Kako napisati efektivne poruke

9 pravila za pisanje e-pošte na koju je lako odgovoriti

Mnogi od nas nisu naučili da napišu e-poštu u školi, ali znajući kako pisati e-poštu je neprocenjiva veština na radnom mestu. Ovo je naročito tačno za one koji rade u (ili traže) radna mesta. Pored dobrog telefonskog bontona , verovatno nema veštine koja je važna za postizanje - i zadržavanje - posao na poslu.

Dobro napisana e-pošta olakšava primaocu da razume i deluje na svoju poruku. U traženju posla, e-pošta može prethoditi ili čak zamijeniti prvi utisak lice u lice, tako da je ključna punktuacija i koherentna poruka. I na poslu, nejasna elektronska pošta uzrokuje konfuziju i kašnjenja. Pratite ove savete kako biste pisali efektne e-poruke kolegama, klijentima, potencijalnim klijentima, angažovanju menadžera, pa čak i prijatelja i porodice.

  • 01 Prvo razmislite o poruci i primaocu

    E-pošta bi trebala početi u vašem umu, a ne s prstima na tastaturi. Da biste efikasno pisali e-poruku, prvo razmislite zašto pišete. Kakav odgovor želite? Koju poruku želite da prenesete? Ako tražite informacije, prijavu za posao ili raspitivanje o otvaranjima, uverite se da je vaš zahtev za rad od strane primaoca.

    Zatim, razmotrite tačku gledišta primaoca. Koju informaciju on ili ona treba preduzeti akcije ili razumeti vašu poruku? Dajte potrebne (ali ne preterane) osnovne informacije. Takođe, imajte na umu odgovarajuću etiketu za ovog konkretnog primaoca. Emoticons i skraćenice, kao što su OMG ili LOL, nisu prikladne za aplikacije za posao i većinu poslovnih emailova.

  • 02 Napišite opisnu liniju e-pošte

    Kada pišete e-poštu, nemojte pisati nešto nejasno u predmetnoj liniji kao što je "hi" ili "posao na kući" ili ostavite je praznim. E-pošta sa ovom vrstom predmeta ima dobre šanse da završi u spam boxu primaoca ili je jednostavno ignorisana. Ako se prijavljujete za posao, postavite ime pozicije u predmetnu liniju. Ako je e-pošta kolegi, unesite svoju temu u kratku frazu koja sumira svrhu poruke. Još jedna prednost u pisanju deskriptivne teme jeste da će vam biti lakše naći u prijemnom sandučetu ako je potrebno kasnije da ga pretražite. Međutim, nešto sa linijom e-pošte kao što je "Pitanje" neće biti korisno.

  • 03 Pozovite Primaoca

    Ako znate ime vašeg primaoca, ali ga lično ne poznajete, pozdravite ga koristeći naslov, npr. Poštovana gospođo Brunelli. (Koristite "Gospođo" za žene kada nije sigurna da li je "gospođa" ili "gospođa" odgovarajuća.) Ako niste sigurni u vezi pola, jednostavno koristite ime i prezime, npr. Poštovani Chris Smith. Ako ne znate ime osobe, započnite e-poštu bez pozdrav ili koristite jednostavan pozdrav, npr. Pozdrav, Pozdrav, Dragi Menadžer, itd.

    Ako je e-pošta kolegi ili nekoj drugoj koju poznajete, koristite ime koje biste koristili lično ili na telefonu.

  • 04 Koristite korektnu gramatiku i interpunkciju

    Veoma je važno koristiti tačnu gramatiku u e-mailu. Svesno ili podsvesno, čitaoci kažnjavaju poslatore zbog gramatičkih grešaka.

    • Propisi o ponovnom pokretanju - Kada pišete e-poštu, nemojte poštovati periode. Ta mala pauza daje čitaocima vremena da uzimaju u rečima značenja. Kratke rečenice omogućavaju više ovih malih pauza. Razbijte dugačke rečenice čak i kada nisu tehnički izvršene rečenice.
    • Meke - Premalo ili previše komada može biti zbunjujuće. Naučite da pravilno koristite zarez.
    • Sporazum o predmetnom glagolu - Izreke s ovom vrstom greške su crvene zastavice za poslodavce koji traže kandidate sa dobrim komunikacijskim vještinama. Pravila preispitivanja sporazuma s predmetnim glagolom.
  • 05 Proverite pravopis i kapitalizaciju

    Koristite proveru pravopisa, ali se ne oslanjate na njega. Provera pravopisa neće uhvatiti "oni" za "" ili "tamo" za "svoje", a ova vrsta greške ukazuje na bezbrižnost. Ne koristite skraćenice slanja kao što su "u" za "vi" ili "tho" za "iako".

