Sekretari za parnice su zaposleni u advokatskim preduzećima svih veličina. Neki sekretari pružaju čisto administrativnu podršku. Međutim, sekretari u mnogim firmama vrše hibridnu ulogu, koja funkcioniše kao sekretar i paralelna parnica.
Ispod su nekoliko najčešćih funkcija sekretara za sporove tokom čitavog životnog ciklusa parnice.
Sekretarske uloge variraju u zavisnosti od firme, vrste sudske prakse i veličine osoblja.
Case Screening
U kompanijama tužioca, prvi korak slučaja je provera slučaja za zasluge. Da li potencijalni klijent ima uzrok akcije? Da li postoje neki sukobi? Sekretar može pomoći u pripremi obrazaca za proveru slučaja i zakazati početne sastanke između advokata i potencijalnog klijenta. U nekim slučajevima, sekretar će završiti početni pregled tako što će postaviti pitanja potencijalnim klijentima putem telefona. Ako je klijent potpisan, sekretar će uspostaviti novu spisku predmeta, a klijentu proslediti ugovor o zadržavanju i ostale dokumente.
Istraga
U mnogim slučajevima stranke sprovode istragu pre podnošenja tužbe. Ova istraga može uključivati lociranje i intervjuisanje svjedoka, ispitivanje lokacije nesreće i prikupljanje dokumentarnih i drugih dokaza. Sekretar za sporove može pomoći u procesu raspoređivanjem sastanaka i telefonskih konferencija u ime advokata, stvaranjem spiskova svedoka, organizovanjem dokaza i drugih dokumenata i stvaranjem pouzdanog sistema za podnošenje papira i elektronskih dokumenata.
Podnesci
Ako se podnese tužba, sekretar će pripremiti molbe u programu za obradu teksta. Podnesci mogu uključivati poziv, žalbu, potvrde, zahtjeve za prijem i predloge. Sekretar za sporove će često stvarati obavezujuća veziva koja organizuju i indeksiraju sva molbe za određeni slučaj.
Sekretar može dostaviti ove dokumente sudu, bilo lično ili elektronski, iako ovaj zadatak često vrši paralegalni ili sudski glasnik .
Discovery
Otkrivenje je najduža faza procesa parničenja. Tokom otkrića, sekretar za sporove može izvršiti sve ili neke od sljedećih zadataka:
- Priprema dokumenata otkrića u sistemu za obradu teksta, uključujući ispite i zahtjeve za proizvodnju
- Unos, slanje i praćenje subpoena
- Raspoređivanje sa više strana, uključujući advokata, klijenata, suprotnih branitelja i sudskih novinara
- Planiranje nezavisnih medicinskih pregleda i drugih imenovanja koje zahtijeva Pravilnik o parničnom postupku
- Kreiranje registratora otkrića; indeksiranje i podnošenje dokumenata otkrića
- Organizovanje i podnošenje dokaznih predmeta
- Ispitivanja lokacija na rasporedu
- Lociranje i komuniciranje sa stručnjacima; organizovanje i podnošenje ekspertskih izvještaja
Pretpretresni postupak
Kada se odredi probni datum, sekretar pomaže pravnom timu da se pripremi za suđenje. Uloga sekretara može uključivati:
- Unos i oblikovanje pretpretresnih dokumenata uključujući podneske, podneske, pozive i liste svjedoka
- Sakupljanje i organizovanje eksponata
- Kreiranje, organizovanje i / ili indeksiranje probnih veziva
- Pomažući organizovanju lažnih suđenja
- Praćenje rokova i slanje podsetnika pravnom timu
- Cite-checking i proofreading kratke i pravne dokumente
- Obezbediti da su dokumenti pravilno formatirani u skladu sa sudskim pravilima
- Koordinacioni svedoci
Suđenje
Sekretar za sporove obavlja važnu ulogu podrške tokom suđenja. Njegove dužnosti mogu uključivati:
- Priprema, tipkanje i formatiranje probnih dokumenata
- Koordinacija priprema grafikona, grafikona i drugih vizuelnih prikaza u sudnici
- Kurirske rasporede, sudski izveštači i veštaci
- Organizovanje, podnošenje i upravljanje dokumentima, dokaznim predmetima i probnim vezivačima
- Koordiniranje putnih aranžmana za advokate, svjedoke, klijente i druge
Ostali administrativni zadaci
Za one koji rade na strani odbrane, sekretar za sporove će u vrijeme advokata i paralegalaca potrošiti za svaki slučaj u sistem vremena i račune firme .
On ili ona će poslati periodične račune klijentu i pratiti kašnjenja. Drugi opšti zadaci koje vrši sekretar za sporove uključuju:
- Prikupljanje informacija prepisivanjem, formatiranjem, unosom, preuzimanje, kopiranjem i prenosom teksta, podataka i grafike
- Praćenje rokova slučaja
- Odgovara klijentima, svjedocima i suprotnim braniocima
- Odgovaranje na telefon
- Kreiranje tabelarnih tabulatora za praćenje troškova, eksponata i drugih informacija
- Prepisivanje diktata
- Održavanje džepnih sistema
- Rutiranje prepiske, izveštaja i pravnih dokumenata
- Organizovanje konferencija klijenata i sjednica advokata
- Priprema izveštaja o troškovima
- Održavanje advokatskog kalendara planiranjem i zakazivanjem konferencija, telekonferencija, depozita i putovanja
- Naručivanje zaliha
Obrazovanje sekretara za parnice
Mnogi sporovi za sporove završavaju sertifikat ili viši stepen programa u trgovačkoj školi ili zajedničkom koledžu. Međutim, sekretari sa četvorogodišnjim stepenima imaju najviše mogućnosti za napredovanje unutar advokatske kuće. Obuka se odvija na poslu. Iskusni sekretari za sudske sporove često pređu u druge uloge u firmi, uključujući položaj paralegalnog i kancelarijskog menadžmenta.
Sudske vještine i znanja
Sekretari za sporove moraju posedovati raznovrsne interpersonalne, tehnološke i kancelarijske veštine, kao i pravna i proceduralna znanja. Potrebne veštine i znanja uključuju:
- Vještina u procesu obrade riječi, tabelama, prezentaciji i softveru za vrijeme i obračun; poznavanje Microsoft Office paketa
- Veštine sa opremom za transkripciju
- Odlične pisane i verbalne vještine
- Poznavanje lokalnih, državnih i federalnih sudskih sporova i procedura za podnošenje prijava
- Veštine sa bazama podataka dokumenata, kao što su kvadratić, sumiranje i usklađivanje
- E-podnošenje iskustava
- Poznavanje kancelarijskih procedura i pravnih terminologija
- Strong typing skills
- Čvrste veštine organizacije i vještine veće-zadataka
- Sposobnost profesionalnog interakcije sa svim nivoima osoblja