Kako brzo i lako pronaći važne zapise
Jedini put kada mislite o vašim važnim dokumentima je kada vam zatrebaju. I, često ih ne možete naći kada vam zatrebaju, jer ili nemate organizovan i centralizovan sistem za čuvanje vaših važnih dokumenata i / ili kada ste ih poslednji put trebali, jednostavno ste ga prebacili u more radove u kućnoj kancelariji umesto da ga vratite tamo gde je pripadalo.
Zvuči poznato?
Sa svim vašim važnim papirima koji se šire kroz vašu kuću, trošite puno vremena i energije koji ih traže. Takođe ste u opasnosti da u potpunosti izgubite neke od njih. Ali sa nekoliko jednostavnih koraka, možete organizovati važne papirne dokumente za sat ovog vikenda!
Potreban vam je mali ormarić za podnožje sa dve fioke ili prenosna kutija za vješanje, višebojne datoteke za vješanje (6 različitih boja), manila treće rezanje top-tab foldera i vatrootporni sef (opcionalno). Ili možete kupiti veliki veziv i umetak za umetak. Jednom kada dobijete robu, to će biti šest koraka koje ćete pratiti kako biste organizovali svoje papire.
Prvi korak: Sakupite sve svoje dokumente
Pre nego što organizujete sve važne dokumente, morate ih locirati. Ponekad je to lakše reći nego uraditi.
Provjerite svoju kućnu kancelariju kao u fiokama i papirima na stolu ili stolu. Proverite gomile papira koje ometaju vaše kuhinje, kao i fioke i korpe za kuhinje.
Pogledajte svoju odeću i spavaću sobu (mogli ste ih ostaviti u jutarnjim žurkama i zaboravili na njih). Poslednji, ali ne najmanje važno, provjerite svoju torbicu ili aktovku za važne dokumente koje slučajno i dalje nosite (opps).
Drugi korak: Kategorizujte dokumente
Najvažniji dokumenti spadaju u jednu od sledećih šest kategorija.
Sortirajte sve vaše prikupljene dokumente na sledeći način:
- Zapisnici o kući i imovini - hipoteka, imovinski poslovi, projekti za poboljšanje doma i primanja, priručnici za uređaje i garancije, informacije o porezu na imovinu, politike kućnog osiguranja i priručnici
- Auto zapisi - nazivi, zapisi o održavanju, polise osiguranja i informacije, informacije o kreditima i evidencije plaćanja
- Zdravstveni zapisi - polise osiguranja, priručnici za beneficije za zdravstveno osiguranje, objašnjenje medicinskih koristi, doktora, liste recepta, fleksibilne informacije o potrošnji, medicinske primanja, medicinske direktive, politike životnog osiguranja
- Finansijska evidencija - izvod iz banke, poreske prijave, evidencije poreskih olakšica, investicione evidencije, evidencije zajma, izjave o kreditnim karticama
- Elektronski zapisi - ugovori i priručnici za mobitele; prodaja i garancije za računare, laptopove i iPade; kablovske i internetske planove i račune; prijemnik za bežični ruter i priručnik
- Lična evidencija - izvod iz matične knjige rođenih, potvrda o venčanju, sertifikat o razvodu, dokumenti o starateljstvu, informacije o socijalnom osiguranju, evidencije o imunizaciji, pasoši, evidencije o vojnim službama, baptističke i potvrđene dokumentacije, volje, sahranu i informacije o lokaciji grobnica. Ako imate kućne ljubimce, možete takođe uključiti i važna dokumenta poput veterinarskih i vakcinskih informacija u ovoj kategoriji.
Treći korak: pronađite vitalne dokumente
Većina vaših važnih dokumenata može se čuvati u redovnom ormanu ili prenosnom kutiji sa vješalicama. Međutim, postoje neke, koje bi trebalo stvarno uskladištiti u vatrootpornoj opciji za sigurno ili offsite skladištenje, kao što je sigurnosni depozit.
Vitalni dokumenti su dokumenti koji bi bili vrlo teški ili vrlo dugotrajni za zamjenu. Oni mogu sadržati osjetljive lične informacije koje bi mogle biti ugrožene u slučaju prekida ili pljačke. U slučaju da je vaš dom uništen vatrom ili poplavom želite da ovi vitalni dokumenti ostaju netaknuti.
Za većinu ljudi, sljedeća dokumenta bi se smatrala vitalnim: informacije o socijalnoj sigurnosti, izvoda iz matične knjige rođenih, polisa osiguranja zajedno sa kontaktnim informacijama vašeg agenta, voljom, imovinskim licima, naslovima automobila, pasošom i bilo kojim ugovorom ili sporazumom koji zahteva vaš originalni potpis.
Napravite glavnu listu svih vitalnih dokumenata koje stavljate u vatrootporno sigurno ili u opciju za skladištenje izvan lokacije.
Korak četvrti: Duplikat novčanika
Većina nas svakodnevno nosi kritične informacije u našim novčanikima. Da li znate sve što je u vašem novčaniku? Šta biste uradili ako je vaš novčanik izgubljen ili ukraden?
Napravite kopiju vaše vozačke dozvole, donatorske kartice, kartice zdravstvenog osiguranja, članskih kartica kao što su kartice za lične karte prodavnice teretnih prodavnica, skladišnih klubova i, što je najvažnije, sve kreditne i debitne kartice (kopirati napred i nazad). Obratite ove kopije ostalim važnim papirnim dokumentima:
Korak pet: Kreirajte jednostavan sistem za podnošenje prijava
Što je sistem prijave jednostavniji, veća je verovatnoća da ćete ga koristiti dosledno. Uzmite svaku kategoriju važnog dokumenta i dodelite je visečoj boji datoteke:
- Dokumentacija o kući i imovini
- Auto zapisi
- Health Records
- Finansijski zapisi
- Electronics Records
- Personal Records
Dodajte odgovarajući broj visećih datoteka vašem sistemu za podnošenje za broj dokumenata koje imate u svakoj kategoriji.
Koristite manila fascikle i kreirajte fasciklu za svaki pojedinačni dokument unutar svake kategorije. Postavite fascikle u odgovarajuću obojenu datoteku datoteke visi.
Ako ste kupili veliki veziv sa tri prsta i ubacivanje tabova, označite jezičke sa gore navedenim imenima, rupa za papir stavlja sve dokumente i organizujte ih. Ako papiri ne bi trebalo da budu rupice za papir, rupa papira udarite u fasciklu i stavite dokumente u fasciklu.
Sada, ako papirologija jednostavno nije vaša stvar, ovo može biti trenutak za vas. Možete skenirati sve ove dokumente, spasiti ih na čvrsti disk, a zatim ih sve uništiti. Ali iskoristite vlastitu diskreciju dok je neki papiri lakše sačuvan. Koristite najbolje.
U toku održavanje
Sada kada su vaši važni papiri organizovani, održite ih organizovanim. Svakog meseca kada plaćate račune, podnesite sve nove dokumente u odgovarajućem dijelu vašeg podneska. Istovremeno, potražite bilo koji dokument koji ste uklonili iz sistema u toku mjeseca koji bi možda i dalje bio van sistema za podnošenje prijava. Ponovite ih. Najmanje dva puta godišnje, pregledajte dokumente u vašem sistemu za podnošenje podataka da biste vidjeli da li se bilo šta može očistiti. Dobar raspored koji sledi je prvi put u godini i na kraju svake školske godine.
Uz malo napora, dugoročne koristi možete iskoristiti organizovanjem vaših važnih papirologijskih dokumenata.
Uredio Elizabeth McGrory.