Svaki put kada jedan od ovih predstavnika firme ima kontakt sa klijentom ili prospektom (bilo lično, telefonom, putem e-maila ili poštom), on ili ona treba da unesu detalje tog kontakta u kontakt za upravljanje sistem (ili CMS, na kratko).
Razlozi za ovo praćenje uključuju:
- Procijeniti ove predstavnike i odrediti njihovu nadoknadu.
- Kako bi se osiguralo da se klijent ili prospekt kontaktiraju sa odgovarajućom frekvencijom, ne previše često ili suviše retko.
- Da pratite rezultate ovih kontakata, kao što su sakupljena finansijska sredstva ili pobednici angažovanja u investicionom bankarstvu.
Kao što posljednja tačka predlaže, inputi u sveobuhvatni CMS također treba da sadrže napomene o rezultatima ovih kontakata, uključujući i vrste metrika koje bi trebale biti dio režima izveštavanja uprave kompanije . Ostvarenja koja citiraju profesionalci koji unose u CMS moraju biti predmet nezavisne potvrde.
Studija slučaja:
Visoki neto stručnjaci koji su zaposleni u velikom segmentu marketinga u Merrill Lynch-u , tada poznati kao privatni savjetodavni servisi, imali su bonusnu shemu koja je u velikoj meri bila formulaična, zasnovana na prikupljenim sredstvima domaćinstva . U Merrill Lynch-u visokoj neto vrednosti CMS-a, stručnjaci bi uneli količinu sredstava koja je klijent ili prospekt deponovao (ili obećao da će deponovati) sa firmom, u skladu sa njihovim marketinškim naporima.
Kasnije, kontrolor privatnih savetodavnih službi pratio bi aktivnosti na računima tih klijenata da bi potvrdili da li su ti depoziti zaista bili. Pored toga, unosi u CMS-u bi se koristili za subjektivni dio bonusa, kako bi procijenili koliko su aktivni stručnjaci bili u praćenju zadataka.
Štaviše, unosi u CMS bi bili kategorizirani u odnosu na specifične marketinške inicijative, kao što su Vintage Motor Sports, Merrill Lynch Shootout i sponzorstva simfonije ili muzejskih noći. Ti podaci bi se takođe koristili za procjenu finansijskih prinosa od sponzorstava i promocija .