Vladine organizacije preduzimaju projekte kada se neki aspekt obavljanja rada ljudi mora promijeniti. Prema Institutu za upravljanje projektima , projekat je "privremena grupa aktivnosti dizajnirana da proizvede jedinstveni proizvod, uslugu ili rezultat". Kada projekat promijeni način poslovanja neke organizacije, krajnji proizvodi projekta se inkorporiraju u svakodnevni rad i time poboljšavaju rad organizacije u trajnosti.
Može zvučati lako, ali nije. Promjena je teška, a projekti mogu vrlo lako odustati od šina. Svakodnevno donosi izazove koji ugrožavaju napredak projekta i eventualni uspeh. Za suzbijanje ove opasnosti, projektima su potrebni određeni ključni elementi. Sa sljedećim stvarima, projekat ima velike šanse za uspeh.
01 Posvećen projektni sponzor
Sponzor projekta ima četiri glavne odgovornosti vezane za projekat. Prvo, sponzor šampionira projekat. On ili ona rade na projektnom timu javno i privatno. Drugo, sponzor podržava menadžer projekta . Kada rukovodilac projekta mora da ukloni prepreke, on ili ona pozovu sponzora za pomoć jer sponzori imaju organizacionu snagu da bi se stvari desile. Treće, sponzor usklađuje resurse pružajući ih direktno ili radi sa drugim ljudima na visokom nivou da bi dobili resurse. Kada je sponzor jak šampion za projekat, skorašnji vršnjaci imaju veću vjerovatnoću da daju značajne resurse. Četvrto, sponzor olakšava donošenje odluka. Kada se projektni tim spusti, sponzor može donijeti odluku ili odlučiti.
Sponzor ostaje obavešten stalnom komunikacijom sa rukovodiocem projekta. Dva zajedno rade na tome da odrede kada sponzor treba da uđe i iskoristi veće odgovornosti sponzora u podršci projektnom menadžeru. Na primer, menadžer projekta može imati problema sa dobijanjem informacija od odeljenja za finansije organizacije. Sponzor projekta može pristupiti glavnom finansijskom službeniku o situaciji i zatražiti da je zadatak dobijanja informacija prioritiziran iznad konkurentnih zadataka.
02 Jasni ciljevi i opseg
Pre nego što se radi na projektu ili čak planiran, sponzor projekta mora artikulisati ciljeve i obim projekta. Ciljevi su velike stvari koje projekat treba da postigne. Na primer, uzmite projekat unapređenja softvera. Odeljenje ljudskih resursa koristi poznati poslovni softver za upravljanje platnim spiskom. Organizacija želi dodati modul za upravljanje učenjem. Ciljevi projekta su prilagoditi softver za upravljanje učenjem poslovnim potrebama organizacije i integrirati ga u postojeći sistem platnog spiska.
Obim definiše parametre projekta. Nastavak sa primjerom softverskog projekta; Obim ovog projekta ograničen je na donošenje sistema upravljanja učenjem i integraciji sa platnim sistemom. Mnogo puta je korisno identifikovati stvari koje su van dometa da bi se razumelo ono što je u opsegu. Za ovaj projekat dodavanje drugih modula je van dometa. Odeljenje za računovodstvo ne može doći do menadžera projekta i zatražiti fakturisanje, potraživanja ili modula koji se plaćaju.
Dodavanjem modula nakon što je projekat definisan dozvoljava kretanje u okolini . Dobri sponzori projekta i projektni menadžeri čuvaju se od krupnog opsega i veoma su nerado dodati obim srednjeg projekta. Povećanje obima projekta povećava potrebu projekta za resurse kao što su vreme i novac. Pored toga, rad na dodatnom opsegu stavlja na rizik kvalitet proizvoda.
03 Dobar menadžer projekta
Menadžeri projekta obično imaju sledeće osobine koje im pomažu da se projekat pomeri. Projektni menadžeri su planeri. Razmišljaju o redosledu posla i znaju šta treba da se dogodi nakon što tim završi zadatak koji se nalazi u rukama. Oni prave dobre planove, ali takođe znaju kada treba biti fleksibilni i preusmeriti iz plana. Menadžeri projekta su pouzdani. Svojim uspehom, zavisno od rada drugih, rukovodioci projekta trebaju ljudima da veruju u njihovu dobru namjeru i kompetentnost. Poverenje je posebno važno u odnosu između menadžera projekta i sponzora projekta. Rukovodioci projekata imaju tendenciju da budu ekstrovertirani, jer velika većina njihovog rada podrazumijeva komunikaciju.
Oni čine ljude odgovornim za svoje obaveze. Evo primera. Nadzornik člana projektnog tima rekao je menadžeru projekta da član tima može da posveti četiri sata nedeljno za projekat. Ovaj član tima propustio je dva nedeljna sastanka zaredom i nije napravio nikakav napredak u vezi sa njegovim zadacima u strukturi rada. Nakon prvog propuštenog sastanka, rukovodilac projekta se sastao sa članom tima kako bi razgovarao o odsustvu i propuštenim rokovima. Član tima rekao je da ima više prioriteta. Menadžer projekta je sumnjao da to nije tačno, pa je nakon drugog propustnog sastanka, rukovodilac projekta susreo s supervizorom člana tima. Nadzornik je rekao projektnom menadžeru da će se pobrinuti da se ponašanje članova tima okrene.
04 Angažovani interesni subjekti
Zainteresovane strane na projektu su ljudi koji imaju interes za uspeh projekta, ali nisu članovi projektnog tima. Ne razmišljaju o projektu svakodnevno, kao što su projektni menadžer ili članovi projektnog tima, ali žele da budu u petlji o ključnim odlukama i ukupnom napretku prema ciljevima projekta.
Zainteresovane strane imaju svoje motivacije da ostanu u toku sa projektnim aktivnostima, ali odgovornost menadžera projekta je da ih dovede na mesto na način koji unapređuje rad prema ciljevima projekta. U mnogim slučajevima, ovo uključuje delikatnu ravnotežu između prevelike količine unosa i premještanja premala. Zainteresovane strane ne mogu se uklopiti u svaku odluku. To bi umanjilo projekat i donijelo svaku odluku borbu. Nasuprot tome, zainteresovane strane ne mogu biti isključene, jer veliki aspekt skoro svakog projekta zadovoljava zainteresovane strane.
05 Posvećeni članovi projektnog tima
Članovi projektnog tima ostvaruju rad projekta. Mnogi članovi projektnog tima dodeljuju se projektu pored svojih redovnih dužnosti što znači da nema smanjenja u drugim radovima kako bi se nadoknadio dodatni posao koji je donio projekat. Rukovodioci projekta mogu pomoći članovima tima da pregovaraju sa svojim supervizorima o ovom pitanju, ali menadžer projekta nema kontrolu nad odgovornostima članova projektnog tima koji su izvan projekta.
Posvećenost članova tima projektu je veoma vrijedna. Bez posvećenosti, sklanjanje rokova i radni proizvodi nisu dobrog kvaliteta. Posvećeni članovi tima motivisani su da na vreme postignu ciljeve projekta, u okviru budžeta i do očekivanja kvaliteta.