvojice ne funkcioniše, sledeći korak je eskalirati problem nadređenom članu tima. Kada odete do supervizora, objasnite problem performansi i navedite korake koje ste preduzeli da biste je riješili. Ako ste uložili dobru vera da sami upravljate situacijom, većina supervizora će vam pomoći.
04 Ponovo, dajte članu tima mogućnost ispravljanja ponašanja
Nakon što je nadzorni član tima upoznao problem, sada morate članu tima dati još jednu šansu da ispravi svoje ponašanje.
U tačkama u ovom postupku korekcije ponašanja, možda ćete biti u iskušenju ponoviti korake. Na primer, možda ćete želeti da to pitanje dodate članu tima, drugi put pre odlaska u nadzornika. U nekim slučajevima, ovo je razumni postupak. U drugim vremenima, samo produžite loše performanse. Svaka situacija je drugačija, tako da koristite svoju procenu i moguće savjete od sponzora projekta ili šefa.
05 Eskalirati problem Sponzoru projekta
Ako se loši rezultati i dalje odvijaju, vi ste oduševljeni. Vi ste članovima tima dali mogućnost da ispravite ponašanje i on ih je zarobio. Učinili ste sve što je moguće da biste rešili problem odozdo prema gore, ali sada je vrijeme da dovedete teškog hitnika da ga popravi odozgo nadole.
Kao kada ste postavili pitanje nadređenom član tima, postavite sve relevantne informacije za sponzora. Idite na sastanak sa sponzorom projekta znajući šta želite da uradite. Ako želite da jedan od članova tima sponzora savetuje člana tima, recite to. Ako želite članove tima zameniti sa nekim drugim, recite to. Sponzor je tu da vas podrži i da vam da ono što vam je potrebno za uspeh projekta. Recite projektnom sponzoru šta vam je potrebno.
Postoji velika šansa da se pitanje ne može riješiti intervencijom sponzora projekta. Ako je to slučaj, zamolite sponzora da pokuša različite postupke za rešavanje problema. Kada se sponzor složi da preuzme problem, neka to ili ona riješi. Međutim, sponzor ga ne može riješiti ako ne upozorite sponzora kada je problem i dalje problem.