    Koristite tačnu kapitalizaciju. Većina ljudi zna da kapitalizuje početak rečenice i odgovarajuće imenice, ali mnogi to ne uspevaju u e-mailovima. Pokažite da vam ne smeta uzimati taj dodatni dio sekunde da biste pogodili taster shift. S druge strane, previše velikih slova može odvratiti čitatelja. Izbegavajte pisanje fraza u svim kapicama (što mnogi tumače kao ekvivalent vrištanja lično), kao i kapitalizaciju, samo za naglasak, prvo slovo reči koje nisu na početku rečenice ili ispravne imenice.

  • 06 Koristite jednostavno formatiranje u e-pošti

    Zapamtite da se svi e-poštni programi različito prikazuju. Ono što izgleda savršeno poravnato na ekranu može se pokrenuti zajedno na nečijem drugom. Iz tog razloga, izbegavajte da postavite dokument visokog formata za obradu teksta, kao što je nastavak ili pismo, u e-pošti. Koristite dokumente koji su napisani u običnom tekstu.

    Stavite paragraf kratko. Poput perioda, pauza na paragrafu daju čitalačevom oku odmor. Neko čita e-poštu na mobilnom telefonu imaće koristi od kratkih paragrafa. Ali budite pažljivi da i dalje poštujete osnovna pravila u vezi sa paragrafima.

  • 07 Be Concise

    Premeštanje e-pošte koje sahranjuju tačku se upisuju i eventualno zaborave. Ili još gore, mogu biti pogrešno shvaćeni. Objasnite svoj smisao, koristeći kratki jezik.

    • Eliminišite Wordiness - Write sa aktivnim glagolima. "Džek mi je poslao obrasce" koristi aktivni glagol. "Obrasci su mi poslali Jack" pasivni. Pasivna forma koristi još samo nekoliko reči, ali se dodaje. Više od toga, zahtijeva čitatelje da preuredi ideje u svoje glave.
    • Držite se na tačku - Odsustite iskušenje da dodate vanzemaljske informacije ili ideje. Spremite ih za još jedan e-mail.
    • Koristite Bullet Poene - Ovi omogućavaju vašem čitaocu da koristi vizuelne naznake da preuzme ono što je važno. Ali ako sumnjate u to kako će se metki pokazati, upotrebite zvezde ili crtice da biste stvorili metke.
  • 08 Potpisivanje e-pošte Odgovarajuće

    Ako vaša e-pošta podrazumeva standardni potpis, proverite da li je odgovarajući za određeni e-mail koji šaljete. Potpisi sa političkim izjavama ili imena i starosti vaše djece su u redu za lično imejl, ali za rad koristite manje lični potpis. U zavisnosti od posla i poslodavca, i dalje možete personalizovati svoj e-mail potpis uz ponudu. Izaberite nešto ne-kontroverzno. Ako se raspitujete o poslu, koristite svoj potpis da date odgovarajuće kontakt informacije bez citiranja ili dodatne personalizacije.

  • 09 Ponoviti / ponovno razmisliti prije nego što odete

    Provjerite greške u pravopisu i interpunkciji prije nego što kliknete na slanje. Ako nađete grešku u e-pošti za aplikaciju za posao, popravite je i ponovo pročitajte pre nego što kliknete na slanje. Ali i ponovo čitajte sadržaj. Ako je vaš e-mail dugačak, razmislite o načinima kako biste ga učinili jasnijim. A ako je vaša e-pošta kontroverzna ili je napisana u ljutnji, pritisnite save ne pošalji. Vrati se na to nekoliko sati ili jedan dan kasnije i proveri da li ga još uvek želite poslati.

    Ovo možda zvuči kao puno pre nego što pošaljete e-poštu, ali ako šaljete efektivne e-pošte i efikasno organizujete e-poštu, videćete da ustvari imate više vremena ne manje.