Kako napisati RFP

Napravite RFP koji će dobiti rezultate

Zahtjev za predlog

, ponekad nazvan RFP ili RFQ za "zahtev za citiranje", predstavlja dokument koji kompanija izdaje kada želi da kupi proizvod i želi da njegove specifikacije budu dostupne javnosti. Ovo je obično slučaj kada će nekoliko kompanija zatražiti ponudu za posao ili posao i poziva na konkurentne cene. Ali vaš trud može proizvesti ponude koje su gubljenje vašeg vremena, ili još gore, uopće nema ponuda, ako ne pripremite RFP ispravno.

Evo kako to učiniti za najbolji uspeh.

Teškoće: Prosječno

Potrebno vreme: Često traje nekoliko dana

Evo kako:

1. Uradite svoj domaći zadatak: saznajte šta vam treba, šta želite i šta je moguće pre nego što započnete pisanje svog RFP-a. Nemojte izdavati RFP za mašinu koja može proizvesti 1.500 widgeta na sat ako nikada niste prodali više od 25 mesecno. Nema smisla izdavanje RFP-a za leteće vozilo kada glasnik može prolaziti kroz saobraćaj isto tako brzo na biciklu.
2. Razlikuju se između vaših potreba i želja: Ako želite da kupite aplikaciju koja može da prenese slike između sjedišta i vaših kombija na radnom mjestu, možete odrediti broj slika koje vam je potrebno u sekundi, maksimalnu veličinu potrebnih slika i potrebna rezolucija. Naravno, možda bi bilo lepo imati te slike u boji, ali da li je zaista potrebno? Ako stvarno zahtevate određenu specifičnost, koristite reči kao što su "volja", "će", "i mora". Ovo ukazuje da su to zahtjevi. Specifikacije koje samo "žele" trebaju biti identifikovane riječima poput "mogu", "mogu" i "opciono".

1. Odlučite kako će izgledati pobednik : Predlozi koje dobijete kao odgovor na vaš RFP će se razlikovati. Svaka kompanija koja odgovara imaće različite snage i slabosti. Neki će se fokusirati na najnižu cenu. Drugi će biti opremljeni na najbolji način . Ipak, drugi će ponuditi kompletan skup funkcija. Odlučite se ispred onoga što tražite - najniži trošak, najbrža dostava ili neka kombinacija ove dve.

1. Organizujte dokument : Sve što pišete za biznis treba dati mnogo razmišljanja i trebalo bi da bude organizovano. Kratak pregled je dobro mesto za početak. Kao minimum, trebaju vam sekcije za uvod, zahteve, kriterijume za izbor, vremenske rokove i proces. Mnogi od ovih sekcija će imati podsekcije.
2. Napišite uvod : Ovde ćete objasniti potencijalnim ponuđačima zašto objavljujete RFP i šta se nadamo da ćete postići time. Uvođenje može uključiti i rezime ključnih tačaka iz drugih sekcija, uključujući datum roka. Uvođenje RFP sistema prenosa slike bi moglo pročitati nešto ovako: "Kompanija XYZ zahtijeva prijedloge za visoko pouzdan, jednostavan za korištenje sistem koji može prenijeti slike iz glavne kancelarije na kombije bilo gdje u metropolitanskom području. moraju biti primljeni do ponedjeljka, 5. marta 2007. godine, u 8 sati PST. "
3. Objasniti zahtjeve : Ovaj dio je jedan od najvažnijih i najčešće najviše vremena. Morate da odredite veličinu i jasnoću slika koje želite preneti i potrebnu brzinu. Budite specifični, ali ne kažite ponuđačima kako želite da se posao završi, osim ako to nije bitno. Možda biste želeli da prekinete ovaj deo u podsekcije sistema. Na primjer: a) veličinu slike i kvalitet b) prenosa (što može uključivati ​​i željenu brzinu i sve zahtjeve koji čine prenos sigurnim) i c) željene opcije (gdje možete da navedete boju kao poželjnu opciju).

1. Kriterijumi za izbor : Evo gde poručite ponuđačima kako ćete odabrati pobedničku ponudu. Možete otkrivati ​​toliko ili malo koliko želite. Dobra je ideja da se uključi rečenica poput: "Pobedni ponuđač, ako ga ima, biće izabran isključivo presudom kompanije XYZ". Neki vladini RFP-ovi su veoma specifični u pogledu kriterijuma za izbor, ali je većina komercijalnih RFP-a manje precizna. Možda želite da kreirate tabelu koja dodeljuje određenu tačku poena za svaku kategoriju, a onda tim odabiće najbolju ponudu od onih sa tri top lista.
2. Vremenski okvir : Ovaj odeljak govori kompanijama koje žele ponuditi na vašem RFP-u koliko brzo moraju da postupaju i koliko dugo se očekuje proces. Budite razumni kada postavite svoje rokove. Nemojte tražiti prijedloge za složene sisteme, onda ćete ponuditi samo nekoliko dana da odgovorite. Dajte više vremena da pripremite ponudu ako je vaš RFP veliki, ako je vaša željena kupovina komplikovana ili ako vam je potreban detaljniji odgovor. Ovo je takođe mjesto gdje možete reći ponuđačima koliko će dugo trajati proces evaluacije, kada će biti obavešteni da li su uspješni i koliko brzo moraju isporučiti.

1. Proces: Koristite ovaj odeljak da biste objasnili kako će proces funkcionisati, od slanja RFP-a do dodele ugovora i početka rada. Ovaj odeljak može reći: "Ponude su dospjele na datum naveden u koraku 8. Sve ponude će biti pregledane kako bi se osiguralo da ispunjavaju sve zahtjeve i odgovaraju na sve. želite da) i tri glavne ponude će biti ocijenjene od strane tima za prijedlog da bi odabrali pobedničkog ponuđača i zamjenika. Očekuje se da će pregovori sa pobedničkim ponuđačem dovesti do dodele ugovora u roku od dvije sedmice. "
2. Odlučite kako poslati RFP : Većina RFP- ova se šalju poštom, ali ne moraju biti. Možete poslati RFP putem e-pošte ili možete ga objaviti na web stranici vaše kompanije. Samo obavezno navedite ime ili broj koje bi ponuđači trebali koristiti za identifikaciju RFP-a na koji odgovore.
3. Odlučite ko će primiti RFP: Možda ste već identifikovali dobavljača od kojih želite kupiti. Vaša kompanija može čak imati listu prihvatljivih prodavaca. Ako to nije slučaj, možete pronaći moguće prodavce kroz svoju profesionalnu mrežu , pretraživanjem putem interneta ili postavljanjem pouzdanih dobavljača drugih materijala za njihove preporuke. Nemojte ograničavati listu osoba koja prima vaš RFP samo "velikim" kompanijama ili "uspostavljenim" proizvođačima. Možda ćete pronaći bolje ideje i još bolje cijene od manjih prodavaca koji su često više zainteresovani za osvajanje svog posla.
4. Pošaljite RFP.