Strategije sjednice za rješavanje pitanja zaposlenih
Ali obratno može biti i istina: započnite pozitivan razgovor i pozovite druge da se pridruže, a ishod može biti produktivan sastanak sa svima koji odlaze osećajući da je sastanak vrijedan njihovog vremena.
Jedna od najvećih žalbi na poslovne sastanke je što su često nepotrebni i troše vredno radno vrijeme. Budite sigurni da jasno navedete svrhu vašeg sastanka , unapred odredite koliko će vremena posvetiti sastanku (kao i svim otvorenim diskusijama), a zatim se držati tema sastanka i planiranog trajanja. Možda biste takođe želeli da sastanke učinite zanimljivijim sa brodom za led ili aktivacijom zagrevanja .
Evo strategija za rad sa zaposlenima koji postavljaju pitanja tokom sastanaka na koje ne želite odmah da se javite, ili da ne želite da se obratite u bilo kom trenutku tokom sastanka.
Kada se odmah aktivirati na pitanju
Ako je pitanje pravovremeno i na zadatku i vi mislite da je potrebno obratiti, odmah odgovorite, ali na kratko, a zatim nastavite sa nastavkom navodeći da ćete imati više pitanja na kraju sastanka ako imate vremena.
Podržite svoju izjavu da se krećete sa jezikom tela. Pogledajte svoje napomene ili se okrenite licem na tablu, itd. Trenutačno, razbijajući kontakt za oči, pokažete da se krećete. Ako pazite na publiku (pogotovo uz podignute obrve), možete poslati signal koji ostavljate otvor za više pitanja.
Ako je publika negativna ili neprijateljska, priznajte njihove zabrinutosti, ali samo indirektno. Uzmite trenutak da biste objasnili da razumete i podijelite njihovu zabrinutost, ali ako se predate daleko, nista se ne postigne. Predlažemo da ljudi napišu svoja pitanja za kasnije, ili dogovore da se sretnu s vama privatno, gdje možete detaljnije razgovarati o njihovoj zabrinutosti.
Odgovaranje na jedno pitanje je zgodno zato što:
- Omogućava nosiocu sastanka da reši nešto o čemu možda nisu razmišljali;
- Ona šalje poruku da slušate publiku;
- Ako uzmete samo jedno pitanje, vi takođe pošaljete poruku da ste i dalje u nadležnosti za sastanak, ali brigite o tome šta posetioci razmišljaju.
Kako tačno odložiti pitanje
Ako se postavljeno pitanje bavi se kasnije na sastanku, kaže: "To je dobro pitanje i na čemu ćemo se uskoro pozabaviti".
Ako se pitanje postavlja van teme i neće biti adresirano na sastanku, dajte set posebnih uputstava za rešavanje. Ako jednostavno odbijete da odgovorite na pitanje ili da prođete presudu, "to nije svrha ovog sastanka", možete završiti slanje pogrešne poruke zaposlenima: menadžmentu nije briga.
Još jedan način za odlaganje pitanja o kojima se neće razgovarati na sastanku jeste da pitate osobu da se sastane s vama (ili drugim odgovarajućim članom uprave) privatno da detaljnije razgovara o njihovoj zabrinutosti.
Možda čak i predložite (ukoliko je to slučajno) da je pitanje dovoljno važno da se opravda razmatranje da se na posebnom sastanku razmatra u budućem vremenu.
Odlaganje pitanja je od pomoći jer:
- U neobaveznom radnom okruženju zaposleni mogu biti oslobođeni da govore um i mogu preuzeti kontrolu nad sastancima;
- Većina ljutih ili nezadovoljnih radnika želi da se čuje više nego bilo čega. Dajući im zvučnu ploču u pravo vreme i podešavanje može pomoći da izbegne male probleme da postanu veći problemi; i
- Zaposleni trebaju i odgovaraju na dobro liderstvo. Ako menadžment održava kontrolu na pravi i uravnotežen način, on šalje poruku zaposlenima koje menadžment sluša, ali mora postaviti odgovarajuće granice.