Najbolje prakse za komunikaciju putem e-pošte sa zaposlenima
Svake godine otvoreni upis dozvoljava poslodavcima da pruže grupne naknade svojim zaposlenima na kratko, uglavnom oko 30 do 45 dana. Tokom ovog kritičnog prozora, zaposleni moraju biti upoznati sa beneficijama zaposlenima za koje se mogu prijaviti, kada to rade, i gdje se upisati. Nažalost, mnogi timovi za ljudske resurse teže da komuniciraju neophodne informacije zaposlenima, tako da mogu propustiti.
E-pošta može biti moćan komunikacijski alat za edukovanje zaposlenih tokom otvorenih upisnih perioda, kada se koristi ispravno. Pošto je široko prihvaćena i dostupna kao komunikacioni alat, ovo može biti dobar način da se dođu do svih zaposlenih. Naučite 10 stručnih savjeta za komuniciranje o prednostima prilikom otvorenog upisa da bi vaši zaposleni u ovoj godini u potpunosti iskoristili svoje prednosti za grupne pogodnosti.
Savet # 1 - Imajte plan da komunicirate o prednostima pre, tokom i nakon otvorenog upisa
Mesecima ispred otvorenog datuma upisa, važno je imati solidan plan komunikacije za pružanje relevantnih informacija zaposlenima prije upisa, tokom aktivnog upisa i nakon upisa. Ovo može biti serija e-poruka koje podstiču zaposlene da preduzimaju određene radnje, sa vezama za lokaciju upisa i informacije o korisnicima .
Savjet # 2 - Dodijeliti predstavnika za komunikaciju sa centralnim dobitkom
Odzivnost je kritična tokom otvorenog upisa jer će zaposleni imati bezbroj pitanja tokom tog vremena.
Obavezno dodijelite barem jednu osobu koja će služiti kao tačka kontakta za sve dolazne e-poruke od zaposlenih koji imaju pitanja i zabrinutosti. Ovo bi trebalo da bude neko ko je veoma upoznat sa detaljima plana, stopama i rokovima.
Savet # 3 - Koristite interni sistem za prikupljanje informacija i analitike koji se odnose na koristi
Da li vaša kompanija aktivno prati prijave, delimične prijave i druge aspekte procesa upisa?
U suprotnom, interni sistem može biti od pomoći u borbi za upravljanje upisom širom čitave organizacije. Koristite besplatan e-poštni server kao što je Outlook za podešavanje upozorenja e-pošte za promjene podataka.
Savet # 4 - Napravite seriju poruka za nedeljne touch pointe sa zaposlenima
Otvoreni upis može biti olakšan i produktivniji kada postoji stalna razmjena između HR tima i zaposlenih. Kao deo komunikacijske strategije za e-poštu, kreirajte seriju poruka koje govore o temama zdravlja i wellnessa, karakteristikama programa beneficija i drugim srodnim pitanjima. Pošalji u e-poštu nedeljnih dodirnih tačaka za sve.
Savet # 5 - Dajte rukovodiocima nedeljni izveštaj o naporima upisa u korist
Uvek je dobra stvar dobiti potpunu kupovinu od menadžera tokom napora ulaska u korist. Zašto? Menadžeri mogu pomoći zaposlenima da daju prioritet prilikom upisa u svoje prednosti za predstojeću plansku godinu, a oni mogu podeliti na koji način beneficije podržavaju ciljeve zaposlenih. Koristite fokusiranu e-mail kampanju za menadžere tokom OE perioda kako biste ih držali u toku važnih zadataka i datuma.
Savjet # 6 - zabavite e-poštu o prednostima
Otvoreni period upisa ne mora biti stresan. Zapravo, to može biti prilika da se malo zabavite.
Razvijte e-poštu koja uključuje zabavne igre poput trivijalnih pitanja, interesantnih činjenica o kompaniji i besplatnih besplatnih popusta za snack.
Savet # 7 - Osigurajte tačnu gramatiku i pravopis u e-poštama
Pre nego što pošaljete bilo kakve pogodnosti e-pošte, uverite se da se gramatika i pravopis detaljno proveravaju. Ovo može osigurati da nijedan slovo ne stigne do čitača i da e-mailovi imaju dobar smisao. Typos može zbuniti zaposlene i izgledati neprofesionalno.
Savet # 8 - Koristite standardni e-mail predlog i ostavite HTML
Kada razvijaju e-poštu za komunikaciju sa korisnicima, stručnjaci kažu da je najbolje držati standardni obrazac e-pošte i ostati jednostavan. Zaštitni HTML može ometati neke programe za čitanje e-pošte, posebno na mobilnim uređajima.
Savet # 9 - Napišite moćne linije predmeta
E-poruke će se čitati tek kada budu otvorene.
I to se neće dogoditi ako predmetna linija ne primorava primaoca. Kada pišete e-poštu, fokusirajte na stvaranje linije predmeta za e-poštu koja će primatima primati da otvorite e-poštu pomoću reči moći kao što su "hitno", "osjetljivo na vrijeme" i "pažnja" može pomoći u ostvarenju ovog cilja.
Savjet # 10 - Upotrijebite potpunu izjavu o nagradama u sezonskim elektronskim porukama
Da biste pomogli zaposlenima da razumeju punu vrijednost svojih naknada zaposlenima, koristite ukupne nagrade za najmanje jednu godinu tokom ovog kvartala. Ovo može biti priloženo kao PDF za pojedinačne e-pošte ili hiperlink može biti uključen u e-poštu kako bi pokrenuo ukupnu izjavu o nagradama na pogodnost korisnika.