Šta je plan upravljanja zainteresovanim stranama?
Koje su zainteresovane strane?
Zainteresovane strane mogu biti interne i eksterne organizaciji.
Primeri internih aktera uključuju rukovodioce i poslovne jedinice kao što su računovodstvo i informacione tehnologije. Poslovne jedinice obično imaju predstavnike u projektnom timu. Spoljni akteri mogu biti interesne grupe, preduzeća i građanske organizacije. Rijetko je da eksterne aktere budu predstavljene u projektnom timu. Za agencije sa regulatornim ovlašćenjima, industrije koje regulišu obično su najvažnija spoljna grupa zainteresovanih strana za bilo koji projekat. Ako projektni tim identifikuje zainteresovane strane, taj akter treba da bude razmatran u planu upravljanja zainteresovanim stranama.
Neprikladno je da se projektni tim sastoji od članova koji predstavljaju svaku zainteresovanu grupu. U mnogim slučajevima, to je nemoguće. Međutim, projektnom timu je potreban doprinos i kupovina zainteresovanih strana kako bi projekat uspeo. Na primjer, vladina organizacija želi potpuno obnoviti i modernizirati svoj najčešće korišteni vlasnički softver.
Gotovo svi u organizaciji koriste program na neki način. Svaka vrsta korisnika ne može biti direktno zastupljena u projektnom timu, tako da tim razrađuje načine za prikupljanje informacija od zainteresovanih strana i odlučuje o načinu informisanja zainteresovanih strana o statusu projekta. Ovi načini prikupljanja strategija inputa i komunikacije dokumentovani su u planu upravljanja zainteresovanim stranama.
Razlika između plana upravljanja zainteresovanim stranama i plana komunikacije
Između planova za upravljanje zainteresovanim stranama i plana komunikacije može doći do značajne količine krvarenja. Njihove funkcije su veoma slične. Plan upravljanja zainteresovanim stranama je širi po tome što olakšava ulaganje u projekat, kao i objašnjava rezultate. Plan upravljanja zainteresovanim stranama je uži u tome da se upućuje samo na one sa zainteresovanim interesima, dok plan komunikacije može uključiti šire publike.
Plan upravljanja zainteresovanim stranama se razvija tokom projekta
Plan upravljanja zainteresovanim stranama obično čuva rukovodilac projekta . Projekat napreduje, rukovodilac projekta pregleda plan upravljanja zainteresovanim stranama i periodično ga vraća projektnom timu da razmatra ažuriranja. Projekat može izgledati sasvim drugačije u sredini svog vremenskog okvira nego u fazi planiranja, tako da je važno osigurati da se vodeci dokumenti projekta promijene ako to zahtijevaju okolnosti.
Primer načina rada plana upravljanja zainteresovanim stranama
Evo primera kako se plan upravljanja menadžmentom može promijeniti u toku projekta. Državna agencija započinje projekat izrade pravila. Kako započinje, sponzor projekta i projektni menadžer dolaze sa spiskom zainteresovanih strana da se uključe u plan upravljanja zainteresovanim stranama.
Jedan od prvih zadataka projektnog tima jeste da se planira. Nakon nekoliko meseci, član projektnog tima identifikuje zainteresovane strane o kojima niko nije pomislio na početku projekta. Rukovodilac projekta dodaje novi učesnik u plan i pozove sastanak projektnog tima kako bi razgovarao o tome kako angažovati nove zainteresovane strane. Kada tim odluči šta da radi, menadžer projekta će informisati sponzora projekta.
Jasno je da je plan upravljanja zainteresovanim stranama živi dokument. Kako se projekat mijenja, plan za upravljanje zainteresovanim stranama se može promijeniti s tim radi boljeg zadovoljenja potreba projekta. Uz brzoran plan upravljanja zainteresovanim stranama, projektni tim može na odgovarajući način sakupljati podatke i povratne informacije od strane zainteresovanih strana, kao i informisati one zainteresovane strane.