Nemojte ostavljati svoju poruku u nekim drugim rukama
Evo više objašnjenja koja će vam pomoći da shvatite važnost vaše poruke "van kancelarije" i zašto bi trebali zakazati neko vrijeme kako bi radili na tome.
Podešava očekivanja ... za sve
(Nadam se) da ćete uzeti porodiljsko odsustvo nakon rođenja Vaše bebe. Ovaj put daleko od ureda je privatan i veoma poseban. Ovog puta nikada nećeš vratiti sa novorođenčetom. Ever. Zato je važno zaštititi ovaj period u vašem životu.
Znaš kako se oseća da dobiješ radno ime na odmoru, zar ne? Osećate se prisiljeno da pošaljete brzi odgovor! Ali dok ste na odmoru, zaista nemate vremena za "brz" odgovor.
Vi i vaša porodica pozdravljate drugog člana u svetu. Ovaj put vezivanja će biti ispunjen neplodnim noćima, nepredvidivim rasporedom, hormonskim fluktuacijama, imenovanjem lekara, posetiocima i ko zna šta drugo. Takođe, u vas i svima oko vas će biti dobre promene koje ćete želeti da upravljate.
Pisanje e-poruka pod ovim uslovima neće proizvesti vaš najbolji posao. Vaša poruka "van kancelarije" će vas zaštititi od prekida rada, kao i loše razmišljanih e-poruka.
Podešavanje granica je neophodno tokom ovog vremena. Da biste pomogli da se vaš radni vek održi na zadatku, postavite novi prioritet da je vaše novorođenče i sve što dolazi s njim na prvom mjestu.
Kada kreirate pravu poruku izvan kancelarije, vaši klijenti, saradnici i drugi koji pokušavaju doći do vas, shvataju šta je vaš novi prioritet i nadam se da neće preći.
Dakle, kako napraviti odličnu poruku "ne uznemiravajte" kako biste zaštitili tako posebno vrijeme?
Dajte svoje "izvan službe" poruka Neke misli
Kada ste oko 26 nedelja trudno počnite da radite na poruci "Out of Office". Ako dobijete mogućnost da sačuvate naslov za ovu poruku, nazovite je "Materinski izlaz - van funkcije".
Pripremanje poruke unapred vam daje više kontrole nad onim što će vaša poruka reći. Vi ste taj koji poznaje svoj posao, ko će preuzeti vaše odgovornosti, a kada se vratite u kancelariju. Odlučite da li želite da kažete da ćete se vratiti na određeni dan, tokom određene sedmice ili uopšte ne spomenuti datum. Ako ne navedete određenu osobu koju pošiljaoc može kontaktirati, odlučite se da li želite da navedete e-poštu svog menadžera ili telefonski broj koji bi mogli pozvati.
Prilikom stvaranja ove poruke unapred ćete spasiti sve, uključujući sebe, vremena i energije. Možda ćete morati da napustite kancelariju neočekivano (znate, da biste isporučili bebu), tako da postavljanje poruke daje vašem IT administratoru ili vašem menadžeru pripremljenu poruku za korišćenje.
Želite li IT ili vaš menadžer postaviti ton ove poruke? Heck no!
Kada se sačuva poruka "van funkcije", obavestite svog menadžera. Voleće da čuju da ste spremni za svoj izlaz i da postoji još jedna manje stvari koje će vam trebati da podrže.
Stvari koje treba uključiti u vašu poruku
Ispod je uzorak "van kancelarije" poruke koju možete koristiti. Jednom kada omogućite poruku u svom softveru za e-poštu, automatski će odgovoriti na sve e-poruke poslate vama u određeno vrijeme koje ste postavili.
Na vama je vama da želite informirati primaoce gdje ste. Možete jednostavno reći da ste "van kancelarije" ili da ih možete obavestiti da ste na porodiljskom odsustvu. Ako više ne želite da svima obavestite da ste na porodiljskom odsustvu , jednostavno izbrišite tri riječi "za porodiljsko odsustvo". Možete koristiti varijantu ove e-poruke za produžene odmore ili službena putovanja!
Gdje vidite (zagrade), ubacite odgovarajuće reči ili fraze za vaše okolnosti.
Hvala vam na e-mail. Ja sam van kancelarije na porodiljskom odsustvu do (datum koji očekujete da se vratite).
Ako vam je potrebna hitna pomoć, molimo kontaktirajte (ime kolege koji pokriva vas, sa kontaktnim detaljima, e-poštom menadžera ili telefonskim brojem).
(Ako imate određene projekte pokrivate listu imena projekta i osobe koja vas pokriva).
Ako vaša stvar nije hitna, odgovor ću vam poslati na e-poštu nakon povratka.
Srdačni pozdravi,
(Tvoje ime)