1. Mind Your Manners
Čak iu svetu u kome brbljamo što je moguće pre, kako bi prešli na sledeći zadatak, odvojite vrijeme da koristite dobre manire u svojoj e-pošti.
Nemojte zanemariti da kažete "molim" i "hvala".
Kada se bavite ljudima koje ne znate dobro ili uopšte, ili sa kojima imate samo formalni odnos, obratite im se njihovim nazivom i prezimenom, osim ako vas nisu tražili drugačije. Na primer, recite "Dragi g. Belo" ili "Dragi gospođo Grey". Ako odgovarate na e-poštu i pošiljaoc originalne poruke je to potpisao samo sa svojim ili drugim imenom, onda možete sigurno pretpostaviti da je u redu da ih adresirate na isti način.
2. Gledajte svoj ton
Ton je kako vi, kao pisac, možete izraziti svoj stav u poruci e-pošte. Utiče na to kako se primi. Obično želite da se uverite da ste došli do primaoca poštujući, prijateljski i pristupačan. Ne želite da zvučite kratko ili zahtevno. Pročitajte poruku nekoliko puta pre nego što pritisnete taster.
Kada pišete nekome sa kojim ste ranije komunicirali, počnite tako što ćete reći nešto prijateljsko poput "Nadam se da ste dobro". Dok emoji mogu lakše prenijeti ton, uzdržite se od korištenja u profesionalnoj e-pošti, osim ako pišete nekome sa kojim imate neformalni odnos.
Nikada ih ne koristite kada pišete potencijalnom poslodavcu.
Uvek se smatra lošim etiketom e-pošte da napiše e-poštu ili deo jednog u svim velikim slovima. Izgleda da izgledaš kao da vikneš.
3. Be Concise
Zauzeti ljudi nemaju ni vremena ni sklonosti da provode više od jednog minuta čitanja pojedinačne e-pošte.
Ako želite dozvoliti vašem primaocu da brzo pročita vašu poruku i još uvek razume, morate ga kratko držati.
Međutim, nemojte ostavljati relevantne detalje. Uverite se da vaša poruka jasno pokazuje razlog za to da je napisete na prvom mestu. Niko ne štedi vreme ako završite sa napred i nazad dok pokušavate da objasnite detalje koje ste izostavili.
4. Izbjegavajte korištenje kratkih tekstova
Iako želite da uštedite vreme, ne smete da koristite skraćenice za slanje u profesionalnom e-poštom. Ako puno tekstujete, što više ljudi, možda ste navikli da koristite neku vrstu skraćenica za razgovore s prijateljima. Na primjer, možete koristiti "u", "ur" i "plz" umjesto "vi", "vaš" i "molim". Ove skraćenice nemaju mesto u poslovnoj korespondenciji, osim ako je primaoca neko sa kojim imate neobavezan odnos.
5. Koristite profesionalnu e-adresu
Za poruke vezane za trenutni posao, uvek koristite adresu e-pošte koju vam je poslat poslodavac. Međutim, nikada ga ne biste trebali koristiti za slanje poruka koje nisu povezane sa vašim poslom, na primjer, ako tražite novu. Umesto toga koristite lični račun za e-poštu.
Ako nemate lični nalog, na primer, onaj koji vam je pružio internet provajder kada ste se prijavili za uslugu, dobijete besplatan e-mail nalog.
Koristite Gmail ili drugu uslugu da biste postavili adresu koja zvuči profesionalno. Ne koristite ništa blesavo ili sugestivno. Vaše prvo ime i prezime ili vaše puno ime su odgovarajući izbori.
6. Nemojte zaboraviti pravopis i broj gramatike
Neophodno je da pažljivo proverite svoj e-mail. Nikada ne zanemarite ovaj kritični korak, bez obzira koliko ste zauzet. Stvari na koje želite biti pažljive su ispravna pravopisna i odgovarajuća gramatika. Pored toga što pravilno navode uobičajene reči, takođe želite da upišete imena ljudi, uključujući i vašeg primaoca i ime njegove ili njene kompanije.
Budite pažljivi kada se previše oslanjate na kontrolere pravopisa. Oni ne primećuju pogrešne upute riječi kada se nepravilno koriste. Na primer, provera pravopisa neće označiti riječ "do" u rečenici "Moram na pitanja za vas", iako, u tom kontekstu, trebalo bi da bude "dva". Dvostruke provere čekova na koje niste sigurni koristeći besplatni onlajn rječnik poput Merriam-Webster.